Varslingsrutiner: Krav for selskap med 5+ ansatte

Hva er varslingsrutiner?

Varslingsrutiner er virksomhetens plan for hvordan ansatte kan si fra om kritikkverdige forhold på en trygg og forsvarlig måte. Formålet er å beskytte varsleren mot gjengjeldelse og sørge for at virksomheten håndterer varselet korrekt.

Rutinen skal være kjent for alle ansatte og lett tilgjengelig – gjerne som en del av personalhåndboken.

📌 Les mer: Personalhåndbok – slik samler du rutiner og policyer

Når er varslingsrutiner lovpålagt?

Alle virksomheter som jevnlig sysselsetter fem eller flere arbeidstakere, har plikt til å ha skriftlige varslingsrutiner om kritikkverdige forhold. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.

📌 Les mer: Arbeidsmiljøloven § 2A-6

Hva skal varslingsrutinene inneholde?

Etter arbeidsmiljøloven skal rutinene minst inneholde:

• En oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold
• Fremgangsmåten for varsling
• Hvem som skal motta varselet
• Hvordan virksomheten skal behandle og følge opp varselet
• Beskyttelse mot gjengjeldelse

I praksis bør du også ha med eksempler på hva som regnes som kritikkverdige forhold (f.eks. brudd på lover, trakassering, korrupsjon eller HMS-svikt).

Hvor bør varslingsrutinen ligge?

Varslingsrutinen skal være lett tilgjengelig – for eksempel i personalhåndboken, intranettet eller i Lexolve der dokumentene ligger samlet.

→ Lag digitale varslingsrutiner i Lexolve

Hvorfor er varslingsrutiner viktig?

Tydelige rutiner gjør det enklere for ansatte å si fra tidlig, og reduserer risikoen for konflikter, omdømmetap og rettslige problemer.
De dokumenterer også at virksomheten oppfyller lovens krav.

📌 Les mer: Personalhåndbok: Slik samler du rutiner og policyer

Hva er eksempel på en varslingsrutine?

Eksempel: Varslingsrutiner for Kontorbedrift AS

Formål
Disse rutinene skal sikre at ansatte trygt kan si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten, og at varsler håndteres på en forsvarlig måte uten fare for gjengjeldelse.

1. Hva kan varsles om?
Kritikkverdige forhold er forhold som er i strid med lover, interne regler eller etiske normer.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:
Brudd på arbeidsmiljøloven eller andre lover.
Mobbing, trakassering eller diskriminering.
Korrupsjon eller økonomiske misligheter.
Fare for liv og helse.
HMS-brudd.

2. Hvem kan varsle?
Alle ansatte, innleide arbeidstakere, lærlinger og andre som utfører arbeid for Kontorbedrift AS kan varsle.

3. Hvordan varsle?
Varsel kan gis på følgende måter:
Muntlig eller skriftlig til nærmeste leder.
Direkte til HR-ansvarlig eller daglig leder.
Via digitalt varslingsskjema i Lexolve.
Til verneombud eller tillitsvalgt.

Anonyme varsler behandles så langt det lar seg gjøre, men det anbefales å oppgi kontaktinformasjon for å sikre oppfølging.

4. Hvordan behandles varselet?
Varsel loggføres konfidensielt. Mottaker vurderer alvorlighetsgrad og videresender ved behov til daglig leder.
Den som varsler får bekreftelse innen 7 dager.
Saken undersøkes og følges opp innen rimelig tid.

Varsleren holdes orientert om utfallet.

5. Vern mot gjengjeldelse
Det er forbudt å utsette den som varsler for gjengjeldelse, jf. arbeidsmiljøloven § 2A-2.
Eventuell gjengjeldelse behandles som brudd på arbeidsreglementet og kan medføre reaksjoner.

6. Dokumentasjon og revisjon
Rutinene revideres årlig, i samråd med verneombud og tillitsvalgte, eller når endringer i virksomheten tilsier det.