Arbeidsgivers plikter, rettigheter og arbeidsgiveransvar: Obligatorisk lesning for nye arbeidsgivere
Vår erfaring i Lexolve er at nye arbeidsgivere sliter med å forstå omfanget av pliktene deres overfor arbeidstaker. Her får du en oversikt over arbeidsgiveransvaret og de mest relevante pliktene og rettighetene du har som arbeidsgiver.
Heidi Daaland
Juridisk ansvarlig
Lang erfaring som forretningsadvokat i arbeids-, selskaps og kontraktsrett.
Sist oppdatert 28. august 2024
Om Lexolve
Lexolve er en moderne juridisk avdeling hvor du som bygger selskap sparer tid og penger på å håndtere avtaler, styrearbeid og personell i samme plattform.
Slik fungerer Lexolve
1. Start dokument eller prosess
2. Følg veileder og tilpass dokument
3. Signer digitalt og sett påminnelser
4. Ha alt lagret på ett sted
Innhold
- Hva er arbeidsgivers ansvar og plikter?
- Hvilke plikter har du som arbeidsgiver ved ansettelse?
- Hvilke plikter har arbeidsgiver rundt lønn, sykdom ferie?
- Hvilke plikter har arbeidsgivers plikt rundt å betale skatt og rapportere?
- Hva består arbeidsgivers plikt til ikke å diskriminere av?
- Hva er arbeidsgivers ansvar for forsvarlig HMS-arbeid?
- Hvilke plikter gir internkontrollforskriften arbeidsgiver?
- Når har arbeidsgiver plikt til å ha verneombud?
- Hvilket ansvar har arbeidsgiver til å ivareta arbeidstakers personvern?
- Hva inngår i arbeidsgivers plikten til å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø?
Kort forklart om arbeidsgivers plikter og rettigheter
Arbeidsgivers plikter er i hovedsak definert av arbeidsavtalen og arbeidsmiljøloven. Dette inkluderer alt fra skriftlig arbeidsavtale, lønnsutbetalinger, og sykepenger til ferie og pensjon. Videre er arbeidsgiver forpliktet til korrekt skattetrekk, rapportering, og håndtering av overtidsregler. Arbeidsgiver må også ivareta HMS, arbeidstakers personvern, og oppfylle kravene for verneombud.
Maler du kan bruke for å holde orden på arbeidsgivers rettigheter og plikter
Hva er arbeidsgivers ansvar og plikter?
Arbeidsgivers plikter springer ut ifra hovedsakelig to forhold: 1) arbeidsavtalen, og 2) lover og regler.
I tillegg til alle pliktene arbeidsgiver har etter loven og arbeidsavtalen, har arbeidsgiver en “omsorgsplikt” overfor arbeidstakeren. Vi velger å skrive om den innledningsvis, fordi den setter viktige rammer for hvordan arbeidsgiver skal forholde seg til arbeidstaker.
📖 Les mer om: Arbeidsforhold: Arbeidsgivers guide for 2024
Omsorgsplikten innebærer at arbeidsgiver skal bidra til at arbeidstakeren skal få oppfylt sitt formål med arbeidet. Det innebærer å etterleve kontrakten samt andre lover og regler, men også det å se arbeidstaker som et menneske utover en som bare skal utføre et arbeid.
Juristens tre råd til deg som er fersk arbeidsgiver
#1 Start med det enkle, men gjør det ordentlig! Start med arbeidsavtalen, og bruk den som et verkøy til å sette deg inn i hvilke plikter du tar på deg.
#2 Få oversikt over arbeidsmiljøloven, skatte- og rapporteringsplikter og særregler for din virksomhet
Arbeidsmiljøloven er den viktigste loven du som arbeidsgiver må følge. Skum gjennom overskriftene i loven så vet du hva den regulerer og bruk den som oppslagsverk når det er nødvendig.
Som arbeidsgiver får du noen skatte- og rapporteringsplikter. Disse må du sette deg inn i for her kan det bli dyrt å bomme. Sjekk Altinn og sett opp en oversikt for deg selv med løpende påminnelser i kalenderen.
Det kan være nyttig å sjekke om det er noen særregler som gjelder for din type virksomhet. Enkelte virksomhettyper har særlig krav til for eksempel sikkerhet på arbeidsplassen, minstelønn eller lignende.
#3 Å fokusere på at dine ansatte har det bra kan være likeså viktig som å sørge for at du har alt på stell
Nå har du kommet langt. Du vil utvikles i rollen som arbeidsgiver etter hvert som ulike situasjoner oppstår. Ikke alt er nødvendig å ha rett fra dag 1. Jeg vil gå så langt som å si at hvordan du behandler dine ansatte er likeså viktig, om ikke viktigere, enn hvorvidt du har alt på stell. Det er nemlig det de ansatte bryr seg om. Krav mot deg som arbeidsgiver kommer ofte fra ansatte selv. Har du et godt forhold til dine ansatte og er ydmyk på at du er ny som arbeidsgiver så får du mye goodwill hos dine ansatte. Og det kommer du langt med.
Hvilke plikter har du som arbeidsgiver ved ansettelse?
Ansatte skal som utgangspunkt ansettes fast. Det finnes noen unntak for midlertidig ansettelse.
📖 Les mer om: Midlertidig ansettelse: Muligheter og fallgruver
I forbindelse med ansettelsen må arbeidsgiver lag en skriftlig arbeidsavtale som regulerer arbeidsforholdet. Skriftlig arbeidsavtale skal foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte ved arbeidsforhold med en samlet varighet på mer enn en måned.
📖 Les mer om: Ansettelsesprosessen i 7 steg
Endringer i arbeidsforholdet på områder som følger av arbeidsavtalen skal tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest den dagen endringen trer i kraft.
Hvilke plikter har arbeidsgiver rundt lønn, sykdom ferie?
Med ansettelse kommer også plikten til å betale lønn til dine ansatte. Enkelte sektorer har krav til minstelønn som gjelder for alle som arbeider i den aktuelle sektoren.
Les på Arbeidstilsynets hjemmesider om krav til minstelønn
I tillegg til lønn må du betale sykepenger for den ansatte de første 16 dagene av et sykefravær. Når ansatte er syke har du også plikt til å følge opp den ansatte som er syk.
Som arbeidsgiver må du følge opp hvor mye den ansatte arbeider og betale for eventuelt overtidsarbeid. Den ansatte har rett på ferie hvert år, og du som arbeidsgiver plikter å følge opp at den ansatte tar ferie og får betalt feriepenger.
Alle ansatte har også rett på tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring.
Hvilke plikter har arbeidsgivers plikt rundt å betale skatt og rapportere?
Som arbeidsgiver har du flere plikter knyttet til skatt og avgift, samt rapportering til myndighetene. Brudd på disse pliktene kan få alvorlige konsekvenser for bedriften din. Her er en noen av pliktene som påligger arbeidsgiver innenfor dette området:
Du må innhente elektronisk skattekort. Etter du som arbeidsgiver har ansatt en ny person, må du innhente elektronisk skattekort. Dette kan du gjøre på Skatteetaten sine nettsider.
Klikk her for å komme til Skatteetatens nettsider for å innhente skattekort
Du må melde den ansatte inn i A-registeret. Dette er et register for arbeidsgivere og arbeidstakere som forvaltes av NAV. Du må også melde fra dersom arbeidsforholdet endres eller opphører.
Du må sende inn A-melding den 5. hver måned. Mer informasjon om hva og hvordan finner du på Skatteetatens nettsider. Som regel er dette noe regnskapsfører kan gjøre for deg.
Du må trekke skatt før utbetaling av lønn (forskuddstrekk). Forskuddstrekket må overføres på en egen skattetrekkskonto.
Du må betale inn skatt og arbeidsgiveravgift til Skatteetaten 6 ganger i året.
Du har plikt til å rapportere til myndighetene.
En viktig plikt som henger sammen med det ovennevnte, er den generelle plikten til å rapportere til myndighetene. Skattemelding og aksjonærmelding skal innrapporteres til Skatteetaten. Årsregnskap skal rapporteres til Brønnøysundregistrene, A-melding og Mva-melding rapporteres til myndighetene via Altinn. Opplysningen rapporteres via Altinn fordi de skal til skatteetaten, NAV og statistisk sentralbyrå.
📖 Les mer om: Ansettelse i 2024: En komplett guide når du trenger arbeidskraft
Hva består arbeidsgivers plikt til ikke å diskriminere av?
Som arbeidsgiver står du overfor mange beslutninger i arbeidshverdagen. Det gjelder for eksempel når du skal ansette. Når det gjelder beslutninger som angår fysiske personer, er det viktig å huske på forbudet mot diskriminering.
Klikk her for å komme til lovbestemmelsen om diskriminering i Lovdata.
Som arbeidsgiver skal man ved enhver avgjørelse unngå å legge negativ vekt på forhold som: kjønn, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder, seksuell orientering, etnisitet, politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, omsorgsoppgaver, graviditet og permisjon ved fødsel.
Hva er arbeidsgivers ansvar for forsvarlig HMS-arbeid?
Begrepet “HMS” kan være vanskelig å få taket på, men HMS er veldig viktig for å ivareta de ansatte på en arbeidsplass.
Hvorfor? Og hva innebærer arbeidsgiveransvaret til å utføre forsvarlig HMS-arbeid?
“HMS” er en forkortelse for helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. For at de ansatte skal trives på jobb og for å unngå skader og ulykker, er arbeidsgiver nødt til å innføre tiltak for å ivareta disse parameterne.
Enhver arbeidsgiver plikter for å sørge for at det utføres systematisk HMS arbeid i virksomheten. Disse pliktene kan utledes av internkontrollforskriften.
📖Les mer om: Arbeidsgivers styringsrett: Nøkkelen til arbeidsgivers handlingsrom
Hvilke plikter gir internkontrollforskriften arbeidsgiver?
Internkontrollforskriften innebærer at du som arbeidsgiver/virksomheten har plikt til:
Å sørge for at de lover og forskrifter som gjelder for HMS innenfor din bransje er tilgjengelig for alle ansatte. Dette innebærer også å ha oversikt over hvilke krav som er særlig viktig for din virksomhet.
Sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap om HMS-arbeidet i bedriften og at arbeidstakerne medvirker i HMS-arbeidet.
Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko.
Sørge for rutiner for å avdekke brudd på HMS-kravene i virksomheten samt å rette opp og forebygge fremtidige overtredelser. Virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter f.eks å ha rutiner for intern varsling.
Sikker systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.
Sørge for nødvendig dokumentasjon av følgende: Hva er virksomhetenes mål for HMS? Hvordan er bedriften organisert? Har dere foretatt risikoanalyse? Hvilke rutiner har bedriften for å håndtere uønskede situasjoner? Hvem har ansvaret for HMS-arbeidet og hva skal gjøres når?Hvordan overvåker dere internkontrollen i bedriften?
📖 Les mer om: Arbeidsgivers rettigheter: Goder og lønnskrav
Når har arbeidsgiver plikt til å ha verneombud?
Alle som har ansatte må velge verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 5 arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning eller at det ikke skal være verneombud ved virksomheten.
Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet.
📖 Les mer om: Verneombud: Krav når du har 5+ ansatte
Verneombudene skal velges av arbeidstakere innenfor et verneområde og blant arbeidstakere som har erfaring og innsikt i virksomhetens arbeidsforhold.
Hvilket ansvar har arbeidsgiver til å ivareta arbeidstakers personvern?
Teknologien utvikler seg hver eneste dag og innhenting av personlig data i store mengder er et resultat av dette. Som arbeidsgiver har man en plikt til å ivareta de ansattes personvern. Dette innebærer en forsvarlig behandling av de ansattes personopplysninger.
Personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person. Det kan være snakk om navn, adresse, IP-adresse, e-postadresse eller andre opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person. Det er ofte mer som inngår i ordet “personopplysninger” enn det kan virke som. En arbeidsgiver må derfor være nøye ved vurderingen av hva som utgjør personopplysning.
Tips til hva en arbeidsgiver bør gjøre for å ivareta personvern på arbeidsplassen:
1) Lage en intern personvernerklæring og sørg for at alle ansatte setter seg inn i den.
2) Sørge for at bedriften har de riktige systemene som ivaretar personvern.
3) Sørge for at bedrifter har gode rutiner for vurdering og håndtering av personopplysninger.
Les mer om personvern på arbeidsplassen på Datatilsynets nettsider
Hva inngår i arbeidsgivers plikten til å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø?
Et forsvarlig arbeidsmiljø vil si et miljø som sikrer den ansattes helse både fysisk og psykisk samt en god velferd på arbeidsplassen. Arbeidsgiver har en plikt til å prioritere HMS-arbeid, til å sørge for at de ansatte blir ivaretatt av ledelsen og til legge til rette for en godt sosialt miljø i bedriften. Kravet til et forsvarlig arbeidsmiljø gjelder uavhengig av bedriftens økonomiske stilling.
Det er viktig å huske på at denne plikten er dynamisk. Det betyr at hva som var et forsvarlig arbeidsmiljø for 5 år siden ikke er det samme den dag idag. Det må hele tiden tas hensyn til samfunnsutviklingen.
Eventuelle arbeidsulykker, yrkesskader eller yrkessykdom må meldes til NAV.
Lexolve hjelper deg med å holde orden i ansettelse og arbeidsforhold
Utforsk hvorfor 3000+ selskaper allerede bruker Lexolve som sin digitale juridiske avdeling. Lag, inngå og signer avtaler uten kostnad i en gratis prøveperiode.
