Arbeidsreglement: Når det er påbudt og hva det må inneholde?

Hva er et arbeidsreglement?

Arbeidsreglementet fungerer som virksomhetens interne regelverk for daglig drift og orden. Det gjelder for alle ansatte som ikke har en ledende eller kontrollerende stilling, og beskriver blant annet:

• Fremmøte, pauser og fravær
• Arbeidstid og ordensregler
• Sikkerhetsrutiner og adferd

Reglementet skal bidra til tydelighet og forutsigbarhet og sikrer lik behandling av ansatte i virksomheten.

I praksis inngår arbeidsreglementet ofte som en del av eller vedlegg til bedriftens personalhåndbok.

→ Lag arbeidsreglement/personalhåndbok i Lexolve

Hvem må ha arbeidsreglement?

Etter arbeidsmiljøloven § 14-16 første ledd skal det være arbeidsreglement ved:

«Industriell virksomhet og ved handels- og kontorvirksomhet, som sysselsetter mer enn 10 arbeidstakere.»

Dette gjelder for arbeidstakere som ikke har ledende eller kontrollerende stilling. Departementet kan også bestemme at andre virksomheter skal ha reglement, slik som for hotellbransjen. Utenfor faller også transportbedrifter, bygge- og anleggsvirksomhet.

Plikten til å ha arbeidsreglementet gjelder kun bedrifter som sysselsetter mer enn ti arbeidstakere. Bestemmelsen må trolig forstås slik at dette gjelder arbeidstakere som omfattes av reglementet, slik at det må være ansatte minst 11 arbeidstakere som ikke har ledende eller kontrollerende stilling.

📌 Les også mer om når en ansatte har Særlig uavhengig stilling

📌 Les mer: Personalhåndbok – hva den bør inneholde

Hva ligger i “industriell virksomhet” og “handels- og kontorvirksomhet”?

Ifølge lovforarbeider og Arbeidstilsynets praksis gjelder plikten blant annet for:

• Industriell virksomhet, som inkluderer produksjons- og håndverksbedrifter, men ikke transportbedrifter.
• Handels- og kontorvirksomhet, som omfatter både utsalgssteder, engrosforretninger, apotek, bokhandler, banker og forsikringsselskaper.
• Kontorbedrifter av enhver art, så lenge kontorvirksomheten kan skilles ut som en selvstendig organisert enhet.

I praksis betyr dette at de fleste virksomheter med ansatte i typiske kontorroller omfattes av reglementsplikten, også små selskaper, dersom kontordelen utgjør en selvstendig enhet.

Hva skal arbeidsreglementet inneholde?

Arbeidsreglementet skal etter § 14-16 inneholde:

• Ordensregler som trengs i virksomheten (for eksempel fremmøte, røyking, pauser, orden og oppførsel)
• Regler for arbeidsordningen, herunder arbeidstidens lengde, oppstart, avslutning og hvilepauser

Reglementet må ikke inneholde bestemmelser som er i strid med loven, og det kan ikke fastsettes bøter for brudd på reglene.

Hvordan fastsettes arbeidsreglementet?

Arbeidsgiver har ansvaret for å utarbeide utkastet, men skal involvere arbeidstakerne:

Ved virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan arbeidsreglementet fastsettes ved skriftlig avtale mellom arbeidsgiveren og arbeidstakernes tillitsvalgte, jf. arbeidsmiljøloven § 14-17 første ledd.

Hvis ikke, må arbeidsreglementet godkjennes av Arbeidstilsynet.

Utkast til reglement skal utarbeides av arbeidsgiveren som skal forhandle med representanter for arbeidstakerne, jf. arbeidsmiljøloven § 14-17 andre ledd. Et arbeidsreglement er gyldig når det er istandbrakt på lovlig måte og når det ikke inneholder bestemmelser som strider mot loven, jf. arbeidsmiljøloven § 14-19.

Reglementet skal slås opp og deles ut til hver arbeidstaker som det gjelder for, jf. arbeidsmiljøloven § 14-17 tredje ledd. Arbeidsgiver skal ta initiativ til å få fastsatt reglement snarest mulig, og utkast skal sendes Arbeidstilsynet senest tre måneder etter oppstart, jf. arbeidsmiljøloven § 14-18.

Innsending og Arbeidstilsynets godkjenning av arbeidsreglement

Innsending av arbeidsregelment til Arbeidstilsynet skjer digitalt via eDialog:

🔗 Send arbeidsreglement til Arbeidstilsynet via eDialog

Reglementet trer i kraft først når det er godkjent eller avtalt på lovlig måte. Endringer og tillegg må fastsettes og sendes inn på samme måte som reglementet ble til.

Når trer arbeidsreglementet i kraft?

Et reglement er gyldig når det er utarbeidet på lovlig måte, og ikke inneholder bestemmelser i strid med loven.

Det skal alltid være tilgjengelig for alle ansatte, og endringer skal håndteres på samme måte som ved første vedtak (§ 14-20).

Arbeidsgiver skal deretter sørge for at reglementet slås opp og deles ut til alle ansatte som det gjelder.

Oppdatering og endringer av arbeidsreglementet

Når arbeidsforhold, organisering eller lovverk endres, må også reglementet oppdateres. Endringsforslag må drøftes med arbeidstakernes representanter og eventuelt godkjennes av Arbeidstilsynet.

Hva må arbeidsreglementet inneholde?

Arbeidsreglementet skal inneholde de ordensregler som trengs og regler for arbeidsordningen. I tillegg er det vanlig å ta inn andre regler om varsling, HMS og andre relevante regler som gjelder for virksomheten.

Ordensregler (Aml. § 14-16)

Fremmøte, pauser, fravær, orden og ryddighet, bruk av utstyr og arbeidsgivers eiendom, røyking og rusmidler, IT-, e-post- og SoMe-bruk, forventninger til adferd og samarbeid.

Regler for arbeidsordningen (Aml. § 14-16)

Arbeidstidens lengde, oppstart og avslutning, hvilepauser og spisetider, skift og turnus, fleksitid og registrering, overtid og kompensasjon, ferieprosesser.

HMS og sikkerhet (praksis)

HMS-rutiner, krav til verneutstyr, rapportering av avvik eller nestenulykker, nødprosedyrer og branninstruks.

Varsling (Aml. § 2A-6)

Skriftlige rutiner for intern varsling (minst fem ansatte): hvordan varsle, hvem mottar varsel, og hvordan virksomheten følger opp.

Håndtering av personopplysninger

Formål og rettsgrunnlag, hvilke opplysninger behandles, tilgangsstyring, lagringstid, rett til innsyn og sletting, kontaktpunkt.

Disiplin og reaksjoner

Hvordan brudd følges opp (advarsel, personalsak). Det er ikke lov å ha med regler om bøter ved manglende oppfyllelse eller bestemmelser i strid med lov.

Gyldighet, endringer og tilgjengelighet (Aml. §§ 14-17–14-20)

Hvem vedtar, ikrafttredelse, informasjon til ansatte, hvor dokumentet er tilgjengelig, og hvordan endringer håndteres.

→ Lag arbeidsreglement/personalhåndbok i Lexolve

Hva er et eksempel på et arbeidsreglement

Slik lager du arbeidsreglement du i Lexolve:

1. Lag selskapsbruker i Lexolve.

2. Velg “Personalhåndbok / Arbeidsreglement”

3. La AI-veilederen hjelpe deg med å utforme reglementet korrekt etter arbeidsmiljøloven.

Prøv gratis i 7 dager – lag digitalt arbeidsreglement nå →