Generalforsamlingsprotokoll: Krav og gratis mal

Hva er en protokoll fra generalforsamling og hvorfor kreves det?

Aksjeloven § 5-16 stiller tydelige krav til at det føres protokoll fra alle generalforsamlinger. Formålet er å sikre en etterprøvbar oversikt over beslutningene som tas, og hindre tvil i ettertid om hva som faktisk ble vedtatt.
Protokollen er det juridiske beviset for at møtet ble avholdt lovlig, og at vedtakene ble fattet med riktig flertall.

Mangelfull protokoll kan skape usikkerhet om beslutningenes gyldighet og i verste fall føre til ugyldighet.

📌 Lær mer i Komplett guide til generalforsamling

📌 Les mer: Ugyldig generalforsamling

Hvilke opplysninger skal protokollen inneholde?

Protokollen skal inneholde all informasjon som viser at generalforsamlingen er lovlig gjennomført. Etter aksjeloven § 5-16 skal den minst angi:

– Tid, sted og møteform for generalforsamlingen
– Sakene som ble behandlet og vedtak som ble fattet
– Resultatet av stemmegivning, inkludert antall stemmer for og mot
– Oppmøtefortegnelse over hvem som deltok selv eller ved fullmektig
– Signaturer fra møtelederen og minst én annen deltaker valgt av generalforsamlingen

💡 Hvis generalforsamlingen gjelder vedtektsendring, bør protokollen vise hvor mange stemmer som ble avgitt, hvilken andel av aksjekapitalen som deltok, og at to tredjedels flertall ble oppnådd.

📌 Les mer: Innkalling til generalforsamling

Hvem signerer protokollen

Det er møtelederen som har hovedansvaret for at det føres protokoll, og at den signeres korrekt.
Etter loven skal protokollen signeres av møtelederen og minst én annen person valgt av generalforsamlingen blant de som deltar.
I allmennaksjeselskaper (ASA) skal i tillegg en representant for aksjonærene signere.

💡 I Lexolve kan du signere generalforsamlinsprotokollen med digital signatur som oppfyller lovens krav og sikrer sporbarhet og etterprøvbarhet i signeringsprosessen.

Hvordan oppbevare og dele protokollen

Protokollen skal oppbevares hele selskapets levetid og være tilgjengelig for aksjonærene.
Den skal lagres på en trygg og varig måte slik at den kan hentes frem ved behov – for eksempel i forbindelse med revisjon, due diligence eller tvister.

Manglende oppbevaring av protokollen kan gjøre det vanskelig å bevise at generalforsamlingen ble gjennomført korrekt, særlig ved uenighet mellom aksjonærer eller spørsmål om stemmegivning.

💡 Lexolve lagrer automatisk protokollen digitalt og sørger for sikker arkivering som oppfyller lovens krav til oppbevaring og tilgjengelighet.

Eksempel på hvordan en protokoll skal se ut

Ved et vedtak om vedtektsendring bør protokollen vise at riktig flertall er oppnådd. For eksempel:

«Vedtak: Styret foreslo å endre § 4 i vedtektene om selskapets formål. Forslaget ble vedtatt med 8 stemmer for og 1 mot, tilsvarende 88,9 % av aksjekapitalen. Kravet om to tredjedels flertall ble dermed oppfylt.»

Denne typen presis formulering gjør det enkelt å dokumentere at vedtaket oppfyller lovens flertallskrav og at møteleder har håndtert saken korrekt.

📌 Les mer: Digital generalforsamling

Slik gjør du det i Lexolve

Lexolve hjelper deg føre protokollen automatisk.

Du svarer på noen enkle spørsmål om møtet, så genereres dokumentet med riktig struktur og innhold i henhold til aksjeloven.
Systemet legger inn deltakere, stemmetall, vedtak og oppmøtefortegnelse – og sender alt til signering.

→ Lag generalforsamlingsprotokoll automatisk i Lexolve