Innkalling til generalforsamling: Regler og mal

Hvilke krav gjelder for innkalling til generalforsamling

Innkallingen må følge lovkravene i aksjeloven § 5-10. Dersom innkallingen mangler helt, blir generalforsamlingen ugyldig, mens en mangelfull innkalling kan føre til at vedtakene kjennes ugyldige. Innkallingen skal alltid være skriftlig, angi tid og sted for møtet, og sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse.

📌 Les mer: Generalforsamling: En komplett guide

Du kan sende innkallingen på e-post dersom adressen er registrert i aksjeeierboken, og selskapet kan normalt forholde seg til de opplysningene som står der.

📌 Les mer: Ugyldig generalforsamling

Hvilke frister gjelder

Etter aksjeloven § 5-10 andre ledd skal innkallingen sendes minst én uke før møtet finner sted. Vedtektene kan fastsette lengre frist, men aldri kortere. For allmennaksjeselskaper er fristen to uker.

💡 Send gjerne innkallingen tidligere enn lovens minimumsfrist hvis du vet at enkelte aksjonærer har behov for tid til å forberede seg.

Det skaper bedre forutsigbarhet og reduserer risiko for innsigelser.

Hva må innkallingen inneholde?

Innkallingen må gi aksjonærene reell mulighet til å forstå hvilke saker som skal behandles. Den må inneholde:

• Tidspunkt og sted for møtet
• Møteform (fysisk eller digitalt)
• Oversikt over sakene som skal behandles
• Fremgangsmåte for eventuell forhåndsstemming

Forslag om vedtektsendringer må gjengis i innkallingen i sin helhet. Punktet “Eventuelt” er ikke konkret nok, og slike saker kan derfor ikke behandles uten samtykke fra alle aksjonærer.

Elektronisk innkalling og digitale møter

Aksjeloven åpner for elektronisk innkalling så lenge aksjonærenes identitet og deltakelse kan bekreftes på en betryggende måte.

Det betyr at innkallingen kan sendes på e-post eller gjennom digitale løsninger, forutsatt at adressene er registrert og systemet sikrer autentisering.

Dersom generalforsamlingen holdes digitalt, må styret sørge for at systemene gjør det mulig å dokumentere hvem som deltar og stemmer.

💡 Bruk samme kanal til både innkalling og dokumentdeling. Det forenkler prosessen og sikrer at alle aksjonærer får lik informasjon.

📌 Les mer: Digital generalforsamling

Hva skjer ved ugyldig innkalling

Dersom innkallingen mangler, er møtet ugyldig. Hvis innkallingen er mangelfull, for eksempel fordi fristen ikke er overholdt eller saker ikke er oppført, kan vedtakene bli kjent ugyldige i ettertid.

Dette kan få store konsekvenser dersom møtet gjaldt kapitalforhøyelse, styrevalg eller godkjenning av årsregnskap.

📌 Les mer: Ugyldig generalforsamling

Innkalling til ekstraordinær generalforsamling

Styret skal også kalle inn til ekstraordinær generalforsamling når revisor eller aksjeeiere som representerer minst én tidel av aksjekapitalen skriftlig krever det, jf. aksjeloven § 5-6 andre ledd.

Dersom styret ikke oppfyller sin plikt, kan tingretten pålegge at generalforsamlingen innkalles, jf. § 5-9 andre ledd.

Rettspraksis viser at domstolene håndhever dette strengt, som i HR-2013-1454-U, hvor tingretten ble pålagt å innkalle fordi styret unnlot å gjøre det. Denne avgjørelsen understreker at formelle krav ikke er valgfrie.

Slik sikrer du korrekt innkalling

En trygg og lovlig prosess starter med riktig mal og systemstøtte. Lexolve hjelper deg generere innkallingen automatisk, fyller ut datoer og saksliste riktig og sørger for at alt sendes i tide.

Systemet legger også opp til videre dokumentasjon slik at generalforsamlingen gjennomføres korrekt fra start til slutt.

→ Lag korrekt innkalling til generalforsamling i Lexolve