Nedbemanning: Digital veiviser

Juristens 10 råd om nedbemanning

Om Lexolve: En moderne juridisk avdeling

Lexolve er en alt-i-ett plattform hvor du sparer tid og penger på å:

• Lage og inngå avtaler
• Utføre selskapsendringer
• Håndterer alt personell

Lag, inngå og signer avtaler digitalt, få påminnelser og chat med jurist når du har behov for avklaringer.

Finn ut hva som gjelder for nedbemanning i ditt selskap

Å nedbemanne vil si å si opp ansatte hvor oppsigelsen er begrunnet i forhold på selskapets side, slik som behov for å redusere kostnader. For å nedbemanne må må begrunnelsen være saklig, bygge på et korrekt faktisk grunnlag, og du må gjøre en saklig utvelgelse av hvilke ansatte du vurderer å si opp.

Dokumenter behovet for nedbemanning

Som arbeidsgiver må du kunne dokumentere et bedriftsøkonomisk behov som rettferdiggjør nedbemanning, og en slik vurdering bør gjøres i styret.

Start med å lage en oversikt over selskapets økonomiske situasjon og fremtidige budsjett. Vurder hvilke kostnader som kan kuttes. Vis alltid hvilke andre kostnader som er kuttet eller vurdert kuttet før du ser på oppsigelser.

Dokumenter vurderingen skriftlig før den behandles i styret. Domstolene er ofte tilbakeholdne med å overprøve bedriftens økonomiske vurdering, men krever at du kan vise til en grundig analyse.

Vurder om du har annet passende arbeid å tilby de som vurderes nedbemannet. Dette gjelder også arbeid i andre deler av konsernet hvis selskapet er en del av et konsern. En oppsigelse er ikke saklig hvis det finnes annet passende arbeid tilgjengelig.

Sett opp en plan for nedbemanningen

Start nedbemanning med å lage en detaljert plan for alle steg i prosessen, slik som involverte og hvordan det skal utføres, fra avholdelse av drøftelsesmøte med tillittsvalgte, informasjon til de ansatte, avholdelse av drøftelsesmøter og når det skal gis oppsigelser. Det kan være lurt å ha juridisk rådgivning tilgjengelig - i Lexolve kan du alltid spørre jurist om hjelp i chatten.

Sett saklige utvelgelseskriterier for nedbemanning

Når nedbemanning er besluttet skal du velge kretsen av ansatte som det skal velges mellom når nedbemanning skal besluttes. Det skal foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper nedbemanningen medfører for den enkelte ansatte.

Utgangspunktet er at hele virksomheten må ses under ett når det setter utvelgelseskrets. Det vil si at utvelgelsen av hvilke ansatte som skal sies opp må omfatte hele virksomheten. I konkrete tilfeller kan utvelgelseskretsen begrenses til deler av virksomheten (for eksempel en avdeling) der det er en saklig grunn for å foreta en slik begrensning.

Når du har satt opp utvelgelseskretsen er neste steg å beslutte hvilke ansatte innen denne kretsen som skal sies opp. Denne beslutningen må foretas basert på et sett med saklige utvelgelseskriterier. De vanligste utvelgelseskriteriene er en kombinasjon av ansiennitet, kvalifikasjoner og sosiale hensyn. Sosiale hensyn omfatter de konsekvensene oppsigelsen får for den enkelte ansatte som vurderes sagt opp.

Hvem har fortrinnsrett ved nedbemanning?

Ved nedbemanning har ansatte som blir sagt opp fortrinnsrett til nye stillinger i selskapet, eller andre selskap i konsernet. Det betyr at dersom den ansatte blir sagt opp på grunn av nedbemanning, og selskapet deretter skal ansette igjen, har den oppsagte medarbeideren fortrinnsrett til den ledige stillingen. Vilkårene for at fortrinnsretten skal gjelde er at den ansatte er kvalifisert for stillingen, vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder i de to siste år før nedbemanningen, og selskapet skal ansette innen ett år fra oppsigelsesfristens utløp.

Hva er tillitsvalgtes rolle i en nedbemanning?

Dersom de ansatte har tillitsvalgt, må oppsigelsene drøftes med vedkommende før de kan utstedes. Dersom selskapet ikke har tillitsvalgte og du skal si opp flere ansatte, må du be de ansatte om å velge en eller flere som skal representere dem under nedbemanningsprosessen. Det bør utarbeides protokoller fra disse møtene.

Er det informasjonskrav ved nedbemanning?

Samtlige ansatte bør informeres om situasjonen selskapet står i og at det vil bli igangsatt en nedbemanningsprosess.

Hvordan gjennomfører du drøftelsesmøter i nedbemanning?

Etter at det er foretatt en utvelgelse av ansatte skal det avholdes individuelle drøftelsesmøter. Det bør foreligger referat fra disse møtene.

Kan permitterte ansatte nedbemannes?

Ja. Permittering er et midlertidig opphør av arbeidsplikten på grunn av en uventet hendelse hos arbeidsgiver. Går den uventede hendelsen over til å bli permanent, kan ikke arbeisdgiver lengre bruke permittering som grunnlag, da skal det nedbemannes. Ansatte som er permittert kan dermed bli sagt opp fra sin stilling på grunn av nedbemanning.

En permittert ansatt som blir sagt opp, skal gå tilbake til arbeidet i oppsigelsestiden og motta lønn som normalt så lenge oppsigelsesperioden løper.

Kan sykmeldte ansatte nedbemannes?

Ja. Er oppsigelsen begrunnet i nedbemanning kan en sykmeldt ansatt bli sagt opp. Det er viktig at du som arbeidsgiver kan dokumentere at oppsigelsen faktisk skyldes nedbemanning og ikke sykdom, og har tilstrekkelig dokumentasjon på det. En ansatt som er sykmeldt, er vernet fra å bli sagt opp på grunn av sykdommen de første 12 månedene av sykefraværet. Det betyr kun at den ansatte ikke kan bli sagt opp med begrunnelse i sykdommen.

Kan ansatte i prøvetid nedbemannes?

Ja. Det er fullt mulig å si opp ansatte i prøvetid begrunnet i at selskapet må nedbemanne.

Normalt sett vil et selskap være i en økonomisk utfordrende tid over en viss periode før de går til det steget å nedbemanne ansatte. Ansettelsesstopp er gjerne iverksatt en god stund før nedbemanning. Men det finnes tilfeller hvor ansettelsen skjer lang til før selve oppstarten, eller at det skjer en uventet hendelse som gjør at nedbemanning må skje relativt raskt. Da kan det bli aktuelt å si opp ansatte i prøvetid.

Blir det aktuelt for et selskap å nedbemanne, står ansatte i prøvetid i en særlig utsatt posisjon. Ansatte i prøvetid vil da sannsynligvis ha kortest ansiennitet i selskapet, så dersom ansiennitet er et av kriteriene ved utvelgelse av hvilke ansatte som skal nedbemannes, kan ansatte i prøvetid måtte gå.