Styreprotokoll: Gratis mal og prosesshjelp med Lexolve

Hva er styreprotokoll?

Styreprotokoll er et av selskapets viktigste og hyppigst brukte dokumenter.

📖 Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser i Lexolve

Om Lexolve: En moderne juridisk avdeling

Lexolve er en alt-i-ett plattform hvor du sparer tid og penger på å:

• Lage og inngå avtaler
• Utføre selskapsendringer
• Håndterer alt personell

Lag, inngå og signer avtaler digitalt, få påminnelser og chat med jurist når du har behov for avklaringer.

Styreprotokoll er et referat fra styremøtet. Det følger en rekke lovkrav til hvordan en styreprotokoll skal utformes. Det må avholdes minst ett styremøte i året. I dette møtet skal selskapets årsregnskap behandles.

De fleste selskapene avholder flere styremøter løpende gjennom året. I praksis ser vi at hyppigheten på styremøter varierer veldig avhengig av hvor aktiv del av driften styret er.

📖 Les mer om: Styrets plikter: Praktisk guide til styrearbeid i 2024

Hvor lenge må du oppbevare en styreprotokoll?

En styreprotokoll må oppbevares i hele selskapets levetid. Det er derfor viktig å sørge for at protokollen oppbevares på en måte som gjør at den faktisk kan oppbevares i hele selskapets levetid. Det følger av aksjeloven at styreprotokollen skal oppbevares på “betryggende måte”. I dette ligger blant annet at dokumentasjonen skal være sikret mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap. Dokumentasjonen skal være i lesbar form, noe som betyr at det må være et skriftlig dokument, det er ikke tilstrekkelig med lyd- eller videoopptak.

Hva skal en mal for styreprotokoll inneholde?

Uavhengig av behandlingsform må det utformes protokoll fra styremøtene.

Protokollen skal i tillegg til å si noe om saken som ble behandlet og utfallet av denne, også ta for seg selve behandlingsmåten, hvem som deltok, tid og sted for behandlingen, eventuelle stemmer for og imot dersom ikke alle var enige.

Dersom man som styremedlem er uenig i en beslutning som fattes i styret er det viktig å sørge for å få protokollført at man er uenig og gjerne også hvorfor. Dette vil kunne ha noe å si ved vurderingen av styreansvar i en eventuelt etterfølgende sak.

Hva sier aksjeloven om styreprotokoll?

Kan vi bruke en mal for protokoll fra styremøte?

Det er ingenting i veien for å bruke en standard mal for protokoll fra styremøte. Det som er viktig er å være sikker på at malen oppfyller lovens formkrav. I tillegg er det viktig å sørge for at malen tilpasses den aktuelle saken som skal behandles.

Styreprotokollene er dokumentasjonen på at en sak er behandlet i styret og skal oppbevares i hele selskapets levetid.

Det er derfor sannsynlig at tidligere protokoller vil bli lest igjen på et senere tidspunkt.

Den kan enten være i forbindelse med en selskapsgjennomgang eller en eventuell styresak, eller en mer uformell sjekk av hva styret har diskutert og vedtatt.

Hvordan skrives protokoll fra styremøte?

Før et styremøte skal avholdes, er det gjerne satt opp en agenda over hvilke saker som skal behandles på møtet. Det kan også være sendt ut informasjon eller dokumentasjon i forkant som styremedlemmene skal sette seg inn i før selve møtet. Med denne agenden har du allerede utgangspunktet for selve styremøteprotokollen. Setter du opp et skall for styremøteprotokollen før selve møtet avholdes, er det enklere å fylle ut referatet i selve møtet etterhvert som de ulike sakene diskuteres.

Det er nokså vanlig at daglig leder, en styresekretær eller en annen person gis ansvaret for å utarbeide en styreprotokoll.

Hvem skal signere styreprotokollen?

Styreprotokollen skal signeres av alle styremedlemmene som deltok i styrebehandlingen.

Aksjeloven åpner imidlertid for at det kan velges to styremedlemmer som signerer på vegne av styret, såfremt styret har minst fem medlemmer og styrebehandlingen har skjedd ved styremøte. I så fall skal kopi av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.

📖 Les mer om: Krav til styremedlemmer i 2024: En praktisk innføring