Vilkår (term and conditions) for salg av varer og tjenester

Juristens essensielle råd når du lager vilkår

Lexolves juridiske arkitekt har over 30 års advokaterfaring med kommersielle kontrakter og vilkår i Norge og internasjonalt. Les hennes essensielle råd om hvordan du lager vilkår som kan bedre bedriftens inntjening og likviditet, og minimere risiko for kostnader og ansvar.

Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser i Lexolve

Forstå forskjellen mellom generelle vilkår (terms and conditions) og brukervilkår (terms of service)

Vilkår og betingelser (terms and conditions) er de juridiske forpliktelsene og rettighetene som gjelder mellom et selskap og dens brukere eller kunder, og dekker gjerne vilkår for betaling, retur, forsinkelser garantier, ansvarsfraskrivelser, personvern, erstatningsansvar, tvisteløsning og lovvalg og så videre.

Disse vilkårene gjelder generelt for all bruk og kjøp av en tjeneste eller produkt, mens brukervilkårene gjerne foksuerer spesifikt på de ivlkårene som gjelder for bruken av en bestemt tjeneste - som regel en digital tjeneste slik som Lexolve.

Brukervilkårene (terms of service) beskriver gjerne hva brukeren kan og ikke kan gjøre, hvordan tjenesten kan brukes og hva som skjer ved misbruk av tjenesten, og det er vanlig å inkludere disse i de generelle vilkårene på nettsiden. De dekker gjerne ting som opprettelse av konto, bruk av innhold atferdsregler, og rettigheter til data og innhold generert av brukere.

Skal du ha vilkår eller terms and conditions?

På norsk brukes ofte begrepene "vilkår og betingelser" og "bruksvilkår" for å beskrive forskjellen mellom "terms and conditions" og "terms of service". Er kundene dine norske forbrukere bør vilkårene være på norsk. I Lexolves vilkårsgenerator kan du lage vilkårene på begge språk med en enkel justering.

Bruke vilkårene til å øke selskapets inntjening

Gode vilkår reduserer risikoen for tap om noe skulle oppstå i forbindelse med salget av dine varer eller tjeneste. Men gode vilkår kan også øke selskapets inntjening.

Lag salgsvilkår som er tilpasset din virksomhet. For å få vilkår som passer din virksomhet må du først kjenne din egen virksomhet. Hvor ligger risikoen i virksomheten? Hvor tåler du å yte litt mer eller gi noe ekstra? Lag en oversikt over virksomheten og beskriv leveransene. Når du selv kjenner din virksomhets styrker og svakheter kan du bruke disse i avtalen med dine kunder.

Gode vilkår speiler de avtalene du har med dine leverandører. Er du avhengig av en leverandør for å kunne levere til kunden, må du ta høyde for dette i vilkårene, og speile vilkårene i leverandøravtalen med de du bruker mot kunden. Ellers kan du havne en i en skvis hvor du har lovet noe som du ikke kan levere på.

Gå grundig til verks. Et praktisk tips er å sette opp et excel ark og sammenlign kundevilkårene dine med leverandørvilkårene.

Sjekk særlig leverandørvilkårene rundt krav til leveransen, kundesupport, endringer av priser og vilkår, forsinkelsesgebyr og ansvarsbegrensning.

Du må forstå din egen virksomhet for å lage gode vilkår

Du har kartlagt hvilke tredjeparter du er avhengig av og hvor grensen går for hva ditt selskap kan kontrollere og ikke kan kontrollere i en leveranse. Det som normalt ligger utenfor selskapets kontroll er for eksempel leverandører i forsyningskjeden om du leverer varer og i integrasjoner som er del av tjenesten du leverer.

Du har identifisert risiko knyttet til ansvar for ting som kan gå galt rundt forsinkelser, sen levering, levering med mangler eller om kunden ikke er fornøyd med leveransen.

Du har satt deg inn i hva selskapets forsikring dekker, og hvordan dere bør begrense selskapets ansvar i forbindelse med forsinkelser, refusjon, kontraktsbrudd og indirekte tap.

Gode vilkår (terms and conditions) oppdateres jevnlig

Generelle vilkår for salget bør ikke være noe du lager en gang. Det er et levende dokument. Ett eksempel: Du får et spørsmål fra en kunde om når abonnementet til kunden opphører. Det står det ikke noe om i brukervilkårene.

Da bør du umiddelbart oppdatere brukervilkårene og inkludere reguleringer rundt opphør av abonnementet. Ved slike litt større ting som er lett å knytte direkte opp mot vilkårene er det nokså enkelt å gjøre løpende oppdateringer.

Det samme gjelder hvis det har vært vesentlige endringer i produktet eller tjenestene, eller det kommer en lovendring for bransjen. Men i tillegg bør du også gjøre noen jevnlige faste revideringer, for eksempel en årlig gjennomgang.

I Lexolves kontrakthåndteringsystem setter du enkelt påminnelser om å gjennomgå vilkårene i faste tidsintervaller. Og du kan alltid spørre våre jurister om veiledning når du oppdaterer vilkårene.

Velg vilkår som reduser selskapets kredittkostnad

Vilkår om forskuddsbetaling: Om kunden må betale på forskudd bedrer det likviditeten og minsker risiko for kostnader til oppfølging av de som ikke betaler.

Vilkår om betalingsfrist: Sett så kort betalingsfrist som mulig: Tenk dager - ikke uker - og at du har kortere frist for kunder enn leverandører. Gi enten rabatt for tidlig betaling eller øk prisen for varer og tjenester om du skal ha lang betalingsfrist.

Vilkår om forsinkelsesrenter: Sjekk at du har inkludert rett til å få renter og dekket kostnader for å kreve inn betaling, og rett til å kreve inn betaling via inkasso.

Velg vilkår som reduserer eksponering mot kostnader

Garantivilkår: Unngå garantier - selg heller varene og tjenestene “som det er” for å flytte ansvaret på kunden for å sjekke om varen/tjenesten er det de ønsker.

Vilkår som gir rett til tilbakebetaling: Begrens retten til tilbakebetaling - det bør kun være mulig dersom varer/tjenester ikke blir levert og du ikke kan levere.

Vilkår om levering: Ta inn et vilkår som gir rett til utsettelse av leveransen for å unngå å måtte betale ved forsinkelse.

Vilkår som gir rett til endring: Ta inn rett til å endre pris og leveransen dersom du ikke kan levere.

Vilkår om uforutsette hendelser: Ta inn rett itl å utsette leveranse om det skjer uforutsette hendelser.

Vilkår som begrenser ansvar: Sjekk at du har forsikring som dekker eventuelle krav og begrens ansvaret ditt til det forsikringen dekker.

Årlig revisjon av vilkårene bør være hygienefaktor

Har du løpende oppdatert vilkårene vil den årlige revisjonen være enkelt. Har du ikke løpende gjort slike vurderinger kan det være nyttig å ta en litt mer grundig gjennomgang. Her er spørsmålene du bør stille deg for å identifisere om vilkårene bør endres.

Tenk gjennom en typisk kundetransaksjon: Hva skjer når kunden blir kunde, bestiller et produkt eller en tjeneste, betaler, får en leveranse, sier opp kundeforholdet. Er det noe av dette som praktiseres på en annen måte enn det som følger av kundevilkårene? Er svaret ja, skal vilkårene oppdateres.

Har det vært endringer i produktet eller tjenesten eller måten disse leveres på? Har det vært endringer på leverandørsiden? Har det vært endringer i forsikringsvilkår eller andre rammevilkår for virksomheten?

Har det vært lovendringer, endringer i bransjen eller markedspraksis på de områdene som vilkårene omhandler?

Har dere hatt erfaringer som tilsier at vilkårene bør endres? For eksempel at dere ofte er forsinket med leveranser? Da kan en dagbot bistå til at kundeforholdet ikke opphører og at kundene blir mindre frustrerte.

Er det endringer i selskapet som tilsier at vilkårene bør endres? For eksempel en strammere cash flow som gjør at dere må justere betalingsvilkårene.