Ny lov åpner for at generalforsamlingen alltid kan avholdes ved digitale møter

by 
Heidi Daaland

Før koronapandemien var utgangspunktet at generalforsamlingen skulle avholdes som et fysisk møte, forutsatt at det ikke ble gjennomført en forenklet behandling. Under koronapandemien har man sett behovet for mer fleksible løsninger og det ble utarbeidet en midlertidig regel som åpnet for avholdelse av digitale møter.  En permanent lovendring er nå på plass som innebærer at generalforsamlingen nå kan avholdes uten fysisk møte på permanent basis.

Dersom dere planlegger å avholde generalforsamlingen som et digitalt møte er det viktig å sikre at de formelle kravene i aksjeloven overholdes. Bruk gjerne vår mal for avholdelse av generalforsamlingen som digitalt møte. Dersom du ønsker mer informasjon om lovendringen kan du fortsette å lese under. 

Mal: Digital generalforsamling protokoll

Etter lovendringen defineres møte som deltakelse enten fysisk eller ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det er kravet til forsvarlig saksbehandling som setter rammene for hvordan møtet kan gjennomføres. Dette gir virksomheter mer fleksibilitet. Samtidig er det viktig å være sikker på at lovens formkrav fortsatt er oppfylt og at det faktisk foretas en vurdering av hvorvidt behandlingen er forsvarlig. Dette er det opp til styret å vurdere og kontrollere. 

Ved digital avholdelse av generalforsamlingen skal styret sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen. 

Også for styremøter vil fysiske møter nå være likestilt med digitale møter. Det er fortsatt unntak fra møtekravet når styrets leder finner det betryggende at saken forelegges skriftlig eller behandles på annen måte.

I tillegg er det også åpnet for permanent bruk av forhåndsstemmer, forutsatt at dette er regulert i selskapets vedtekter. 

Oversikt over utvalgte regelendringer for avholdelse av generalforsamling: 

  • Styret bestemmer møteformen (med mindre annet er fastsatt i vedtektene). Møteformen og fremgangsmåten for å delta og stemme elektronisk skal fremgå av innkallingen.
  • Styret skal sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen.
  • Blir generalforsamlingen holdt som fysisk møte har aksjeeiere rett til å delta elektronisk, med mindre styret finner at det er saklig grunn for å nekte.
  • Blir generalforsamlingen holdt som elektronisk møte, skal styret sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte, og det må benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen.
  • Holdes generalforsamlingen som fysisk møte må styreleder og daglig leder som utgangspunkt delta fysisk. Den som åpner møtet må fysisk være til stede og møteleder velges blant de som fysisk er tilstede.

Continue reading

Lexolve på Nordic Legal Tech Day