Innkalling til styremøte: Slik forbereder du styremøte og saksliste

Hvem kan innkalle til styremøte?

Hovedregelen i aksjeloven § 6-19 er at styreleder skal innkalle til styremøte.
Dersom styreleder ikke gjør det, kan ethvert styremedlem, daglig leder eller revisor kreve at styret sammenkalles.

Innkallingen skal sendes i tide, slik at alle kan forberede seg. Hva som er “rimelig tid” avhenger av sakens art, men normalt minst 3–5 dager.

📌 Les også: Styreleder: Ansvar og oppgaver

Krav til innkallingens innhold

Innkallingen må inneholde tid og sted (eller lenke ved digitalt møte), saksliste med tydelig angivelse av tema, og eventuelle saksdokumenter som skal behandles

Dersom styret skal fatte vedtak i saker som ikke er varslet, må alle styremedlemmer samtykke til at saken behandles.

→ Lag innkalling og styreprotokoller digitalt i Lexolve

Sakslisten er grunnlaget for god behandling

Saklisten bør være tydelig og prioritert. Den fungerer som styrets agenda og bør vise hvilke saker som krever vedtak. Et godt tips er å bruke faste punkter i alle møter:

• Godkjenning av protokoll fra forrige møte
• Oppfølging av tidligere saker
• Rapport fra daglig leder
• Nye saker
• Eventuelt

📌 Les også: Styreprotokoll: Krav og mal

Forberedelse til styremøte

Forsvarlig forberedelse er en del av styrets tilsyns- og forvaltningsansvar etter aksjeloven § 6-12., og for å sikre forsvarlig behandling skal sakene være godt forberedt:

• Styreleder setter opp saksliste, og sørger for at dokumenter sendes ut i forkant
• Daglig leder bidrar med saksunderlag og forslag til saker
• Styremedlemmer har plikt til å sette seg inn i materialet før møtet
• Bruk en digital plattform som lagrer alt materiell

📌 Les også: Styrets oppgaver og plikter →

Hvordan sikre effektiv behandling i styremøte?

• Start møtet med å bekrefte habilitet og godkjenne agenda
• Hold fokus på strategiske saker, ikke drift
• Avklar beslutninger og ansvar underveis
• Noter eventuelle dissenser for protokollen

📌 Les alle krav i: Styreprotokoll: Krav, signering og oppbevaring

Digitale og hybride styremøter

Styremøter kan holdes digitalt dersom det er forsvarlig og mulig å sikre god kommunikasjon. Digitale løsninger må ivareta:

• Deltakelse fra alle styremedlemmer
• Konfidensialitet og sikkerhet
• Dokumentasjon i etterkant

Lexolve gjør dette enkelt: Du kan sende innkalling, dele sakspapirer, føre protokoll og signere digitalt – alt på ett sted.

→ Les hvordan Lexolve hjelper med styrearbeidet

Protokollføring og signering

Etter hvert møte skal det føres styreprotokoll, jf. aksjeloven § 6-29.
Protokollen skal angi tid og sted, deltakere og innkalling, behandlede saker og vedtak, og eventuelle dissenser.

• Følg opp saker i neste møte og oppdater årshjulet
• Arkiver dokumentene i samsvar med aksjelovens krav

Protokollen skal signeres av styreleder og minst ett annet medlem.

📌 Les alle krav i: Styreprotokoll: Krav, signering og oppbevaring

📌 Les mer: Styreevaluering og årshjul

Vanlige feil i innkalling og møteforberedelse

Feil som kan gjøre vedtak ugyldige eller føre til styreansvar inkluderer:

Manglende saksliste eller uklare saker, styremøte på for kort varsel (brudd på forsvarlighetskravet), ikke dokumentert innkalling (e-post uten arkivering), behandling av ikke-varslede saker uten samtykke og manglende signering av protokoll.

📌 Les også: Styreansvar – når blir du personlig ansvarlig

Verktøy som forenkler styrearbeidet

Lexolve er et juridisk operativ system som gir full kontroll på alt det juridiske i bedriften, som generalforsamling, ansatte, aksjonærer, kontrakter, ansvar og forpliktelser.

Ved å fjerne juridisk risiko i selskapet reduseres også risikoen for styreansvar. I tillegg får du alt du trenger til styrearbeidet:

• Digital innkalling, saksliste og styreprotokoll
• Automatisk mal for styreinstruks og årsplan
• Integrert signering og arkiv for full oversikt
• Tilgang til advokatforsikring via HELP for juridisk støtte

→ Les hvordan Lexolve hjelper med styrearbeidet