Hva er et bemanningsbyrå/vikarbyrå?

Et bemanningsbyrå er et selskap som har som formål å leie ut sine ansatte som arbeidskraft.

Om en virksomhet har til formål å drive utleie, beror på en helhetsvurdering. Sentrale momenter i vurderingen er:

• type virksomhet,
• omfang og hyppighet av utleie, samt
• hvor stor andel av virksomheten utleie utgjør.

En tommelfingerregel er at du anses som et bemanningsbyrå dersom du driver med regelmessig utleie av arbeidskraft, eller leier ut mer enn 50 % av de faste ansatte i selskapet.

Hva kreves for å være et bemanningsforetak?

For å drive lovlig som bemanningsforetak i Norge må selskapet ha godkjennelse fra Arbeidstilsynet. Fra 1. januar 2024 må alle selskaper som skal leie ut ansatte og som oppfyller vilkårene til å anses som et bemanningsforetak, søke om godkjenning før de kan leie ut.

- Se veiledning fra Arbeidstilsynet om hva søknaden må inneholde og hvordan du søker.

Et av vilkårene for å kunne søke er at selskapet er registrert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap i Norge, eller stiller sikkerhet tilsvarende minstekrav til aksjekapital. I tillegg må selskapet:

• oppfylle kravet om vernetjeneste,
• ha skriftlige arbeidsavtaler,
• rutiner for å sikre at reglene om likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår oppfylles, og
• yrkesskadeforsikring.

Alt dette må kunne dokumenteres ved søknad om godkjennelse som bemanningsforetak.

Godkjente virksomheter skal hvert år sende melding til Arbeidstilsynet som bekrefter at virksomheten fortsatt fyller kravene til godkjenning.

Dersom vilkårene for godkjenning ikke lenger er oppfylt, kan Arbeidstilsynet tilbakekalle godkjenningen og endre status for virksomheten i registeret over bemanningsforetak.

Når du har fått godkjennelse til å drive som bemanningsforetak er neste steg å drive utleie i samsvar med lovpålagte krav som nærmere beskrevet under.

Avtale om innleie og utleie av arbeidskraft

Selger du arbeidskraft trenger du en avtale som regulerer lovpålagte oppgaver og ansvar. Det er hovedsakelig innleier som er ansvarlig for at det er anledning til å gjøre innleie, så lenge innleien ikke medfører at utleieren kommer i brudd med sine forpliktelser overfor sin ansatt.

Det er derfor viktig å ha en avtale på plass hvor innleier bekrefter at de oppfyller vilkårene og er ansvarlig for å oppfylle vilkårene.

Krav om likebehandling ved innleie av ansatte

Den utleide arbeidstakeren skal bli behandlet likt som innleiers øvrige ansatte.

Kravet om likebehandling medfører plikter for både bemanningsforetaket og innleier. Bemanningsforetaket må sørge for at den utleide sine arbeids- og ansettelsesvilkår under oppdraget er minst like gode som ved direkte ansettelse hos innleier. Som hovedregel skal den utleide arbeidstaker også ha samme tilgang til felles goder og tjenester hos innleier som om vedkommende var direkte ansatt. Målet er å unngå et insentiv til å leie inn billigere arbeidskraft, fremfor å ansette fast i egen bedrift.

For å sikre etterlevelse av kravet om likebehandling er det regler om opplysningsplikt, innsynsrett for tillitsvalgte og innføring av et solidaransvar for innleier.

Merk at det er rom for unntak fra kravet om likebehandling der bemanningsbyrået er bundet av en tariffavtale som er inngått med en fagforening med minst 10 000 medlemmer.

Innleier og utleiers opplysningsplikt

Opplysningsplikten går flere veier. Innleier skal sørge for at bemanningsbyrået har den informasjonen de trenger for å ivareta kravet om likebehandling. Altså må innleier foreta en hypotetisk vurdering av hvilken lønn og andre vilkår fast ansettelse i bedriften ville medført for den utleide arbeidstakeren.

Bemanningsforetaket har også plikt til å informere innleier om hvilke lønns- og arbeidsforhold som blir avtalt på bakgrunn av denne informasjonen.

Bemanningsforetaket skal, når arbeidstaker ber om det, gi de opplysninger som er nødvendig for at arbeidstaker selv skal kunne vurdere om egne lønns- og arbeidsvilkår oppfyller kravet om likebehandling. Det trenger ikke foreligge mistanke om brudd, men det er arbeidstaker selv som må etterspørre informasjonen.

Fordeling av ansvar mellom bemanningsbyrå og innleier - solidaransvar

Bemanningsbyrået er ansvarlig for (1) utarbeidelsen av en skriftlig ansettelsesavtale med arbeidstaker. (2) Utbetaling av lønn og (3) andre ytelser som følger av arbeidsavtalen til den utleide.

Innleiebedriften er ansvarlig for å (1) sørge for å gi arbeidstaker nok informasjon og opplæring om bedriftens rutiner innenfor helse, miljø og sikkerhet (HMS). (2) Sørge for arbeidstid i samsvar med arbeidsmiljøloven kapittel 10.

Selv om det er bemanningsbyrået som er ansvarlig for å betale lønn, feriepenger og eventuell annen godtgjøring vil innleier kunne bli ansvarlig ovenfor den innleide dersom bemanningsbyåret ikke oppfyller sin forpliktelse til å betale. Det betyr at innleier har solidaransvar ovenfor den innleide personen.

Rutiner for deg som leier ut arbeidskraft fra bemanningsforetak

Driver du med med utleie av ansatte gjennom et bemanningsforetak er det en del rutiner du må ha på plass.

1. Du må ha rutiner på plass som gjør at du kan sikre kravet til likebehandling og følge opp at kravet overholdes

Ved utleie fra bemanningsforetak skal den utleide arbeidstakeren ha tilgang til felles goder og tjenester hos innleier som virksomhetens egne arbeidstakere, og skal minimum ha like vilkår som de ville fått hvis arbeidstaker hadde vært ansatt hos innleier for å utføre samme arbeid.

Det betyr at du må ha rutiner på plass som sørger for at du får informasjon fra innleier om punktene ovenfor for å kunne sørge for at arbeidstaker får lik behandling som ansatte hos innleier. Dette bør kontraktsfestes og må som et minimum være skriftlig. Det er viktig slik at det ikke i ettertid kan bestrides hvilken informasjon innleier har gitt.

Arbeidstilsynet krever at slik informasjon er skriftlig dokumentert ved tilsyn. Det er derfor ikke tilstrekkelig at slik informasjon er mottatt muntlig.

Som bemanningsforetak er du også forpliktet til å dokumentere overfor innleier hvilke lønns- og arbeidsforhold som er avtalt med den utleide arbeidstakeren på forespørsel fra innleier. Du er også forpliktet til å gi arbeidstakeren de opplysninger som er nødvendige for at arbeidstaker skal kunne vurdere om egne lønns- og arbeidsvilkår oppfyller kravet om likebehandling når arbeidstaker ber om det.

Når det er avklart hva som skal til for å sikre kravet til likebehandling er det viktig at du følger opp at kravene faktisk gjennomføres. Det betyr å kontrollere blant annet faktisk arbeidstid, overtid etc.

2. Du må avklare ansvar for HMS med innleier og følge opp at HMS reglene overholdes

Ved innleie fra bemanningsforetak har bemanningsforetaket arbeidsgiveransvar for den innleide arbeidstakeren og det omfattes i utgangspunktet også ansvar for forsvarlig arbeidsmiljø.

Siden arbeidstakeren arbeider hos innleier og er under innleiers ledelse, vil også innleier bli ansvarlig for å følge opp at kravene til HMS er oppfylt. Innleier og bemanningsforetaket må derfor i fellesskap avklare ansvar for HMS. Dette må dokumenteres skriftlig i en avtale mellom selskapene. I tillegg er det viktig at avtalen faktisk gjennomføres i praksis.

Tips: Det anbefales at dere som bemanningsforetak sjekker at kravet til HMS faktisk gjennomføres ved stedlige besøk hos innleier.

3. Du må årlig sende melding til Arbeidstilsynet

Du må ha rutine på plass for å sørge for at du årlig sender melding til Arbeidstilsynet som bekrefter at virksomheten fortsatt fyller kravene til godkjenning.

Innleie fra bemanningsforetak: Du må ha lovlig grunnlag

Akkurat som ved midlertidig ansettelser, må innleie fra et vikarbyrå begrunnes med et av de konkrete grunnlagene som står i loven om midlertidige ansettelse.

• Vikariat: typisk aktuelt hvor arbeidstaker trer inn for en eller flere andre som enten er syke, har ferie eller er i permisjon. Det vil si at den innleide skal utføre bestemte arbeidsoppgaver eller fylle en bestemt stilling i én eller flere ansattes fravær. Det er ikke krav om at vikariatet må knytte seg til en navngitt arbeidstaker, det kan også være vikariat for flere, for eksempel i forbindelse med ferieavvikling. 
• Praksisarbeid: vil typisk være arbeid i forbindelse med opplæring eller kvalifisering innenfor et fagområde, og vil ofte være et utgangspunkt for videre utdannelse. Opplæringen arbeidsgiver plikter å gi en nyansatt er ikke praksisarbeid.
• Arbeidsmarkedstiltak: tiltak i regi av eller i samarbeid med NAV som skal hjelpe deltakerne inn i eller tilbake i arbeidslivet.
• Utøver/leder i den organiserte idretten: Det kan også inngås avtale med bemanningsforetak om innleie av idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten.

Fra 1. april 2023 vil arbeid av midlertidig karakter ikke lenger kunne begrunne innleie fra bemanningsbyrå.

Unntak gjøres for helsepersonell for å sikre forsvarlig drift av helse- og omsorgstjenester og arbeidstakere med spesialkompetanse som skal utføre rådgivnings- og konsulenttjeneste i klart avgrenset prosjekt.

Helsepersonell er kun de yrkesgrupper som følger av helsepersonelloven § 3. Innleien må være midlertidig og begrunnet i hensynet til å sikre forsvarlig drift av helse- og omsorgstjenester. Hvis bemanningsbehovet kan dekkes på forsvarlig vis på andre måter enn ved bruk av innleie, vil det ikke være adgang til innleie etter bestemmelsen.

Det stilles krav om at den innleide arbeidstakeren må ha spesialkompetanse. Dette betyr at arbeidstakeren må ha spesialisert kunnskap eller ekspertise innenfor et gitt fagområde.

I tillegg kommer det en særregel om at innleie fra bemanningsforetak til bygningsarbeid på byggeplasser i Oslo, Viken og tidligere Vestfold ikke vil være tillatt, med avgrensning til entreprise.

Entreprise innebærer at den arbeidstakeren som utfører arbeidet er ansvarlig for leveransen og ikke kun leverer arbeidskraft. Entreprise kan utføres fra en selvstendig næringsdrivende eller ved avtale mellom to selskap.

- Les mer om entreprise og hva som skal til for at noe anses som et entrepriseoppdrag.

Merk at innleie i noen tilfeller også kan skje på andre grunnlag. Dette er kun aktuelt for virksomheter bundet av en tariffavtale inngått med en fagforening som har innstillingsrett etter arbeidstvistloven.

Innleie fra bemanningsforetak: Sjekk om bemanningsforetaket er godkjent

For at du skal kunne leie inn lovlig fra et bemanningsforetak må bemanningsforetaket være godkjent av Arbeidstilsynet. Du må derfor være sikker på at selskapet du leier inn fra er godkjent før du inngår avtale om leie.

- Du kan selv sjekke oversikten over godkjente bemanningsforetak på arbeidstilsynets sider

Rutiner for deg som leier inn arbeidskraft fra bemanningsforetak

Har du leid inn arbeidskraft gjennom et bemanningsforetak er det en del rutiner du må ha på plass.

1. Sjekk at du har grunnlag for å leie inn

For å kunne leie inn arbeidskraft midlertidig fra et bemanningsforetak, må du oppfylle ett av kravene til midlertidighet:

• Vikariat
• Praksisarbeid
• Arbeidsmarkedstiltak
• Arbeid innen organisert idrett
• Innleie av helsepersonell for å sikre forsvarlig drift i samme omfang som vedkommende kunne vært midlertidig ansatt eller vært i arbeid av midlertidig karakter
• Innleie av ansatte med spesialkompetanse som skal utføre rådgivnings- og konsulenttjeneste i klart avgrenset prosjekt

I tillegg har arbeidsmiljøloven særlige regler for enkelte tariffbundne virksomheter.

Merk at arbeidstilsynet forventer at de som leier inn arbeidskraft kan legge frem dokumentasjon som viser vurderingene og begrunnelsene bak bruken av innleid arbeidskraft, når de ber om dette.

Du bør derfor ha skriftlig vurdering av grunnlaget. I tillegg forventes det at det er rutiner på plass som sørger for å sikre lovlig innleie.

2. Sjekk at bemanningsforetaket har godkjennelse

Det er bare tillatt å bruke bemanningsforetak som har godkjennelse som bemanningsforetak. På arbeidstilsynet.no kan du søke opp utleier og sjekke om det er et godkjent bemanningsforetak.

Tips: Ta gjerne ut en utskrift av søket slik at du har dokumentasjon på vurderingen som er gjort.

Foreligger det innleie fra selskap som ikke er godkjent som bemanningsforetak, vil innleier normalt få pålegg om at den ulovlige innleien må opphøre ved tilsyn fra arbeidstilsynet.

3. Du må ha rutiner på plass som gjør at du kan sikre kravet til likebehandling og sørge for at kravet overholdes

Ved innleie fra bemanningsforetak skal den utleide arbeidstakeren ha tilgang til felles goder og tjenester hos innleier som virksomhetens egne arbeidstakere og skal minimum ha like vilkår som de ville fått hvis arbeidstaker hadde vært ansatt hos innleier for å utføre samme arbeid.

Det er bemanningsforetaket som skal sørge for at arbeidstakerne blir likebehandlet, men likebehandlingsprinsippet medfører også plikter for innleier. Det betyr at du må ha rutiner på plass som sørger for at du gir informasjon til bemanningsforetaket om punktene ovenfor for å kunne sørge for at arbeidstaker får lik behandling som ansatte hos dere. Dette bør kontraktsfestes og må som et minimum være skriftlig.

Arbeidstilsynet krever at slik informasjon er skriftlig dokumentert ved tilsyn. De sjekker også om du har rutiner på plass for å sørge for at informasjon blir gitt. Det er derfor ikke tilstrekkelig at slik informasjon er muntlig.

Den ansatte har også krav på innsyn i informasjonen som du som innleier har gitt bemanningsforetaket for å kunne vurdere om egne lønns- og arbeidsvilkår oppfyller kravet om likebehandling.

Videre er det viktig at du følger opp hvordan punktene som ligger under likebehandlingskravet praktiseres. Det innebærer å ha oversikt over og kontrollere blant annet faktisk arbeidstid, overtid etc.

4. Du må drøfte innleien med tillitsvalgte og dokumentere arbeidsvilkår

Ved innleie fra bemanningsforetak må du som innleier drøfte bruken av innleid arbeidskraft og praktiseringen av kravet om likebehandling med de tillitsvalgte minst en gang i året. I drøftingen skal blant annet grunnlaget, omfanget og konsekvensene for arbeidsmiljøet inngå. Hvorvidt drøftingsplikten er oppfylt er også noe som sjekkes av Arbeidstilsynet, så det er viktig å dokumentere skriftlig at drøfting er gjennomført. Sørg derfor for å ha skriftlige protokoller fra drøftingene.

Dersom tillitsvalgte ber om det må du også dokumentere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er avtalt mellom innleid arbeidstaker og dennes arbeidsgiver.

5. Du må avklare ansvar for HMS med bemanningsforetaket og lage rutiner for oppfølging

Ved innleie fra bemanningsforetak har bemanningsforetaket arbeidsgiveransvar for den innleide arbeidstakeren og det omfattes i utgangspunktet også ansvar for forsvarlig arbeidsmiljø. Siden arbeidstakeren arbeider hos innleier og er under innleiers ledelse, vil også dere som innleier bli ansvarlig for å følge opp at kravene til HMS er oppfylt. Innleier og bemanningsforetaket må derfor i fellesskap avklare ansvar for HMS. Dette må dokumenteres skriftlig i en avtale mellom selskapene. I tillegg er det viktig at avtalen faktisk gjennomføres i praksis.

6. Du må ha rutiner for å informere om ledige stillinger

Innleide ansatte skal få informasjon om ledige stillinger i virksomheten på lik linje med selskapets egne ansatte. Du må derfor ha rutiner på plass for å sørge for at informasjon om ledige stillinger faktisk blir delt med innleide arbeidstakere.

7. Du må ha rutiner for å følge opp lengden av innleien

Har en ansatt vært sammenhengende innleid i mer enn tre år, anses innleien å ha gått over til en fast ansettelse.

Det er derfor viktig å ha rutiner på plass for å følge opp varigheten av innleieforholdet.

8. Du må ha rutiner for oppfølging av varsling og arbeidstid

Som nevnt har bemanningsforetaket arbeidsgiveransvar for den innleide arbeidstakeren. Det er likevel inntatt noen eksplisitte bestemmelser i arbeidsmiljøloven om forhold som innleier plikter å følge opp. For det første har innleid arbeidstaker rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten på lik linje med andre ansatte. I tillegg er innleier pålagt å sørge for at innleid arbeidstakers arbeidstid er i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven.

Ut-/innleie fra bemanningsforetak: Hva sjekker Arbeidstilsynet ved tilsyn?

Rapport fra arbeidstilsynets tilsyn

Vi har tatt en titt på arbeidstilsynets rapport fra et innleieprosjekt hvor arbeidstilsynet i løpet av 2022 gjennomførte 925 tilsyn knyttet til inn-/utleie. Av disse var 312 tilsyn rettet mot bemanningsforetak, mens 613 var rettet mot virksomheter som leide inn arbeidskraft.

I henhold til arbeidstilsynets rapport ble det i snitt avdekket ett eller flere brudd på regelverket i 58 prosent av tilsynene. Bruddene ble fulgt opp med minst en reaksjon i 45 prosent av tilsynene. Det var en høyere andel brudd i virksomheter som leier inn arbeidskraft enn i bemanningsforetakene.

Rapporten stadfester videre at det er gjennomført flest tilsyn i virksomheter innen bygg- og anlegg. Der er det gjennomført 368 tilsyn. Andel tilsyn med brudd utgjør 67 prosent. I industrien er det gjennomført 105 tilsyn. Andel tilsyn med brudd utgjør 66 prosent. Det er også gjennomført tilsyn innen varehandel, reparasjon av motorvogner, og innen overnattings- og serveringsvirksomheter.

Hovedfokus for Arbeidstilsynet har vært likebehandling hos bemanningsforetaket og om virksomheten som leier inn arbeidskraft har et lovlig grunnlag for innleien.

Hva sjekker arbeidstilsynet ved tilsyn?

Hos selskap som leier inn ansatte fra bemanningsforetak:

• Skriftlig dokumentasjon på at du har grunnlag for å leie inn midlertidig fra bemanningsbyrå og rutine for å følge opp dette
• Dokumentasjon på at bemanningsforetaket er godkjent
• Skriftlig dokumentasjon på at informasjon om lønns- og arbeidsvilkår er gitt til bemanningsforetaket og at det foreligger rutiner for håndtering av opplysningsplikten slik at likebehandlingsreglene kan overholdes
• Dokumentasjon på at likebehandlingsreglene er overholdt, f.eks. ved oversikt over hvor mye innleid arbeidstaker arbeider
• Skriftlig dokumentasjon på overholdelse av drøftingsplikten (herunder bruken av innleie og praktiseringen av kravet om likebehandling)
• Dokumentasjon på ansvarsforholdet for helse, miljø og sikkerhet

Hos bemanningsforetak:

• Godkjennelse som bemanningsforetak
• Skriftlig dokumentasjon på overholdelse av likebehandlingsreglene
  • Dokumentasjon på at informasjon om lønn, arbeidstid etc. er mottatt
  • Dokumentasjon at reglene faktisk er overholdt, for eksempel ved timelister, lønnsslipp etc.
• Arbeidsavtaler som er i tråd med minimumskravene i arbeidsmiljøloven
• Dokumentasjon på ansvarsforholdet for helse, miljø og sikkerhet og eventuelt også dokumentasjon på at ansvarsforholdet overholdes, for eksempel gjennom besøk hos innleier