Personalhåndbok

Juristens tips til 16 forhold du bør ha med i personalhåndboken

En personalhåndbok er en samling av selskapets retningslinjer som gjelder overfor ansatte. En godt utformet personalhåndbok er et levende dokument som bør oppdateres regelmessig for å reflektere endringer i lovgivning, bedriftens policyer og arbeidsmiljøet. Den skal være tilgjengelig for alle ansatte og fungere som en pålitelig ressurs for å forstå og følge bedriftens retningslinjer.

I det følgende får du tips og beskrivelser av hvilken informasjon det er lurt å ha med i personalhåndboken.

Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser i Lexolve

Hva er en personalhåndbok?

En personalhåndbok er en samling av selskapets retningslinjer som gjelder overfor ansatte. Personalhåndboken regulerer normalt hvilke goder selskapet tilbyr de ansatte og utfyller sånn sett arbeidsavtalen til den enkelte ansatte.

Må vi ha en personalhåndbok?

Nei, det er ikke lovpålagt å ha en personalhåndbok. Men det kan være et nyttig verktøy for deg som arbeidsgiver. En personalhåndbok øker sannsynligheten for at selskapets retningslinjer blir fulgt. Når retningslinjene er skriftlig er det enklere å vite hva som gjelder og derav større sannsynlighet for at det blir fulgt.

Når en retningslinje er skriftlig, er det også enklere å slå fast hva som er et brudd mot retningslinjen og således enklere å følge opp brudd. En personalhåndbok sikrer likebehandling av de ansatte siden alle må forholde seg til samme retningslinjer. En personalhåndbok vil normalt også redusere tiden ledelsen må bruke på spørsmål fra de ansatte om selskapets ordninger.

Kan personalhåndboken oppfylle kravet til arbeidsreglement?

Ja. For industriell virksomhet og ved handels- og kontorvirksomhet, som sysselsetter mer enn 10 arbeidstakere, er det krav om at det opprettes et arbeidsreglement. Har dere en personalhåndbok vil kravet til reglement ofte være oppfylt. Reglementet skal inneholde ordensregler som trengs og regler for arbeidsordningen.

Hva er det vanlig å ha i en mal for personalhåndbok?

En personalhåndbok er et viktig verktøy for enhver virksomhet. Den gir ansatte klar informasjon om bedriftens retningslinjer, prosedyrer og forventninger, og bidrar til å sikre enhetlig praksis og rettferdig behandling av alle ansatte. Det er vanlig å ha med selskapets retningslinjer rundt fravær, arbeidstid, permisjon, lønnspolitikk og ansettelsespolitikk, men også regler rundt konflikthåndtering, HMS og bestemmelser om adferd.

Hvordan innledes en personalhåndbok?

Det gis gjerne en introduksjon og forklaring av selskapets bakgrunn. Det er vanlig å gi en kort oversikt over bedriftens historie, misjon, visjon og verdier så alle nyansette raskt kan sette seg inn i selskapets felles narrativ.

Er det vanlig å beskrive ansettelsespolitikk i personalhåndboken?

Ja. Ansettelsespolitikk inkluderer ansettelsesprosedyrer: Hvordan ansettelsesprosessen fungerer, fra søknad til ansettelse. Det inkluderer også ofte onboarding av nyansatte, herunder prosedyrer for onboarding og introduksjon til virksomheten, og det er vanlig å beskrive dette i personalhåndboken.

Bør regler om arbeidstid, pauser og fleksitid inn i personalhåndboken?

Ja. Det er vanlig å ta inn reglene som gjelder generelt om arbeidsforholdet i bedriften, i personalhåndboken. Dette gjelder da regler om arbeidstid. Beskrivelse av ordinære arbeidstider, pauser og eventuelle fleksitidsordninger. Retningslinjer for overtid, inkludert kompensasjon og godkjenningsprosesser.

Bør lønnspolitikk og tidspunkt for lønnsforhandling inntas i personalhåndboken?

Ja. Beskrivelse om lønn og andre goder omfatter ofte lønnspolitikk og informasjon om lønn, lønnsutbetalinger og lønnsøkninger, og om selskapet har en fast praksis om dette bør dette tas inn i personalhåndboken. Andre ytelser kan være detaljer om helseforsikring, pensjonsordninger, bonusordninger og andre fordeler, og dette kan det også være plikt til å ta med i arbeidsavtalen dersom dette er individuelle ytelser.

Les mer om: Arbeidsavtalen

Bør regler om fravær og permisjon inntas i personalhåndboken?

Ja. Fravær og permisjoner, det vil si regler om ferie, sykefravær og andre permisjoner kan reguleres i personalhåndboken. Dette inkluderer retningslinjer for feriesøknad, feriepenger og ferieavvikling. I tillegg er det vanlig å innta prosedyrer for å melde sykefravær og rettigheter ved sykdom i personalhåndboken.

Det bør også gis informasjon om andre permisjoner som foreldrepermisjon, velferdspermisjon og andre typer permisjoner.

Kan adferdsregler reguleres i personalhåndboken?

Ja. Atferd og disiplin kan inkludere adferdsregler, kleskode og bruk av teknologi. Forventninger til ansattes adferd og profesjonalitet og beskrivelse av bedriftens kleskode eller krav til verneutstyr kan inntas i personalhåndboken om det er aktuelt. Regler for bruk av e-post, internett, sosiale medier og mobiltelefoner kan også reguleres i personalhåndboken.

Bør helse, miljø og sikkerhet (HMS) reguleres i personalhåndboken?

Ja. Helse, miljø og sikkerhet (HMS) bør inkluderes i personalhåndboken dersom det ikke ligger i en egen intern retningslinje. Retningslinjer for å opprettholde et trygt og sunt arbeidsmiljø. Informasjon om sikkerhetsrutiner, nødprosedyrer og rapportering av ulykker.

Bør konflikthåndtering reguleres i personalhåndboken?

Ja. Konflikthåndtering er også et nyttig punkt. Prosedyrer for å rapportere og håndtere klager, trakassering og mobbing og mekanismer for å løse konflikter på arbeidsplassen.

Skal opplæring og utvikling inn i personalhåndboken?

Ja det kan det. Opplæring og utvikling kan inkludere opplæringsprogram og karriereutvikling. Beskrivelse av tilgjengelige opplærings- og utviklingsprogrammer. Informasjon om muligheter for avansement og videreutdanning.

Bør avslutning av arbeidsforhold reguleres i personalhåndboken?

Ja, det kan være vanlig å innta retningslinjer for oppsigelse fra arbeidsgivers og arbeidstakers side, og prosedyrer for avvikling av arbeidsforhold, inkludert tilbakelevering av utstyr og sluttdokumentasjon.

Skal GDPR reguleres i personalhåndboken?

Ja. Det er nyttig å ha med diverse retningslinjer som regler for håndtering av personopplysninger og overholdelse av GDPR, bedriftens forventninger til etisk oppførsel og integritet og politikk for mottak og håndtering av gaver og representasjonskostnader.

Bør kontaktinformasjon være med i personalhåndboken?

Ja. Kontaktinformasjon til HR-avdelingen for spørsmål og støtte og viktige nødkontakter og ressurser.

Hva er forskjellen mellom en personalhåndbok og arbeidsavtalen?

Kort fortalt regulerer personalhåndboken det som gjelder for alle ansatte, mens arbeidsavtalen regulerer det som er individuelt avtalt.

Arbeidsmiljøloven regulerer minimumskravet til hva som må følge av arbeidsavtalen. Det er derfor ikke uvanlig at arbeidsavtalene til et selskap stort sett er nokså like. Selv om arbeidsavtalene er nokså like, er det som følger av arbeidsavtalene individuelt avtalt mellom den enkelte ansatte og arbeidsgiver. Det betyr at arbeidsgiver normalt sett ikke kan endre det som følger av arbeidsavtalen uten at den ansatte er enig.

Personalhåndboken regulerer retningslinjer som gjelder for alle ansatte i en bedrift. Det er også mulig å dele opp retningslinjene etter for eksempel stillingsnivå eller område eller lignende. Det som følger av personalhåndboken er normalt sett retningslinjer som arbeidsgiver kan endre uten samtykke fra arbeidstakerne.

Hva arbeidsgiver ensidig kan endre og hva som krever samtykke fra arbeidstaker beror på hvor langt arbeidsgivers styringsrett. Det må vurderes konkret i hvert tilfelle.

📖 Les mer om: Arbeidsgivers styringsrett.