Avtaler med nærstående

Før selskapet skal inngå en avtale må du stille deg disse spørsmålene:

1. Er transaksjon mellom selskapet og en aksjeeier, en aksjeeiers morselskap, et styremedlem eller daglig leder, eller noen som er nærstående til eller handler etter avtale med noen av disse?
2. Overstiger verdien av den ytelsen selskapet skal yte mer enn 2,5 % av balansesummen i selskapets sist godkjente årsregnskap?
3. Overstiger den virkelige verdien av den ytelsen selskapet skal yte kr. 100 000?
4. Er avtalen utenfor selskapets vanlige virksomhet og/eller ikke grunnet på vanlige forretningsmessige vilkår og prinsipper?

Dersom du svarer ja på alle disse spørsmålene må avtalen normalt underlegges en 3-8 prosedyre som nærmere redegjort for under.

Hva er 3-8 og når gjelder det?

3-8 er en bestemmelse i aksjeloven som inneholder noen særskilte prosesskrav som gjelder for noen avtaler.

Bestemmelsen gjelder for avtaler mellom selskapet og en aksjeeier, en aksjeeiers morselskap, et styremedlem eller daglig leder, eller en nærstående til noen av disse, eller en som handler etter avtale med en av disse. For at avtalen skal omfattes av 3-8 må selskapets ytelse på tidspunktet for inngåelse av avtalen ha en virkelig verdi som er større enn 2,5 prosent av balansesummen i selskapets sist godkjente årsregnskap eller en registrert og kunngjort mellombalanse. Har selskapet ikke fastsatt et årsregnskap eller en mellombalanse, er terskelverdien 2,5 prosent av samlet pålydende og overkurs på de aksjene som selskapet har utstedt.

Unntak fra 3-8 behandling

Ingen regel uten unntak og det gjelder også for 3-8 behandling. Faller avtalen inn under noen av unntakene under trenger den ikke 3-8 behandling. Vi anbefaler allikevel at det utarbeides en styreprotokoll hvor det fremgår at 3-8 er vurdert og hvilket unntak som gjelder.

• avtale som inngås som ledd i selskapets vanlige virksomhet og som er grunnet på vanlige forretningsmessige vilkår og prinsipper,
• avtale der selskapets ytelse på tidspunktet for inngåelse av avtalen har en virkelig verdi som utgjør mindre enn 100 000 kroner,
• avtaler inngått i samsvar med andre særreguleringer i aksjeloven eller andre lover (aksjelovens § 2-4, jf. § 2-6,  § 10-2, § 8-7 fjerde ledd og § 8-10, finansforetaksloven og verdipapirhandelloven)
• avtale om lønn og godtgjørelse til daglig leder og styremedlemmer

Hvordan gjennomføres en 3-8 prosess?

• Styret utarbeider en redegjørelse for avtalen etter reglene i aksjeloven § 2-6 første og andre ledd og en erklæring om avtalen.
• Styret avholder et styremøte som behandler avtalen, redegjørelsen og erklæringen.
• Revisor skal bekrefte redegjørelsen.
• Redegjørelsen og erklæringen sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse og til Foretaksregisteret.
  

Hvilke avtaler omfattes?

Det er ikke noen begrensning i hvilke typer avtaler som omfattes. Avtaler om kjøp og eller salg av varer og tjenester, avtaler om bytte, avtaler om lån og leie, tjenesteavtaler og andre typer avtaler er alle omfattet. En avtale kjennetegnes normalt ved at hver av partene yter noe. Ved rene gaver eller utdelinger er det andre regler som gjelder. Ved løpende ytelser (som for eksempel ved renter) er det nåverdien av ytelsen som skal legges til grunn.

Hvordan vurdere hva som er virkelig verdi av en avtale?

Vanligvis er det nokså enkelt å fastslå hva som er den virkelige verdien av en avtale. Det er det som selskapet skal yte, tilsvarende vederlaget i avtalen. I de tilfellene hvor selskapet skal yte noe annet enn penger må den virkelige verdien av det selskapet skal yte fastsettes. Da er det viktig å finne markedsprisen på det som skal ytes.

Hva om avtalen ikke er underlagt 3-8?

Selv om avtalen allerede er inngått, er det fullt mulig å gjennomføre en 3-8 behandling for å sikre at prosess kravene er oppfylt.

Avtale inngått uten 3-8 behandling, er ikke bindende for selskapet om selskapet godtgjør at avtaleparten forsto eller burde ha forstått at styret ikke har godkjent avtalen. Avtalen skal da annulleres og det som er ytt skal føres tilbake til selskapet.

Hvorfor må avtaler 3-8 behandles?

Bakgrunnen for bestemmelsen om styrebehandling av avtaler med nærstående er for å sikre alle aksjonærer likebehandling, beskytte kreditorens interesser ved å hindre tapping av selskapet og for å sikre at styret og ledelsen opptrer i henhold til det som er i selskapets interesse og ikke handler ut fra egeninteresse.