Hva er en ansettelsesprosess?

Ansettelsesprosessen refererer til rekken av trinn en organisasjon tar for å rekruttere, velge og ansette nytt personell. Prosessen strekker seg fra definisjonen av jobbbehovet til det endelige valget av kandidat, og omfatter flere viktige steg som jobbanalyse, utforming av stillingsbeskrivelse, rekruttering, intervjuer, evalueringer, og til slutt jobbtilbud og onboarding.

📖 Les mer om: Ansettelse i 2024: Alt du må vite når du trenger arbeidskraft

Hva er stegene i en ansettelsesprosess?

1. Utforming av stillingsbeskrivelse

En stillingsbeskrivelse er en detaljert beskrivelse av hva stillingen innebærer. Det er en rollebeskrivelse, hvor du presiserer hva den ansatte skal ha ansvar for, og hvilke arbeidsoppgaver hen skal utføre. Du kan gjerne si noe om hvem den ansatte skal rapportere til. Med en god stillingsbeskrivelse er det enkelt for deg og den ansatte å etterhvert evaluere arbeidet.

2. Opprett en stillingsutlysning

Du må ha en klar idé om hvilke kvalifikasjoner som er nødvendig for stillingen og hva stillingen går ut på. Prøv å vær så enkel, presis og tydelig som mulig i din beskrivelse.

3. Få oversikt over aktuelle kandidater

Gitt at du har gjort en god jobb i punkt 2, og har en klar idé om hvilke kvalifikasjoner kandidaten trenger, skal det være relativt enkel å få en oversikt.

Er det mer av det samme, som bedriften din trenger? Du må sørge for at du ikke legger vekt på utenforliggende hensyn, som vil kunne anses som diskriminerende.

4. Avhold intervjuer

Hvilke egenskaper mener kandidaten at han/hun har som gjør at vedkommende passer til stillingen?

Fokuset på samtalene bør være å bli godt kjent med kandidaten. Lytt, observer og få kandidaten til å kjenne seg trygg. Oversikten på kandidatens kompetanse finner du som regel i CV-et, men du kan gjerne undersøke om resultater eller ting kandidaten er spesielt stolt av.

Du må prøve å få frem personlige egenskaper og hvordan du tror kandidaten vil kunne passe inn i den aktuelle rollen og organisasjonen. Livssyn, seksuell legning, graviditet er ting du ikke spør om i et intervju. Det handler like mye om diskriminering på grunn av disse forholdene, som respekt for det enkelte individ.

Tips: Skriv ned egenskapene kandidaten vektlegger, så har du et godt utgangspunkt for evaluering senere!

5. Gi et formelt tilbud

Tilbudet kan være nokså kortfattet, men bør inneholde de viktigste forhold som tilbudet omfatter så som stillingsbeskrivelse, lønn og eventuelle andre goder. Her kan du fylle ut en arbeidsavtale for å gi som tilbud.

6. Utarbeid og signer arbeidsavtale

Sørg for at avtalen tilfredsstiller minstevilkårene som følger av Arbeidsmiljøloven og eventuelle andre forhold som er avtalt mellom partene.

📖 Les mer om: Arbeidavtalen i 2024: Slik oppfyller du alle lovkrav

Skriftlige arbeidsavtaler er et lovpålagt krav. I tillegg er det et viktig verktøy for både arbeidsgiver og arbeidstaker for å kunne vite hva som er avtalt mellom partene.

Det er derfor viktig å tenke nøye gjennom hva dere ønsker regulert. Avtalen skal signeres av både arbeidstaker og arbeidsgiver.

7. Oppdatere arbeidsavtalen

Ved endringer i arbeidsforholdet bør arbeidsavtalen oppdateres. Dersom noen av endringene gjelder forhold som er lovpålagt å ha i en arbeidsavtale er det også lovpålagt å oppdatere arbeidsavtalen ved endringer. Arbeidsavtalen skal oppdateres tidligst mulig og senest en måned etter at endringene trer i kraft etter de nye reglene som gjelder fra 1. juli 2024.

Hvor lang tid tar en ansettelsesprosess?

Lengden på en ansettelsesprosess kan variere betydelig avhengig av flere faktorer, inkludert stillingens kompleksitet, bransjen, størrelsen på organisasjonen, og hvor effektivt rekrutteringsprosessen er organisert.

Samlet sett kan en fullstendig ansettelsesprosess fra start til slutt vanligvis ta mellom 4 til 12 uker, avhengig av variablene under. I enkelte tilfeller, spesielt for høyt spesialiserte roller eller topplederstillinger, kan prosessen strekke seg over flere måneder.

Forberedelser (1-2 uker): Dette inkluderer jobbanalyse og utforming av en detaljert stillingsbeskrivelse. Dette steget kan være raskere hvis det er en standard rolle som ofte rekrutteres til, men kan ta lengre tid for mer spesialiserte eller ledende stillinger.

Rekruttering (1-4 uker): Annonsere stillingen og tiltrekke seg søkere kan variere basert på metoder som brukes og responsen på jobbannonsene. For eksempel kan en intern utlysning være raskere enn en omfattende ekstern søk som krever mer tid til markedsføring og nettverking.

Screening og intervjuer (2-6 uker): Screening av søknader og CV-er og gjennomføring av intervjuer kan ta flere uker, spesielt hvis det er mange kvalifiserte kandidater eller hvis det kreves flere runder med intervjuer.

Evaluering og beslutning (1-2 uker): Etter intervjuene vil tid for evaluering av kandidater og eventuell sjekk av referanser og bakgrunn være nødvendig før en endelig beslutning tas.

Jobbtilbud og aksept (1 uke): Når en kandidat er valgt, må jobbtilbudet formuleres og sendes ut. Kandidaten kan trenge noen dager til å vurdere tilbudet og muligens forhandle om vilkårene.

Onboarding (varierer): Den faktiske oppstartsdatoen kan variere basert på kandidatens tilgjengelighet, spesielt hvis de må si opp sin nåværende stilling med standard oppsigelsestid, som ofte er en til tre måneder.

Hvordan optimalisere ansettelsesprosessen?

For å optimalisere ansettelsesprosessen og redusere tiden det tar å ansette, benytter mange bedrifter seg av teknologiske verktøy som rekrutteringsprogramvare og automatiserte screeningverktøy, samt tydelig definerte prosedyrer for intervju og utvelgelse.

Med et automatisk verktøy som Lexolve for å lage arbeidsavtaler og ha oversikt over ansatte, så kan mye tid spares.

Når avsluttet en ansettelsesprosess?

Ansettelsesprosessen er ferdig når den ansatte starter på sine første arbeidsdag. Da har du som arbeidsgiver en rekke andre plikter, og en fin start er å sørge for en god onboarding.

📖 Les mer om: Onboarding: Slik lykkes du med onboarding av nyansatte