Beskytt dine forretningshemmeligheter

En av de viktigste innsatsfaktorene i et selskap er ofte kunnskap og informasjon. Allikevel ser at vi mange slurver med å beskytte denne kunnskapen og informasjonen selskapet har. Og det er dumt, særlig når du kommer ganske langt med noen enkle tiltak.

Når vi snakker om forretningshemmeligheter tenker de fleste på immaterielle rettigheter som må registreres og/eller utviklede produkter eller avansert teknologi. Forretningshemmeligheter er imidlertid så mye mer enn det. Det kan være blant annet excelarket selskapet har som viser oversikt over kunder, priser eller leverandører. Selv om et enkelt dokument ikke alltid isolert sett kan sies å utgjøre en hemmelighet, vil ofte flere dokumenter sett i sammenheng kunne anses som en hemmelighet. Så lenge det er 1) informasjon som har (eller kan få) kommersiell verdi for virksomheten, og 2) som ikke er allment kjent, er det en forretningshemmelighet. For å få vern etter loven er det imidlertid også et tredje vilkår som må være oppfylt, 3) selskapet har satt i verk tiltak for å holde informasjonen hemmelig. Og her er det MYE å hente. Det er ikke så mye som skal til, men du må vise at du aktivt har tatt grep for å holde informasjonen hemmelig og da vil informasjonen være beskyttet etter lov om forretningshemmeligheter.

Så, hva bør du gjøre?

Det er ikke noen fasit på hvilke tiltak som bør iverksettes og det er derfor vanskelig for en virksomhet å vite om de har iverksatt tilstrekkelige tiltak. Tiltakene må skreddersys til hver enkelt virksomhet og ut ifra verdien av opplysningene man ønsker å beskytte. Videre er det viktig at tiltakene er tilpasset de faktiske forhold i virksomheten.

Vi har laget en oversikt med tips til tiltak for å sikre virksomhetens forretningshemmeligheter.

• Foreta en vurdering av hvilken informasjon dere har som dere ønsker å beskytte
  • Kundelister, leverandørlister, kommersielle vilkår, innholdsliste, informasjon i programmer, konkrete produkter med mere
• Legg en konkret og detaljert plan for hvordan de enkelte “hemmelighetene” kan sikres isolert sett og i fellesskap, eksempelvis ved
  • Sikring av dokumenter, merke dokumenter som konfidensiell
  • Fysisk sikring av lokaler og kontorer med tilgangskontroll. Benytte kontorer og skap som kan låses
  • Teknisk sikring - tilgangskontroll til pc´er, virusprogrammer
  • Sikring av produkter/fysiske gjenstander
• Generelle tiltak:
  • Opprett rutiner og policyer som gjelder for virksomheten, dets samarbeidspartene og ansatte
  • Deling av informasjon ut fra “need to know” prinsippet
  • Sørg for å ha taushetserklæring i arbeidsavtaler, med tidligere ansatte og i avtaler med andre samarbeidspartnere, eventuelt som en selvstendig erklæring/NDA
  • Plasser ansatte som arbeider med konfidensiell informasjon på en egnet lokasjon.
• I tillegg til dette kan det være relevant å vurdere registrering av eventuelle immaterielle rettigheter, eksempelvis:
  • registrering av selskapets navn
  • registrering av eventuelle varemerker

Du kan også benytte Lexolve sine maler for å sikre at du har beskyttet deg, eksempelvis ved:

• Å bruke NDA til samarbeidspartnere
• Å inngå taushetserklæring med samtlige arbeidstakere
• Å benytte arbeidsavtaler som regulerer både taushetsplikt og oppbevaring av materiale