Tre tips til en god offboarding av ansatte

Enten den ansatte slutter selv eller blir sagt opp, er det viktig å sørge for en ryddig prosess ved off-boardingen av den ansatte. Selv om den ansatte slutter betyr ikke det at forholdet mellom den ansatte og selskapet er over. Den ansatte kan fortsatt være en god ambassadør for selskapet - hvis selskapet håndterer avslutningen og følger opp på en god måte. Det krever en god plan og god kommunikasjon.

1) Legg en plan

Prosessen for avvikling av arbeidsforhold involverer normalt flere personer i selskapet, og planlegging og koordinering er viktig! Hvem skal følge opp hva når? Nærmeste leder er normalt den som holder det praktiske rundt opphøret. I tillegg må kanskje ressurser fra regnskap, eventuelt HR og/eller IT, involveres og det er mange praktiske forhold å huske på. Da er det viktig å ha en oversiktlig og skriftlig prosess slik at alle vet hva de skal gjøre når. Med Lexolve får du varsel når et arbeidsforhold nærmer seg slutten, dersom det er fastsatt en sluttdato i avtalen. Vi har også laget en standard plan som kan benyttes som utgangspunkt, og som enkelt kan tilpasses de konkrete forholdene ved hvert opphør. Med denne planen får du også et offboardingdokument som den ansatte skal fylle ut og mal for attest.

2) Sørg for god kommunikasjon

God kommunikasjon er en nøkkel! Sørg for å avholde en sluttsamtale med den ansatte som skal slutte - det kan gi deg verdifull innsikt. I tillegg er det viktig å tenke på hvordan avslutning av et arbeidsforhold påvirker de ansatte som blir igjen. Informer andre ansatte i selskapet og sørg for at de får tilstrekkelig informasjon om opphør av arbeidsforholdet og får en god avskjed med den ansatte som slutter. Det er positivt for de ansatte som blir igjen å se at selskapet tar godt vare på ansatte som slutter.

Husk også å informere kunder eller andre samarbeidspartnere som den ansatte har jobbet med. Gi beskjed i god tid og sørg for en god overføring av kundeforholdet til andre ansatte.

3) Når en dør lukkes åpnes en ny

Se på avslutningen som en mulighet. Det er kanskje en mulighet for selskapet til å få inn andre ressurser, eller tenke litt nytt rundt sammensetningen av arbeidsoppgaver/roller.

Selv om forholdet mellom den ansatte og selskapet formelt sett er over, kan det fortsette i en annen form. Selskapet bygger løpende relasjoner med sine ansatte, kunder og andre samarbeidspartnere. Disse relasjonene vil kunne være en av selskapets beste ambassadører, også etter at den formelle relasjonen er over, hvis selskapet klarer å pleie relasjonen. Lag en plan for oppfølgning av tidligere ansatte og bygg selskapets nettverk og ambassadører.