Kontraktshåndtering: Full kontroll fra inngåelse til fornyelse og oppsigelse

En sentral del av kontraktshåndtering er selve gjennomføringen av avtalen og oppfølgingen i etterkant. Vår erfaring er at selskaper ofte fokuserer mindre på denne delen av håndteringen, me det lønner seg å ha gode rutiner så tidlig som mulig for å forebygge komplikasjoner i ettertid.

Kontraktshåndtering omfatter både oppfølging av løpende leveranser som er avtalt og oppfølgning av øvrige forpliktelser som partene har påtatt seg underveis i avtaleperioden.

For å kunne følge opp leveranser og øvrige forpliktelser er det viktig å forstå hva som er regulert i avtalen.

Uenighet om hva som står i avtalen er den største kilden til problemer. For å unngå dette problemet så må den som er kontraktsansvarlig ha god forståelse for hva som er avtalt og hva som ligger i de ulike avtalebestemmelsene.

I denne delen av prosessen vil man få igjen for å ha gjort et grundig arbeid med inngåelse av avtalen. Hvis avtalebestemmelsene passer til den konkrete leveransen og det konkrete avtaleforholdet, blir gjennomføringen enklere.

God kontraktshåndtering gir også en mulighet til å innrette seg underveis i kontrakten for å redusere risiko, dersom forhold endre seg underveis i avtaleperioden. Da vil god kjennskap til avtalen gjøre at du på en enklere måte kan tilpasse seg disse endringene, som igjen reduserer risiko for konflikt med motparten.

Et eksempel er forsinkelser hos en leverandør som fører til at din leveranse blir forsinket. Dersom virksomheten forholder seg passiv til en slik forsinkelse er sjansen større for at konsekvensene blir større enn om dere aktivt følger opp mot kunden.

Hvordan oppfølgingen bør skje beror på hva som står i kontrakten. Enkelte leveranseavtaler har for eksempel klausuler som sier at en leverandør skal sende skriftlig varsel ved forsinkelse, og ved slik varsel kan ikke kunden heve avtalen eller kreve prisavslag dersom levering skjer innen en rimelig tilleggsfrist som følger av varslet.

Selv om en avtale ikke åpner for tilleggsfrist ved for sen levering kan man ved å tidlig ta kontakt med kunden å informere om forsinkelsen lettere oppnå enighet om utsatt levering uten kompensasjon enn hvis selskapet forholder seg passiv til forsinkelsen. Dersom det oppnås en enighet som avviker fra det som opprinnelig ble avtalt, er det viktig å ha hva dere har blitt enige om skriftlig dokumentert slik at det er klart hva som er endret i den opprinnelige avtalen.

God kontraktshåndtering bør også inneholde læring. Hvis ikke alt gikk som planlagt underveis er dette noe man kan bruke til læring neste gang man utarbeider en kontrakt.

Du oppdager for eksempel at kontrakten burde vært regulert annerledes eller inneholdt andre bestemmelser. Hvis det oppstår en forsinkelse, kan man for eksempel neste gang huske på å inkludere en klausul som åpner for tilleggsfrist ved varsling, eller at avtalen med kunden i større grad speiler de avtalene du har med dine leverandører.

Ved å bruke feil til å lære kan du forbedre kontraktene og på en bedre måte tilpasse de til problemstillingene som er aktuelle for virksomheten og kundeforholdet. Da begynner kontrakten virkelig å gi verdi.

Det siste elementet i kontraktshåndtering er håndtering av kontrakten ved utløpet av kontraktsperioden. Det kan enten være ved terminering av kontrakten eller fornyelse av denne. Her er det viktig å ha oversikt over alle frister for utløp av avtaler og eventuelle prosesser knyttet til terminering/fornyelse.

Har dere avtalt noe konkret om dette? Da må du sørge for at det blir fulgt opp på en god måte. Dersom noe ikke er avtalt er det ennå større grunn til å ta kontakt med kunden i god tid dersom dere ønsker å fornye kontrakten.

Ved avslutning av en kontrakt er det også viktig å huske på å rydde opp. Det kan for eksempel være at partene har delt konfidensiell informasjon seg imellom som skal returneres eller makuleres. Eller at en av partene sitter på noen tegninger eller prosesser som tilhører den andre parten. For å sørge for å holde på de gode relasjonene er det viktig å sørge for at et avtaleforhold endes på en ryddig måte. Det øker sjansen for at dere får anledning til å inngå en ny avtale med kunden på et senere tidspunkt eller at kunden anbefaler dere og snakker varmt om dere til andre potensielle kunder.