Når skal du ansette fast eller midlertidig, gjøre innleie eller bruke konsulent?

Fast heltidsstilling er hovedregelen - unntak må begrunnes

Oppdatert i henhold til lovendringer i arbeidsmiljøloven av 1. januar 2023.

Skal du fylle et permanent behov eller trenger du bare noen til å utføre oppgaver som er avgrenset i tid? Fyller du et permanent behov skal du ansette fast. Fyller du et midlertidig behov har du flere muligheter.

Hovedregelen er, etter norsk lov, at ansatte skal ansettes i en fast heltidsstilling. Det sikrer arbeidstakeren forutsigbarhet og et velfungerende arbeidsmarked. I loven er det kun angitt noen helt konkrete situasjoner det er lov å ansette midlertidig, slik som sesongarbeid, vikar- eller praktikantstilling. Om du skal ansette deltid eller midlertidig - så må dette begrunnes og drøftes med dine tillitsvalgte. Har du ingen tillitsvalgte kan det være lurt å sørge for at dette kommer på plass før du ansetter slik at du kan dokumentere diskusjon og beslutning.

Fra 1. Januar 2023 må arbeidsgiver også kunne skriftlig dokumentere behovet for deltidsansettelse. Les mer om de nye lovendringene i arbeidsmiljøloven fra 2023.

Det er lett å forveksle heltid og deltid med fast og midlertidig stilling. Heltid og deltid sier noe om stillingsprosenten, mens fast eller midlertidig stilling sier noe om varigheten på arbeidsforholdet. Heltid er det samme som å ha en 100 % stilling og innebærer at den ansatte vier hele sin arbeidstid til den ene arbeidsgiveren. Er du ansatt på deltid har du en lavere stillingsprosent enn 100 %.

Har du allerede deltidsansatte er det greit å vite at de har fortrinnsrett til å øke sin stillingsprosent i stedet for at du ansetter noen nye eller leier inn ansatte til oppgaver de kan gjøre. Deltidsansatte har også fortrinnsrett til ekstravakter og lignende. Og om de har jobbet mer enn stillingsprosenten tilsier i løpet av de siste 12 måneder har de rett til å øke stillingsprosenten til reell arbeidsmengde.

Skal du ansette en daglig leder? Les våre 3 tips til hvordan du gjør det.

Du kan kun ansette midlertidig når behovet er midlertidig

Mens du frem til 1. juli 2022 kunne ansette midlertidig på generelt grunnlag, må i dag alle midlertidige ansettelser begrunnes med et av de konkrete grunnlagene som står i loven. Om du ansetter noen midlertidig hvor du egentlig skulle ansatt fast - kan den ansatte ha krav om fast ansettelse og noen ganger erstatning.

Les mer om de  nye reglene om midlertidig ansettelse som trådte i kraft fra 1. juli 2022

I arbeidskontrakten må du ha med grunnlaget og selve lovvilkåret som tillater midlertidig ansettelse. Du kan ansette midlertidig i følgende situasjoner:

• Når arbeidet er av midlertidig karakter. Sesongarbeid og prosjektarbeid er typiske arbeidsformer som alle kan falle innenfor denne kategorien.
• Når arbeidet er vikariat. En midlertidig ansatt trer inn for en eller flere andre som enten er syke, avvikler ferie eller er i permisjon.
• Når det dreier seg om praksisarbeid. Dette  forutsetter at arbeidet er et ledd i en utdanning. Opplæringen arbeidsgiver plikter å gi en nyansatt er ikke praksisarbeid.
• Når arbeidet er et arbeidsmarkedstiltak. Deltaker i tiltak i regi av eller i samarbeid med NAV.
• Ledere, utøvere, trenere innen og dommere innen den organiserte idretten.

Har du tillitsvalgte skal du også drøfte bruken av midlertidige ansatte med dem minst en gang i året.

Ekstrahjelper og tilkallingshjelper bør ha rammeavtale

Ekstrahjelp eller tilkallingshjelp er ikke en egen form for ansettelse. Det brukes gjerne om ansatte du kaller inn når du har behov for litt ekstra hjelp. Grunnlaget for ekstrahjelpen må fortsatt oppfylle kravet til når du kan ha midlertidig ansatte.

Om du ofte har behov for ekstrahjelp fordi du ofte har fravær hos de ansatte eller uforutsigbare svingninger i arbeidsmengden kan da være smart å lage en rammeavtale med mulige ekstrahjelper du kan tilkalle. Basert på denne avtalen kan du inngå midlertidige ansettelser når det oppstår midlertidige behov for arbeidskraft i din bedrift.  Da må du for hver tilkalling/oppdrag bekrefte det spesifikke arbeidsoppdraget til den ansatte, og oppdragsbekreftelse kan sendes på epost eller SMS.

Tilkallingshjelpen kan alltid si nei til oppdrag - den midlertidige ansettelsen skjer først om tilkallingshjelpen aksepterer oppdraget.

Rammeavtalen gir "rammene" for den midlertidige ansettelsen, mens selve ansettelsen varer fra det spesifikke arbeidsoppdraget starter til det slutter. I avtalen velger du det som er primærgrunnlaget for den midlertidige ansettelsen, f.eks. "vikariat" dersom den ansatte skal tilkalles ved fravær fra andre ansatte.

Dersom det senere er behov for å tilkalle på grunn av noe annet, for eksempel en uventet arbeidstopp, skal man spesifisere at grunnlaget for innkallingen er "arbeid av midlertidig karakter" i bekreftelsen av det aktuelle oppdraget. Denne bekreftelsen kan gis på epost og SMS.

Om ekstrahjelpen din ender opp med å jobbe faste, forutsigbare tider - så må du vurdere om du egentlig må ansette noen fast i denne stillingen.

I Lexolve kan du lage rammeavtale for tilkalling, og sørge for at hver oppdragsbekreftelse signeres og arkiveres i ditt arbeidsområde. får du hjelp av våre smarte maler og veivisere til å avgjøre om du kan ansette fast eller midlertidig. Du kan spørre våre jurister om anbefalinger når du lurer på noe.

Innleie av ansatte kan bare skje om behovet er midlertidig

Om du skal leie inn ansatte er reglene litt ulike avhengig av om du leier inn fra vikarbyrå/ bemanningsforetak eller et selskap som ikke først og fremst driver med utleie, slik som selvstendig oppdragstakere, selvstendig næringsdrivende eller frilansere.

Akkurat som ved midlertidig ansettelser, så må innleie av ansatte fra byrå begrunnes med et av de konkrete grunnlagene som står i loven om midlertidige ansettelse.  Motsatt fall risikerer du også her at de vil ha krav på fast ansettelse og noen ganger erstatning.

Mens du som innleier fra et vikarbyrå har plikt til å behandle de innleide ansatte på samme måte og med samme vilkår som dine egne ansatte, står du litt friere når du leier inn ansatte fra virksomheter som ikke i hovedsak driver med utleie av ansatte.

NB! Fra 1. april 2023 vil arbeid av midlertidig karakter ikke lenger kunne begrunne innleie fra bemanningsforetak. Les hvilke nye regler som gjelder når du skal gjøre innleie fra bemanningsforetak.

Bruk av selvstendig oppdragstakere, selvstendig næringsdrivende, frilansere eller konsulenter

Når du kjøper tjenester fra selvstendig næringsdrivende, selvstendige oppdragstakere eller frilansere (ofte kalt “konsulenter”) reguleres dette som regel av kontrakten mellom dere og ikke av arbeidsmiljøloven.  Men - dersom det bare er én person som utfører oppdraget - kan det være en fare for at oppdraget ligner så mye på et ansettelsesforhold at konsulenten kan få rett på ansettelse, at den får ansatterettigheter og oppsigelsesvern.

Det kan derfor være smart å ha en del rutiner og kontraktsreguleringer som minsker risikoen for at den selvstendig næringsdrivende ansees som en ansatt. Det gjøres best ved å tydeliggjøre skillene mellom hva en oppdragstaker og en ansatt.

Noen tommelfingerregel som bør være med i rutiner og oppdragskontrakt for å sørge for at oppdraget ikke anses som et ansettelsesforhold:

• Oppdraget bør være avgrenset i tid eller til et resultat er oppnådd.
• Risikoen for oppdraget eller resultatet bør ligge på konsulenten. Det vil si at ansvaret for forsinkelse eller mangelfull leveranse ligger på konsulenten og ikke ditt selskap.
• Det er ideelt om konsulenten kan ta flere oppdrag samtidig, dersom den har kapasitet til det. Det er likevel rom for å avtale begrensninger som følge av konkurransemessige årsaker.
• Konsulenten har selv ansvar for sykepenger og feriepenger, og prisen vil ofte gjenspeile dette.
• Konsulenten utfører oppgaver som ikke tilhører alminnelig drift av virksomheten.
• Konsulenten har selv eget utstyr og nødvendig verktøy for å utføre oppdraget.

I Lexolve kan du lage konsulentavtaler som hjelper deg å minske risikoen for at avtaler med selvstendige oppdragstakere blir ansettelsesforhold.