Varslingsrutiner: Krav for selskap med 5+ ansatte

Hva er varslingsrutiner?

Varslingsrutiner er virksomhetens plan for hvordan ansatte kan si fra om kritikkverdige forhold på en trygg og forsvarlig måte. Formålet er å beskytte varsleren mot gjengjeldelse og sørge for at virksomheten håndterer varselet korrekt.

Rutinen skal være kjent for alle ansatte og lett tilgjengelig – gjerne som en del av personalhåndboken.

📌 Les mer: Personalhåndbok – slik samler du rutiner og policyer

Generer HR-dokumenter gratis på 5 minutter

Lag personalhåndbok, arbeidsreglement, varslingsregler, KI-retningslinjer og HMS-rutiner med Lexolves interaktive veiviser. Laget for den moderne arbeidsgiver. Oppfyller nye lovkrav fra 2026.

Start nå

Når er varslingsrutiner lovpålagt?

Alle virksomheter som jevnlig sysselsetter fem eller flere arbeidstakere, har plikt til å ha skriftlige varslingsrutiner om kritikkverdige forhold. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

📌 Les mer: Arbeidsmiljøloven § 2A-6

Hva skal varslingsrutinene inneholde?

Etter arbeidsmiljøloven skal rutinene minst inneholde:

• En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• Fremgangsmåten for varsling
• Hvem som skal motta varselet
• Hvordan virksomheten skal behandle og følge opp varselet
• Beskyttelse mot gjengjeldelse

I praksis bør du også ha med eksempler på hva som regnes som kritikkverdige forhold (f.eks. brudd på lover, trakassering, korrupsjon eller HMS-svikt).

Hvor bør varslingsrutinen ligge?

Varslingsrutinen skal være lett tilgjengelig – for eksempel i personalhåndboken, intranettet eller i Lexolve der dokumentene ligger samlet.

→ Lag digitale varslingsrutiner i Lexolve

Hvorfor er varslingsrutiner viktig?

Tydelige rutiner gjør det enklere for ansatte å si fra tidlig, og reduserer risikoen for konflikter, omdømmetap og rettslige problemer.
De dokumenterer også at virksomheten oppfyller lovens krav.

📌 Les mer: Personalhåndbok: Slik samler du rutiner og policyer

Hva er eksempel på en varslingsrutine?

Eksempel: Varslingsrutiner for Kontorbedrift AS

Formål
Disse rutinene skal sikre at ansatte trygt kan si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten, og at varsler håndteres på en forsvarlig måte uten fare for gjengjeldelse.

1. Hva kan varsles om?
Kritikkverdige forhold er forhold som er i strid med lover, interne regler eller etiske normer.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:
Brudd på arbeidsmiljøloven eller andre lover.
Mobbing, trakassering eller diskriminering.
Korrupsjon eller økonomiske misligheter.
Fare for liv og helse.
HMS-brudd.

2. Hvem kan varsle?
Alle ansatte, innleide arbeidstakere, lærlinger og andre som utfører arbeid for Kontorbedrift AS kan varsle.

3. Hvordan varsle?
Varsel kan gis på følgende måter:
Muntlig eller skriftlig til nærmeste leder.
Direkte til HR-ansvarlig eller daglig leder.
Via digitalt varslingsskjema i Lexolve.
Til verneombud eller tillitsvalgt.

Anonyme varsler behandles så langt det lar seg gjøre, men det anbefales å oppgi kontaktinformasjon for å sikre oppfølging.

4. Hvordan behandles varselet?
Varsel loggføres konfidensielt. Mottaker vurderer alvorlighetsgrad og videresender ved behov til daglig leder.
Den som varsler får bekreftelse innen 7 dager.
Saken undersøkes og følges opp innen rimelig tid.

Varsleren holdes orientert om utfallet.

5. Vern mot gjengjeldelse
Det er forbudt å utsette den som varsler for gjengjeldelse, jf. arbeidsmiljøloven § 2A-2.
Eventuell gjengjeldelse behandles som brudd på arbeidsreglementet og kan medføre reaksjoner.

6. Dokumentasjon og revisjon
Rutinene revideres årlig, i samråd med verneombud og tillitsvalgte, eller når endringer i virksomheten tilsier det.