Hvem har signaturrett i et aksjeselskap?

Etter aksjeloven er det styret i fellesskap som har signaturrett i et aksjeselskap og som “tegner dets firma”. Det betyr at når det samlede styret signerer, så signerer styret som det var selskapet. Men det fordrer som nevnt at hele styret signerer. Det er ikke særlig praktisk i de tilfellene styret består av flere styremedlemmer.

Aksjeloven åpner imidlertid for at styret kan delegere signeringsretten. Det er nokså vanlig at styret delegerer signeringsretten til en eller flere styremedlemmer alene eller i fellesskap. Typisk styrets leder alene, eller to styremedlemmer i fellesskap.

I saker som inngår i daglig leders rolle og ansvarsområde, kan daglig leder signere på vegne av selskapet. Hva som ligger innenfor daglig leders ansvarsområde, beror på en konkret vurdering.

📖 Les mer om: Daglig leders rolle og ansvarsområde

Hvordan vet jeg hvem som kan signere på vegne av et selskap?

Skal du inngå en avtale med et selskap kan det være fornuftig å finne ut hvem som kan signere på vegne av selskapet før du inngår avtalen. Da er du sikker på at avtalen er bindende for selskapet.

Inngås avtalen som ledd i selskapets alminnelige drift er det normalt daglig leder som har fullmakt til å signere. For andre avtaler, eller er du usikker på om avtalen inngås som ledd i selskapets alminnelige drift, kan det være lurt å gjøre noen undersøkelser.

Et alternativ er å be om fullmakt. Den som signerer må da innhente fullmakt fra styret i selskapet om at vedkommende har fullmakt til å signere på vegne av selskapet i saken det gjelder. Dette vil i mange tilfeller være lite praktisk og unødvendig komplisert.

Alle aksjeselskaper er nemlig forpliktet til å registrere hvem som kan signere på vegne av selskapet. Det finner du informasjon om på Foretaksregisterets sider.

Søk opp det aktuelle selskapet, så ser du hvem som kan signere på vegne av et selskap.

Hvordan endrer jeg signaturrett i aksjeselskapet?

Signaturretten i et aksjeselskap er normalt sett lagt til en rolle og ikke en konkret person. Det kan typisk være at signaturretten er tillagt styrets leder, eller to styremedlemmer i fellesskap. Det betyr at en ved en endring av styret til signaturretten automatisk overføres til det nye styret. Er signaturrett tillagt en konkret person må det endres dersom signaturretten skal opphøre eller endres.

Hvordan du går frem for å endre signaturrett, beror på hvordan du har registrert signaturretten i selskapet. Dersom det fremgår av vedtektene hvem som skal signere på vegne av selskapet, må en endring av signaturrett håndteres som en vedtektsendring. Det betyr at styret normalt fremlegger et forslag om endring av selskapets vedtekter for generalforsamlingen.

Generalforsamlingen må godkjenne forslaget med ⅔ dels flertall for at vedtektsendringen skal være gyldig. Deretter må vedtektsendringen meldes til Foretaksregisteret (Brønnøysund).

Har du ikke regulert signaturrett i vedtektene kan styret gjennom et styrevedtak endre signaturretten. For at styrevedtaket skal være gyldig må det være besluttet med alminnelig flertallskrav, så fremt ikke strengere krav følger av vedtektene. Det betyr at flertallet av de styremedlemmer som deltar i behandlingen av en sak, har stemt for.

Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for. De som har stemt for et forslag som innebærer en endring, må likevel alltid utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer.

Hvordan kan jeg effektivisere virksomhet med digital signering?

Lag dokumentet, skriv det ut, signer det selv, innhent signatur fra andre, scan dokumentet, lagre dokumentet digitalt og håndter det originale dokumentet. Slik var min arbeidsprosess da jeg startet som advokatfullmektig. Heldigvis finnes det nå en enklere løsning, nemlig digital signering. Hvorfor er det en fordel? Jo, nettopp for å slippe den prosessen jeg nevnte innledningsvis. Med elektronisk signering (signering online) kan du lage dokumentet, sende det til signering digitalt (e-signering) og lagre digitalt.

• Digital signering er enklere: Du slipper å skrive ut dokumentet du skal signere, og kan signere samtidig som du lager et dokument. Er det andre som lager dokumentet vil du få en link og kan signere enkelt elektronisk.
• Digital signering er nåtiden: Fysisk signering hører fortiden til. De fleste offentlige etater og institusjoner har gått over til digital signering.
• Digital signering er mer effektivt: Det går raskere å innhente signatur fra andre som også skal signere og du har bedre kontroll på hvem som har signert og hvem som ikke har signert slik at hele signeringsprosessen kan gjennomføres mer effektivt
• Digital signering får deg til å fremstå mer profesjonell: De fleste forventer å signere digitalt. Som leder i et selskap sender du sannsynligvis avtaler til både kunder og samarbeidspartnerne, protokoller til styremedlemmer og aksjonærer og avtaler til ansatte. Du fremstår mer profesjonell i alle disse relasjonene om du benytter digital signering.
• Digital signering er sikrere: Med digital signering verifiseres den som signerer automatisk som ledd i signering. Tidligere måtte selve verifiseringen skje manuelt i forbindelse med signering ved at den som skulle signere enten måtte verifisere seg med legitimasjon og fysisk oppmøte, eller ved å fremlegge kopi av legitimasjon som var stemplet av typisk en advokat/revisor eller andre med lovmessig kompetanse til verifisere identitet. I tillegg vil digital signering tidfeste og sikre dokumentinnholdet bedre enn ved fysiske dokumenter.
• Digital signering er mer miljøvennlig: Dette punktet er vel selvforklarende. Mindre papir er bra for miljøet.

Kan jeg signere selskapsprotokoller elektronisk?

Ja, du kan signere selskapsprotokoller elektronisk eller digitalt. Aksjeloven er teknologinøytral, noe som betyr at du selv kan velge om du vil signere selskapsdokumenter fysisk på papir eller elektronisk.

Per dagens dato er det ingen krav til den digitale signeringen, men aksjeloven åpner for at det vil kunne komme regler om sikkerhetsnivå for signatur. Det eneste kravet som gjelder i dag er at dokumentasjon skal “utarbeides og oppbevares på betryggende måte”. I dette ligger bl.a. at dokumentasjonen skal være sikret mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap. Kravet skal også ivareta behovet for notoritet, aktørenes mulighet for signering på en hensiktsmessig måte og videreformidling av dokumentasjon.

Kan jeg bruke digital signering med utenlandsk kontraktspart?

Ja, det er ingenting i veien for å benytte digital signering med en utenlandsk kontraktspart. Flere norske aktører tilbyr signeringsløsninger som også fungerer i utlandet. Det kan for eksempel være signering via e-post.