Gjennomgang av brukervilkårene - hvorfor, når og hvordan?

Brukervilkår er den avtalen du har med dine kunder. De regulerer vilkårene for salg av selskapets tjenester eller produkter. Vi anbefaler at du tar en jevnlig gjennomgang av vilkårene og her får du vite hvorfor, når og hvordan.

Hvorfor må jeg gjennomgå brukervilkårene?

Gode brukervilkår skal reflektere virksomheten! Og “virksomheten” omfatter ganske mye. Det er kunder, leverandører, produkter/tjenester, reguleringer, leveranser, betalinger, forsikringer og så videre. Og virksomheten er ikke fast, den er dynamisk og i stadig endring og utvikling. Derfor må du oppdatere brukervilkårene  for å reflektere virksomheten slik den er til enhver tid. Det er også viktig å lære fra erfaring  og det gjelder like mye for brukervilkårene som andre deler av virksomheten. Først da får du gode brukervilkår som kan beskytte selskapet mot risiko. I tillegg kan det spare deg for tid og ressurser som du isteden kan bruke til å øke selskapets vekstpotensial.

Ønsker du å sjekke om selskapet er rigget for vekst? Ta vår gratis vekstsjekk.

Når må jeg gå gjennom brukervilkårene?

Brukervilkårene bør ideelt sett oppdateres løpende. Et eksempel: du får et spørsmål fra en kunde om når abonnementet til kunden opphører. Det står det ikke noe om i brukervilkårene. Da bør du umiddelbart oppdatere brukervilkårene og inkludere reguleringer rundt opphør av abonnementet. Ved slike litt større ting som er lett å knytte direkte opp mot brukervilkårene er det nokså enkelt å gjøre løpende oppdateringer. Det samme gjelder hvis det har vært vesentlige endringer i produktet eller tjenestene, eller det kommer en lovendring for bransjen.  Men i tillegg bør du også gjøre noen jevnlige faste revideringer, for eksempel en årlig gjennomgang.

Hvordan skal jeg gjennomgå brukervilkårene?

Har du løpende oppdatert brukervilkårene vil den årlige revisjonen være enklere. Har du ikke løpende gjort slike vurderinger kan det være nyttig å ta en litt mer grundig gjennomgang. Under er noen spørsmål du kan stille deg som kan gjøre det enklere å identifisere om vilkårene bør endres.

1. Tenk gjennom en typisk kundetransaksjon. Hva skjer når kunden blir kunde, bestiller et produkt eller en tjeneste, betaler, får en leveranse, sier opp kundeforholdet. Er det noe av dette som praktiseres på en annen måte enn det som følger av kundevilkårene? Er svaret ja, bør vilkårene oppdateres.
2. Har det vært endringer i produktet eller tjenesten eller måten disse leveres på?
3. Har det vært endringer på leverandørsiden?
4. Har det vært endringer i forsikringsvilkår eller andre rammevilkår for virksomheten?
5. Har det vært lovendringer, endringer i bransjen eller markedspraksis på de områdene som vilkårene omhandler?
6. Har dere hatt erfaringer som tilsier at vilkårene bør endres? For eksempel at dere ofte er forsinket med leveranser? Da kan en dagbot bistå til at kundeforholdet ikke opphører og at kundene blir mindre frustrerte.
7. Er det endringer i selskapet som tilsier at vilkårene bør endres? For eksempel en strammere cash flow som gjør at dere må justere betalingsvilkårene.

I Lexolve får du i tillegg til brukervilkår tilpasset din virksomhet, et varsel på når du bør gjennomføre den årlige gjennomgangen av vilkårene. Prøv selv.