Hva er corporate governance?

Corporate governance, eller selskapsstyring, spiller en avgjørende rolle i hvordan moderne selskaper drives og kontrolleres. God selskapsstyring betyr å drive etter et sett med regler, prinsipper og prosesser som sikrer at et selskap opererer på en ansvarlig, rettferdig og transparent måte til beste for alle interessenter, inkludert aksjeeiere, ansatte, kunder og samfunnet for øvrig. En effektiv corporate governance-struktur fremmer ikke bare etisk ledelse og beslutningstaking, men bidrar også til langsiktig suksess og bærekraft for virksomheten.

Hvilke nøkkelkomponenter er viktige i corporate governance?

• Styret: Styret i selskapet er selve hjertet i god corporate governance. Styret har ansvar for å veilede selskapet mot oppfyllelse av sine mål, ivareta tredjeparters interesser og sikre at selskapet overholder gjeldende lover og regler.
• Ansvar og eierskap: God corporate governance krever at det er tydelige linjer for ansvar og eierskap som sikrer at alle deler av organisasjonen forstår sine roller og forpliktelser i forhold til selskapets drift og mål.
• Åpenhet og rapportering: Regelmessig og ærlig rapportering om selskapets finansielle status, operasjoner og strategier er avgjørende for å bygge tillit blant tredjeparter, interessenter og samfunnet for øvrig.

Hva er beste praksis for effektiv corporate governance?

• Klar rollefordeling: Sikre at det er en klar fordeling av roller og ansvar mellom styret, ledelsen og andre nøkkelpersoner i selskapet.
• Styrke integritet og etisk fokus: Etablér en kultur av integritet og høye etiske standarder som gjennomsyrer hele organisasjonen.
• Risikostyring: Implementér prosesser for risikovurdering og -styring for å beskytte selskapet mot interne og eksterne trusler.
• Forstå selskapets interessenter: Aktivt engasjér deg med selskapets interessenter og i samfunnet forøvrig for å forstå interessenters behov og forventninger, og adressér disse på en balansert måte.
• Fremme uavhengighet: Sikre at styret består av uavhengige medlemmer som kan tilby objektive råd og veiledning, fri for interessekonflikter.
• Kontinuerlig overvåking og evaluering: Evaluer regelmessig effektiviteten av selskapets governance-strukturer og prosesser, og gjør nødvendige justeringer.

Effektiv corporate governance kan bidra til å fremme et selskaps integritet, ytelse og omdømme.

Ved å følge beste praksis og etablere sterke styringsmekanismer, kan selskaper ikke bare sikre etterlevelse og redusere risiko, men også låse opp betydelig verdi for alle interessenter. I en stadig mer kompleks og utfordrende global økonomi, blir kravet til solid corporate governance bare mer og mer kritisk for å sikre selskapers langsiktige overlevelse og suksess.

Corporate governance i praksis: tonen fra toppen er avgjørende - styret må sette standarden

Etter aksjeloven har styret det øverste ansvaret for forvaltningen av selskapet.

Styret vil derfor i stor grad være ansvarlig for styringen av selskapet. Men mye handler også om samspillet og kommunikasjonen mellom styret, eierne og daglig leder.

Styret er normalt den som setter corporate governance på agendaen. Styret vedtar hvilke prinsipper selskapet skal styres etter. De fastsetter verdigrunnlaget og de etiske retningslinjene og gir en beskrivelse av selskapets styringsmodell. Og dette setter tonen for resten av virksomheten. For å få til en god selskapsstyring er det avgjørende at tonen settes på toppen. Styret må gå foran som et godt eksempel og fastsette strategier som virksomheten kan styres etter.

Corporate goverance i praksis: Hvordan lage rutiner og retningslinjer som kan gjennomføres?

Når tonen på toppen er satt er neste steg å lage rutiner for gjennomføring. Dette skjer gjerne på neste nivå i selskapet, typisk av daglig leder og mellomledere. Det er viktig å ha en klar rollefordeling og vite hvem i selskapet som skal være ansvarlig for de ulike retningslinjene og prosessene.

Det som er viktig når du skal lage rutiner er å lage rutiner og retningslinjer som faktisk kan gjennomføres. Det fordrer at du kjenner virksomheten og de ansatte og kulturen i selskapet godt. Vi har sett altfor mange eksempler på rutiner som lages og legges i en skuff uten å bli brukt. Da er det ikke så mye poeng i å ha rutiner. Det er ofte resultatet hvor virksomheter leier inn ekstern bistand til å få på plass rutiner i virksomheten. Konsulentene kjenner ikke selskapet og vet ikke hva som fungerer.

Tips: Skal du bruke eksterne konsulenter til å bistå med corporate governance? Sørg for å inkludere nøkkelpersoner i virksomheten i prosjektet for å sikre at rutinene som lages passer til selskapet og slik at disse nøkkelpersonene kan sørge for å få implementert rutinene tilstrekkelig i etterkant. Intern eierskap til prosjektet øker sannsynligheten for å lykkes betraktelig.

I tillegg kan det være nødvendig med mer detaljerte prosedyrer/prosessbeskrivelser etc. som for eksempel inntas i personalhåndbok, retningslinjer for inngåelse av kontrakter eller lignende. Disse understøttes ofte igjen av erklæringer som signeres av de det gjelder.

Er corporate governance relevant for gründerselskaper?

I oppstartsfasen er styringsmodellen ofte mer “one-man-show”. I vekstfasen kommer det gjerne inn en ledergruppe og et mer profesjonelt styre. Når selskapet går over i moden fase er det fullt fokus på corporate governance og på at de fleste områder er dekket.

Allikevel mener vi at corporate governance er noe du bør tenke på allerede som en nylig oppstartet gründer. I de første årene vil fokuset naturlig nok være mer på produkt og markedet, og fokuset på interne retningslinjer og styringsdokumenter er ofte mer begrenset. Men allerede på dette tidspunktet er det fint å starte med å etablere noen gode vaner for god selskapsledelse. Det vil du få mye igjen for senere. Særlig i dagens samfunn hvor det er mye fokus at alle selskap også har et samfunnsansvar. Flere kunder og forbrukere er bevisste på hvilke selskap de ønsker å inngå avtaler med og ser da gjerne på hvordan selskapene har innrettet seg i forhold til tema som for eksempel miljø og bærekraft. Da er det nyttig å ha prinsipper og retningslinjer på plass som sikrer etterlevelse av dette og ikke minst rapportering.

Hvordan få kontroll på corporate governance som styre?

1. Få oversikt

Se virksomheten i fugleperspektiv for å få oversikt over hvordan virksomheten bør styres. Start med det lovpålagte, hva må virksomheten følge av lover og regler. Neste steg er å se på andre emner som dere ønsker å ha fokus på. Hvilke andre områder bør selskapet ha kontroll på, hva er viktig for den typen business dere driver? Hva er vanlig i bransjen, typiske normer/regler etc. La oss ta miljø som eksempel.

2. Gå gjennom virksomheten punkt for punkt

Bruk oversikten etablert i steg 1 og gå gjennom virksomheten. I hvilke relasjoner og situasjoner er miljø særlig viktig for dere? Ved bruk av utenlandske underleverandører? Ved innkjøp av varer? I relasjon til samarbeidspartnere? Er det rapporteringer eller sertifikater dere skal forsøke å oppnå? Vurder virksomheten og finn ut hva som er viktig for dere.

3. Etabler rutiner for oppfølgning

Sett noen prinsipper på overordnet nivå. Deretter må prinsippene implementeres nedover i organisasjonen. Fordel ansvaret for de ulike områdene og sørg for at det utarbeides konkrete retningslinjer og prosesser for etterlevelse der det er aktuelt

4. Følg opp jevnlig

Be om jevnlige oppdateringer fra de i selskapet som er ansvarlig for å følge opp. Få rapporter på status og eventuelle avvik.

5. Gjenta steg 1

Selv om styret har gjort denne øvelsen én gang er ikke arbeidet over. Det må løpende vurderes om det er andre områder/emner som dere bør se på. En ting er å følge opp de områdene som det er etablert rutiner på, men er det andre punkter dere bør se på? Da GDPR ble aktualisert med nytt lovverk, var det plutselig et område som lå på de fleste styrebord. I den siste tiden har åpenhetsloven, digitalisering, bærekraft og miljø vært tema som de fleste styrer har sett på. I tillegg kan det være nødvendig med justeringer basert på løpende erfaring fra eksisterende prosesser.

Tips: Lag gjerne årshjul og sett opp tidspunkt for når de ulike områdene skal gjennomgås i løpet av året. Det sikrer styret kontroll og forutberegnelighet for de som skal rapportere.

Hva er compliance?

Compliance er nok et fremmedord som vi jurister gjerne liker å slenge rundt oss. Kort fortalt betyr det å være compliant at du etterlever de lover og regler som gjelder.

Hvilke lover og regler som gjelder for ditt selskap, beror på hvilken virksomhet selskapet driver. Men det er noen regler som gjelder uavhengig av typen virksomhet. Alle aksjeselskap i Norge er underlagt aksjeloven og er pålagt å avholde årlig generalforsamling for å behandle årsregnskapet. Selve årsregnskapet må utarbeides i henhold til regnskapsloven.

Tips: Med Lexolve kan du ordne dokumentene til generalforsamling på noen få minutter.

Har du ansatte må du blant annet følge arbeidsmiljøloven og de rapporteringsforpliktelser som gjelder for ansatte. Er selskapet mva-pliktig må du beregne og rapportere på merverdiavgift.