Formålet med drøftelsesmøtet er å få alle relevante fakta på bordet

Du skal alltid så langt det er praktisk mulig drøfte spørsmålet om oppsigelse med den ansatte før du gjør en beslutning. Som hovedregel er det kun dersom arbeidstaker ikke ønsker det du kan la være.

Et slikt møte kalles drøftelsesmøte, og er et møte mellom deg som arbeidsgiver og den ansatte.

Du bør av bevishensyn sende en skriftlig innkalling til drøftelsesmøte til den ansatte. Den ansatte bør få en rimelig frist fra innkallingen til avholdelse av møte.

Dere kan begge ha med rådgivere, og ofte vil den ansatte ha med seg en tillitsvalgt eller en advokat. Formålet med møtet er å sørge for at du som  arbeidsgiver har alle fakta som er relevante for å fatte beslutning om oppsigelsen på bordet. Det er derfor viktig at beslutning om oppsigelse ikke allerede er tatt før drøftelsesmøte er avholdt. Du som arbeidsgiver må være åpen for at  opplysningene som kommer frem i møtet gjør at du ikke vil gi oppsigelse likevel. Det bør ikke virke som du allerede har bestemt deg for oppsigelse før eller i drøftelsesmøtet.

Lesetips: Vurderer du å gi en ansatt avskjed? I Lexolve får du hjelp til å gjøre det riktig.

Gjennomfør møtet som en åpen samtale, men ta notater

Både drøftelsesmøter som gjelder vurdering av oppsigelse som skyldes den ansatte og oppsigelser som skyldes forhold selskapet har ansvar for kan oppleves tunge både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Både du som arbeidsgiver og den ansatte bør derfor ha med seg en rådgiver i møtet, som kan være der som støtte, og gjerne ta notater til protokoll og stille spørsmål.

Som arbeidsgiver åpner du møtet og forklarer bakgrunnen for hvorfor dere har dette møtet og hva som vil skje. Det er naturlig at du først redegjør for bakgrunnen for hvorfor du vurderer oppsigelse. Den ansatte kan gi sine innspill underveis eller tilslutt, og få anledning til å legge frem forhold på sin side som den ansatte mener bør hensytas. Er det uenigheter om faktum bør dere protokollere det.

Er det drøftelsesmøte i forbindelse med en nedbemanning må du forklare hvorfor det er saklig å nedbemanne, hvorfor kriteriene utvelgelsen av ansatte er saklig og hvordan du vurderer den ansatte opp mot disse kriteriene. I tillegg må du si om de vurderinger som er gjort med hensyn til plikten til å tilby "annet passende arbeid" i virksomheten.

Har den ansatte med advokat så bør du være forberedt for at denne vil stille en del spørsmål rundt sakligheten i begrunnelsen din. Sjekk vår sjekkliste til hvordan du sier opp ansatte riktig, så skal du være forberedt til møtet.

Lesetips: Det kan fort bli dyrt om du gjør oppsigelsen feil. Les mer om hvordan du sier opp ansatte på riktig måte.

Når dere er ferdig med drøftelsene bør du snarest mulig skrive ut en protokoll og sende den til den ansatte for kommentarer og underskrift. Det er ingen spesielle krav til hva som skal stå i selve protokollen, men vi anbefaler å dekke hovedpunktene i begrunnelsen og den ansattes innspill.

Etter drøftelsesmøtet kan du gjøre en beslutning om oppsigelse

Først etter drøftelsesmøtet kan du gjøre endelig beslutning om oppsigelse dersom du mener du fortsatt har oppsigelsesgrunn. Om det gjaldt oppsigelse som skyldes den ansatte og du ble i tvil, kan du vurdere om det i stedet skal gis advarsel og veiledning som du deretter følger tett opp med den ansatte. Om forholdet ikke forbedrer seg etter litt tid kan du kalle inn til drøftelsesmøte på nytt.

Beslutter du deg for å gi oppsigelse så må du lage en formriktig oppsigelse og gi denne skriftlig til den ansatte.  Det er strenge krav til hva en oppsigelse skal inneholde og hvordan den skal gis. Den skal være skriftlig, leveres personlig eller rekommandert og inneholde en rekke obligatoriske opplysninger.

Lesetips: Les våre anbefalinger om hvordan du kan være en ryddig arbeidsgiver i nedgangstider