Drøftelsesmøte: Slik gjør du det | Lexolve

Drøftelsesmøte: Slik gjør du det

Drøftelsesmøtet er en sentral del av oppsigelsesprosessen. Den sørger for at arbeidsgiver tar beslutning på riktig grunnlag. Vi forklarer hvordan du bør gjøre det.

Heidi team lexolve
Heidi Daaland

Juridisk ansvarlig

Lang erfaring som forretningsadvokat i arbeids-, selskaps og kontraktsrett.

Sist oppdatert 22. mai 2024

Drøftelsesmøte i kalenderen, kl. 11-12
NyhetsbrevFå nyhetsbrevKontakt ossBe om å bli kontaktet

Innhold

  • Hva er et drøftelsesmøte?
  • Hva er formålet med drøftelsesmøtet?
  • Hvordan bør det innkalles til drøftelsesmøte?
  • Hvordan bør du gjennomføre et drøftelsesmøte?
  • Hva skjer etter drøftelsesmøtet er avholdt?

Om Lexolve: En moderne juridisk avdeling

Lexolve er en alt-i-ett plattform hvor du sparer tid og penger på å lage avtaler, utføre selskapsendringer og håndterer personell. Lag, inngå og signer avtaler digitalt, få påminnelser og chat med jurist ved behov.

Hva er et drøftelsesmøte?

Et drøftelsesmøte er en viktig del av oppsigelsesprosessen av en ansatt.

Du skal alltid så langt det er praktisk mulig drøfte spørsmålet om oppsigelse med den ansatte før du gjør en beslutning om oppsigelse. Et slikt møte kalles drøftelsesmøte, og er et møte mellom deg som arbeidsgiver og den ansatte. Under et drøftelsesmøte får arbeidsgiver og arbeidstaker anledning til å diskutere grunnlaget for den foreslåtte oppsigelsen.

Som hovedregel er det kun dersom arbeidstaker ikke ønsker det du kan la være.

Et drøftelsesmøte gir arbeidstakeren mulighet til å komme med sine synspunkter og eventuelle motargumenter, samt å fremlegge relevante dokumenter eller bevis.

For å gjennomføre et effektivt drøftelsesmøte, bør arbeidsgiver sørge for god forberedelse, inkludert innsamling av alle relevante fakta og dokumentasjon.

📖 Les mer om: Oppsigelse i 2024: Alt du som arbeidsgiver trenger vite

Hva er formålet med drøftelsesmøtet?

Formålet med drøftelsesmøtet er å få alle relevante fakta på bordet. Det er viktig å være tydelig på årsakene til oppsigelsen, samt å gi arbeidstakeren tilstrekkelig tid og rom til å uttrykke sine synspunkter. En god gjennomføring innebærer å vise respekt og forståelse, samt å sikre at møtet foregår i en konstruktiv og rolig atmosfære.

Dette kan bidra til å redusere konfliktnivået og legge grunnlaget for en rettferdig prosess.

Hvordan bør det innkalles til drøftelsesmøte?

Du bør av bevishensyn sende en skriftlig innkalling til drøftelsesmøte til den ansatte. Den ansatte bør få en rimelig frist fra innkallingen til avholdelse av møte.

Dere kan begge ha med rådgivere, og ofte vil den ansatte ha med seg en tillitsvalgt eller en advokat. Formålet med møtet er å sørge for at du som  arbeidsgiver har alle fakta som er relevante for å fatte beslutning om oppsigelsen på bordet. Det er derfor viktig at beslutning om oppsigelse ikke allerede er tatt før drøftelsesmøte er avholdt. Du som arbeidsgiver må være åpen for at  opplysningene som kommer frem i møtet gjør at du ikke vil gi oppsigelse likevel. Det bør ikke virke som du allerede har bestemt deg for oppsigelse før eller i drøftelsesmøtet.

Hjelp til å skrive innkalling og protokoll fra drøftelsesmøte får du også i Lexolve.

📖 Les mer om: Mal for oppsigelse av arbeidsforhold: Få hjelp til hele prosessen i Lexolve

Hvordan bør du gjennomføre et drøftelsesmøte?

Gjennomfør møtet som en åpen samtale, men ta notater.

Både drøftelsesmøter som gjelder vurdering av oppsigelse som skyldes den ansatte og oppsigelser som skyldes forhold selskapet har ansvar for kan oppleves tunge både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Både du som arbeidsgiver og den ansatte bør derfor ha med seg en rådgiver i møtet, som kan være der som støtte, og gjerne ta notater til protokoll og stille spørsmål.

Som arbeidsgiver åpner du møtet og forklarer bakgrunnen for hvorfor dere har dette møtet og hva som vil skje. Det er naturlig at du først redegjør for bakgrunnen for hvorfor du vurderer oppsigelse. Den ansatte kan gi sine innspill underveis eller tilslutt, og få anledning til å legge frem forhold på sin side som den ansatte mener bør hensytas. Er det uenigheter om faktum bør dere protokollere det.

Er det drøftelsesmøte i forbindelse med en nedbemanning må du forklare hvorfor det er saklig å nedbemanne, hvorfor kriteriene utvelgelsen av ansatte er saklig og hvordan du vurderer den ansatte opp mot disse kriteriene. I tillegg må du si om de vurderinger som er gjort med hensyn til plikten til å tilby "annet passende arbeid" i virksomheten.

Har den ansatte med advokat så bør du være forberedt for at denne vil stille en del spørsmål rundt sakligheten i begrunnelsen din. Sjekk vår sjekkliste til hvordan du sier opp ansatte riktig, så skal du være forberedt til møtet.

📖 Les mer om: Mal for oppsigelse av arbeidsforhold: Få hjelp til hele prosessen i Lexolve

Når dere er ferdig med drøftelsene bør du snarest mulig skrive ut en protokoll og sende den til den ansatte for kommentarer og underskrift. Det er ingen spesielle krav til hva som skal stå i selve protokollen, men vi anbefaler å dekke hovedpunktene i begrunnelsen og den ansattes innspill.

Hva skjer etter drøftelsesmøtet er avholdt?

Etter drøftelsesmøtet kan du gjøre en beslutning om oppsigelse

Først etter drøftelsesmøtet kan du gjøre endelig beslutning om oppsigelse dersom du mener du fortsatt har oppsigelsesgrunn. Om det gjaldt oppsigelse som skyldes den ansatte og du ble i tvil, kan du vurdere om det i stedet skal gis advarsel og veiledning som du deretter følger tett opp med den ansatte. Om forholdet ikke forbedrer seg etter litt tid kan du kalle inn til drøftelsesmøte på nytt.

Beslutter du deg for å gi oppsigelse så må du lage en formriktig oppsigelse og gi denne skriftlig til den ansatte.  Det er strenge krav til hva en oppsigelse skal inneholde og hvordan den skal gis. Den skal være skriftlig, leveres personlig eller rekommandert og inneholde en rekke obligatoriske opplysninger.

Lexolve hjelper deg være en ryddig arbeidsgiver

Dashboard HR og arbeidsliv

Lexolve gjør det enkelt å være arbeidsgiver. Inngå avtaler og hold oversikt over alt personell i samme plattform i vår HR & Arbeidsliv modul.

NyhetsbrevFå nyhetsbrevKontakt ossBe om å bli kontaktet