Avrop | Innkjøpsordre | Call off | Purchase Order

Hva er forskjellen på avrop, innkjøpsordre, call off og purchase order?

Ingenting. Et avrop eller innkjøpsordre - og call off og purchase order på engelsk, er bare begrep som beskriver selve bestillingen som gjøres under en rammeavtale for konkrete varer eller tjenester. Det er særlig vanlig når det inngås langvarige rammeavtaler hvor innkjøpsvilkårene allerede er forhandlet frem, men hvor den enkelte leveranse må avtales fra gang til gang - eller gjøres avrop på.

📖 Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser i Lexolve

Hva må du vite om avrop (call off) og innkjøpsordre (purchase order)?

Har du inngått en rammeavtale? Da kan du bestille et oppdrag eller en leveranse under rammeavtalen ved et avrop (på engelsk: call off) eller ved en innkjøpsordre (purchase order). Både avropet og rammeavtalen kan du lage i Lexolve.

Hva er et avrop eller innkjøpsordre?

Et avrop eller en innkjøpsordre (call off eller purchase order) er en bestilling av et konkret oppdrag eller en leveranse under en rammeavtale.

Det er ulike prosesser for å inngå avtaler under en rammeavtale, og hvilken prosess som følges vil være avgjørende for hvordan et avrop eller en innkjøpsordre bør være. Det som uansett må følge av avropet eller innkjøpsordren er en forespørsel om utføring av et enkeltoppdrag eller en enkeltleveranse under en inngått rammeavtale.

Ved bruk av rammeavtaler lager du først en rammeavtale. En rammeavtale utgjør hovedvilkårene som skal gjelde for en eller flere avtaler fremover, hvor det da ikke er nødvendig å avtale disse vilkårene fra gang til gang.

Deretter gjøres det bestillinger, ofte kalt avrop, innkjøpsordre, purchase order eller en call off eller bestilling, under rammeavtalen. Denne bestillingen bekreftes av selgeren gjennom en ordrebekreftelse. Er det du som er selger kan du lage ordrebekreftelsen i Lexolve også.

📖 Les mer om: Ordrebekreftelse

Inngås avtaler med det offentlige er det egne detaljerte regler om hvordan prosessen for inngåelse av avtaleverket skal foregå, herunder hva som er et avrop og hva det skal inneholde.

Hva er det normalt å regulere i et avrop / innkjøpsordre?

Hva som skal inngå i en avropet eller innkjøpsordren beror litt på hva som følger av den tidligere dokumentasjonen som er inngått som ledd i rammeavtalen.

Det kan være rammeavtalen inneholder bestemmelser om hva som skal fremgå av et avrop og hvordan det skal inngås. Det som er viktig er at avtalene som lages henger sammen og i tilstrekkelig grad regulerer det som er nødvendig.

Avropet (call off/purchase order/innkjøpsordren) eller bestillingen må inneholde tilstrekkelig informasjon til at selgeren kan utstede en ordrebekreftelse som bekrefter hva som skal leveres.

Det er ikke uvanlig at det går noe informasjon frem og tilbake mellom kjøper i prosessen mellom avrop og endelig ordrebekreftelse for å avklare de endelige vilkårene.

Kan vi bruke standard mal for avrop eller innkjøpsordre (call off/purchase order)?

Ja. Det er anbefalt å bruke en standard mal for avrop (call off/purchase order) som utgangspunkt.

Men det er viktig at innkjøpsordren tilpasses det konkrete avtaleforholdet. Avropet må henge sammen med den rammeavtalen som ligger i bunn, og være tilstrekkelig til at selger kan utstede en ordrebekreftelse.