Personalhåndbok: Hva den bør inneholde og hvordan du lager den riktig

Hva er en personalhåndbok?

En personalhåndbok er bedriftens felles referansepunkt for alle ansatte.
Den samler bedriftens retningslinjer, verdier og praktiske rutiner, slik at både ledelse og ansatte vet hva som gjelder.

En god personalhåndbok er et levende dokument som oppdateres når lover, interne regler eller praksis endres. Den bør være lett tilgjengelig digitalt og bidra til rettferdig og lik behandling av alle ansatte.

📌 Les også: Arbeidsforhold: Arbeidsgivers guide til godt arbeidsmiljø

→ Lag digital personalhåndbok i Lexolve

Hva er forskjellen mellom personalhåndbok og arbeidsreglement?

Personalhåndboken og arbeidsreglementet overlapper, men har ulik funksjon:

Personalhåndboken beskriver bedriftens rutiner, verdier og policyer. Den er et praktisk verktøy og kan endres av arbeidsgiver innenfor styringsretten.

Arbeidsreglementet er en lovregulert plikt for virksomheter med mer enn 10 ansatte uten lederstilling innen industri, handel eller kontor. Det fastsetter ordensregler og arbeidsordningen, og må enten forhandles frem med de ansatte ved tariffbundet virksomhet, eller godkjennes av Arbeidstilsynet dersom virksomheten ikke er tariffbundet.

Mange virksomheter velger å samle alt i én digital personalhåndbok som også oppfyller kravene til arbeidsreglement.

📌 Les mer: Arbeidsreglement: Oppfyll kravet etter aml. § 14-16

→ Lag digital personalhåndbok/arbeidsreglement i Lexolve

For hvem gjelder personalhåndboken?

Personalhåndboken gjelder normalt for alle ansatte i virksomheten, men kan deles opp etter stillingsnivå, avdeling eller rolle dersom behovet varierer.

Er personalhåndbok lovpålagt?

Nei, det er ikke et krav i seg selv. Men om virksomheten driver innen industri, handel eller kontor og har mer enn 10 ansatte, er det lovpålagt å ha arbeidsreglement.

En god personalhåndbok vil normalt dekke kravet til arbeidsreglement.

Når virksomheten har ansattrepresentanter, verneombud eller arbeidsmiljøutvalg (AMU), følger det flere plikter til skriftlige rutiner og dokumentasjon av forhold som typisk hører hjemme i en personalhåndbok.

Det betyr at selv om du ikke er formelt pålagt å ha en personalhåndbok, er du reelt sett forpliktet til å dokumentere mye av det samme innholdet.

📌 Les mer: Arbeidsmiljøutvalg: En plikt for selskap med mer enn 30 ansatte

📌 Les mer: Verneombud: En plikt når du er mer enn 5 ansatte

📌 Les mer: Ansattrepresentanter i styret: Unntak og krav

Eksempler:

HMS og arbeidsmiljø: Aml. §§ 2-1, 3-1 og internkontrollforskriften krever at virksomheten dokumenterer hvordan den sikrer et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Varsling: Aml. § 2A-6 krever skriftlige rutiner for intern varsling (gjelder når virksomheten har fem eller flere ansatte).

Arbeidsreglement: AML § 14-16 krever reglement om orden og arbeidstid for virksomheter innen industri, handel og kontor med mer enn 10 ansatte.

Samarbeid mellom ledelse og ansatte: AMU og verneombud må ha innsyn i bedriftens retningslinjer, rutiner og HMS-arbeid som bør samles skriftlig.

Forskjellen mellom personalhåndbok og arbeidsavtale

Arbeidsavtalen regulerer det som er individuelt avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker

Personalhåndboken gjelder generelle retningslinjer for alle ansatte, som arbeidsgiver normalt kan endre uten samtykke

📌 Les mer: Arbeidsavtalen: Slik oppfyller du alle lovkrav

📌 Les mer: Arbeidsgivers styringsrett.

Vanlige tema i en personalhåndbok

En personalhåndbok skal være praktisk og tydelig. Vanlige tema er:

Ansettelsespolitikk: Prosesser for rekruttering og onboarding.

Arbeidstid: Beskrivelse av ordinære arbeidstider, pauser, fleksitid og overtid. (Også i arbeidsreglement)

Lønnspolitikk: Hvordan lønn fastsettes, utbetalingstidspunkt og eventuelle bonuser eller fordeler.

Fravær og permisjon: Retningslinjer for ferie, sykdom, foreldre- og velferdspermisjon.

Adferd og disiplin: Forventninger til oppførsel, kleskode, bruk av teknologi og sosiale medier. (Også i arbeidsreglement)

HMS: Regler for sikkerhet, helse, beredskap og rapportering av avvik. (Oppfyller kravene i aml. § 2-1 og § 3-1.

Konflikthåndtering: Rutiner for varsling, klage og oppfølging av konflikter.

Opplæring: Retningslinjer for utvikling, videreutdanning og karriereutvikling.

Oppsigelse: Rutiner ved avslutning av arbeidsforhold.

Personvern: Behandling av personopplysninger, GDPR og etiske regler.

Kontaktinformasjon: Hvem ansatte kan henvende seg til ved spørsmål eller behov for støtte.

→ Lag digital personalhåndbok i Lexolve

📌 Les mer: Arbeidsreglement: Oppfyll kravet etter arbeidsmiljøloven § 14-16

Hvorfor bør du ha en personalhåndbok?

En personalhåndbok gir trygghet og forutsigbarhet for både ledelse og ansatte. Den reduserer misforståelser, forenkler håndtering av brudd på rutiner, og sparer tid ved at svar på vanlige spørsmål finnes på ett sted.

→ Lag digital personalhåndbok i Lexolve

Kan personalhåndboken endres?

Ja. Personalhåndboken inneholder retningslinjer som arbeidsgiver normalt kan endre ensidig, så lenge det er innenfor styringsretten.

Dersom personalhåndboken også fungerer som arbeidsreglement, må ordens- og arbeidstidsendringer følge reglene for endring av arbeidsreglement.

📌 Les mer om: Arbeidsgivers styringsrett.

📌 Les mer: Arbeidsreglement: Oppfyll kravet etter arbeidsmiljøloven § 14-16