Aksjeeierbok: Oppfyll kravene med elektronisk aksjeeierbok

Hva er en aksjeeierbok?

Aksjeeierbok er en fortegnelse over alle aksjeeierne i selskapet. Alle selskap skal føre aksjeeierbok fra øyeblikket selskapet er stiftet.

📖 Les mer om: Aksjer: Overlevelsesguiden for selskapsbyggere

I aksjeeierboken skal aksjeeierne føres alfabetisk:

Private personer skal oppføres med navn, fødselsdato, digital adresse og bostedsadresse,

Juridiske personer skal ha selskapsnavn, organisasjonsnummer eller liknende ID nummer, digital adresse, forretningsadresse og eventuelt postadresse.

For hver aksjeeier skal det angis antall aksjer og nummer på aksjene, og har selskapet flere aksjeklasser, skal det angis hvilken klasse aksjene tilhører.

📖 Les mer om: Aksjeklasser: Unntak fra likebehandling av aksjonærer

Aksjeeierbok eksempel på alfabetisk oppføring av aksjeeiere

Hva innebærer kravet til at aksjeeierboken er offentlig?

Kravet til offentlig aksjeeierbok betyr ikke at den må være publisert offentlig. Det er nok at alle som henvender seg til styret får innsyn i aksjeeierboken når de spør etter den.

Etter nye regler om å gi innsyn i aksjeeierboken fra 1. februar 2025 plikter selskapet å gi innsyn i aksjeeierboken innen tre virkedager fra innsynskravet ble mottatt av selskapet.

Aksjeeiernes digitale adresse, personnummer, bankkontonummer og opplysninger om transaksjoner er unntatt fra innsynsretten.

Hvordan føre aksjeeierboken elektronisk?

Det mest vanlige i dag er å føre aksjeeierboken elektronisk, og det inngår ofte som en del av produktporteføljen, som i regnskapsprogram og i tjenester som Lexolve.

En annen fordel med å føre aksjeeierboken elektronisk, er at det gjør det enklere å møte innsynskrav i aksjeeierboken. I de fleste elektroniske systemer kan du enkelt laste ned aksjeeierboken og sende den på e-post til den som ber om innsyn.

Du oppfyller også forskriftens regler om innsyn om du bruker en søkbar innlysningsløsning i aksjeeierboken. Da kan forespørsel om innsyn avvises dersom opplysningene er tilgjengelig på en nettsiden, og selskapet henviser til en lenke til denne nettsiden.

📖 Les mer om: Hvordan holde aksjeeierboken ajour i Lexolve.

I Lexolve holder du aksjeeierboken enkelt ajour

Hvilke plikter har styret rundt aksjeeierboken?

Styret skal sørge for at aksjeeierboken alltid er ajour, gi innsyn til de som ber om det innen tre virkedager, og styret skal også sørge for at aksjeeierboken er tilgjengelig på generalforsamlingen. Styret kan delegere oppgaven til andre, for eksempel regnskapsfører eller daglig leder.

Hvor ofte skal aksjeeierboka oppdateres?

Når en ny eier har meldt og godtgjort sitt erverv av en aksje, plikter selskapet uten opphold å innføre den nye eieren i aksjeeierboken og angi dagen for innføringen. Blir selskapet på annen måte kjent med at en aksje er overdratt, skal dette anmerkes i aksjeeierboken, så vidt mulig med opplysning om erververens navn og adresse.

Selskapet skal oppbevare opplysninger om tidligere aksjeeiere i minst ti år.

Aksjesalg skal uten opphold innføres i aksjeeierboken

Hvilke opplysninger i aksjeboka skal det gis innsyn i?

Det skal det gis innsyn i aksjeeierboken slik den var på det tidspunktet kravet om innsyn ble mottatt av selskapet:

For aksjeeiere som er privatpersoner skal det gis innsyn i navn, adresse, antall aksjer, aksjeklasse og aksjenummer.

For juridiske personer skal det gis innsyn i selskapsnavn, organisasjonsnummer eller liknende ID nummer, forretningsadresse og eventuelt postadresse, antall aksjer, aksjeklasse og aksjenummer.

Selskapet skal også opplyse om eventuelle endringer i aksjeeierboken fra dette tidspunktet og frem til innsyn gis.

Det skal ikke gis innsyn i digital adresse, personnummer, bankkontonummer og historisk informasjon.

Hvem betaler for innsyn i aksjeeierboka?

1. februar 2025 kom det nye regler om innsyn i aksjeeierboken. Mens det tidligere var slik at den som ba om innsyn måtte bære kostnadene for det, skal nå enhver kunne få gratis innsyn, og innsyn skal gis tre dager etter kravet er framsatt.

Innsyn i aksjeeierboken skal gis kostnadsfritt. Det betyr at selskapet som utgangspunkt må dekke eventuelle kostnader ved innsyn. Selskapet kan likevel kreve dekket sine utgifter til porto dersom innsyn gis via post.

Fra dette gjelder det ett unntak:

Dersom selskapet i løpet av en periode på seks måneder mottar mer enn tolv innsynskrav fra samme person, kan selskapet gi innsyn til denne personen innen ti virkedager fra det trettende innsynskravet ble mottatt av selskapet.
Innsyn skal som utgangspunkt gis per e-post.

I et slikt tilfelle kan selskapet også kreve dekket sin interne ressursbruk ved å håndtere innsynskrav utover de første tolv. Det skal faktureres per påløpte kvarter, og timesatsen skal være den timesats som fastsettes av Justis- og beredskapsdepartementet.

Hvordan skal innsyn gis i aksjeeierboka?

Opplysningene skal gis som en kopi av opplysningene per e-post. Den som ber om innsyn kan be om å få de i andre kanaler enn e-post. Selskapet kan nekte dette om det innebærer særlig ressursbruk hos selskapet, gi særlige kostnader eller innebære risiko for informasjonssikkerhet..

Det gis innsyn i aksjeeierboken slik den var på det tidspunktet kravet om innsyn ble mottatt av selskapet. Selskapet skal også opplyse om eventuelle endringer i aksjeeierboken fra dette tidspunktet og frem til innsyn gis.

Hvem kan be om innsyn?

Hvem som helst kan be om innsyn, og du kan få innsyn ved å henvende deg til selskapets styre eller på den måten det er oppgitt om på selskapets nettsider.

vOpplysningene skal gis som en kopi av opplysningene per e-post. Den som ber om innsyn kan be om å få de i andre kanaler enn e-post.

Hvordan kan Lexolve hjelpe deg med styre- og aksjonærarbeidet?

Lexolve er som å ha en juridisk rådgiver på teamet:

• Hold aksjeeierboka ajour med elektronisk aksjeeierbok
• Selskapsprosesser blir sømløse og tidsbesparende
• Unngå feil med juridisk veiledning når du lager dokumenter og avtaler

Prøv gratis