Ordrebekreftelse

Hva må du vite om ordrebekreftelser?

Skal du inngå flere løpende oppdrag eller avtaler med en kunde eller leverandør kan det være fornuftig å inngå en rammeavtale med tilhørende avrop (call off) og ordrebekreftelser.

Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser i Lexolve

Hva er en ordrebekreftelse?

Et ordrebekreftelse er en bekreftelse på kjøp under en rammeavtale. Det er ulike prosesser for å inngå avtaler under rammeavtaler, og hvilken prosess som følges vil være avgjørende for hva som reguleres i en ordrebekreftelse. Det som uansett skal følge av ordrebekreftelsen er en bekreftelse på at et enkeltoppdrag eller en enkeltleveranse under en rammeavtale er inngått.

Ved bruk av rammeavtaler lager du først en rammeavtale. En rammeavtale er en ramme for å inngå en eller flere avtaler. Deretter gjøres det bestillinger, ofte kalt avrop (call off) eller bestilling, under rammeavtalen. Denne bestillingen bekreftes av selgeren gjennom en ordrebekreftelse.

Hva er det normalt å regulere i en ordrebekreftelse?

Hva som skal inngå i en ordrebekreftelse beror litt på hva som følger av den tidligere dokumentasjonen som er inngått som ledd i rammeavtalen. Det som er viktig er at avtalene som lages henger sammen og i tilstrekkelig grad regulerer det som er nødvendig. Har dere inngått en rammeavtale og deretter fått en bestilling, kan det være fornuftig å detaljregulere i ordrebekreftelsen hva som er avtalt og hva som skal leveres.

Innledningsvis i ordrebekreftelsen er det naturlig å vise til rammeavtalen som ordrebekreftelsen tilhører og forholdet mellom ordrebekreftelsen og rammeavtalen.

Rammeavtalen sier vanligvis noe overordnet om tjenestene eller produktene som skal leveres. I selve ordrebekreftelsen spesifiseres varen eller tjenesten ytterligere. Her er det en fordel å beskrive så detaljert som mulig. Ved vurderingen av om det foreligger et brudd eller en forsinkelse tas det utgangspunkt i hva det står i avtalen at skal være levert, så dette er et viktig punkt.

Rammeavtalen sier normalt også noe overordnet om prising og håndtering av eventuelle utgifter, samt betalingsvilkår. I ordrebekreftelsen konkretiseres prisen og utgifter for det konkrete oppdraget/leveransen. I tillegg må det tas inn i ordrebekreftelsen dersom det skal være avvik fra det som er regulert i rammeavtalen hva gjelder betalingsbetingelser eller andre betingelser.

Tidspunktet for levering og eventuelle krav til leveringen bør tas inn i ordrebekreftelsen.

Kan vi bruke standard mal for ordrebekreftelse?

Det er mulig å bruke en standard mal for ordrebekreftelse som utgangspunkt. Men det er viktig at ordrebekreftelsen tilpasses det konkrete avtaleforholdet. Ordrebekreftelsen må henge sammen med den rammeavtalen som ligger i bunn, hvis ikke kan det bli avvik mellom hva som er avtalt i rammeavtalen og i ordrebekreftelsen, og det kan være vanskelig å vite hva som er avtalt. I ytterste konsekvens kan det føre til tvist mellom kontraktspartene.