Fortrolighetsavtale: Lag den på 5 minutter

En fortrolighetsavtale reduserer risikoen for at konfidensiell informasjon spres og gjør det lettere å forfølge misbruk i etterkant. Du trenger en fortrolighetsavtale når du ønsker å dele informasjon til mulige investorer, samarbeidspartnere eller kunder og vil hindre at de sprer eller misbruker den.

Selv om den eneste sikre måten å beskytte informasjon på, er å ikke dele den, hemmer det jo kommersiell utvikling.

Fortrolighetsavtale kan vare lenger enn selve forretningsforholdet, eller erstattes av en konfidensialitetsklausul i etterfølgende avtale.

All informasjon som har eller potensielt kan få kommersiell verdi for din virksomhet, og som ikke er allmenn kunnskap, må uttrykkelig omfattes av taushetsplikten i din konfidensialitetsavtale.

Dersom du planlegger å dele informasjon om en oppfinnelse som kan kvalifisere for patentering, er det NØDVENDIG at du inngår en bindende fortrolighetsavtale FØR enhver form for deling skjer.

En korrekt utformet fortrolighetsavtale sikrer at:

Din oppfinnelse fortsatt oppfyller det lovbestemte kravet om å være "ny"

Oppfinnelsen ikke anses som offentliggjort før patentsøknaden innleveres

I tillegg til fortrolighetsavtalen, bør du tydelig merke all dokumentasjon og materiale relatert til oppfinnelsen med ordene "KONFIDENSIELL INFORMASJON" for å forsterke beskyttelsen og fjerne enhver tvil om informasjonens status.

Nei. Du kan bruke en ensidig fortrolighetsavtale hvor det kun er du (den "avslørende part") som har konfidensiell informasjon som du vil beskytte. Som arbeidsgiver, oppdragsgiver eller hvor du deler informasjon om produktet ditt til en mulig samarbeidsgiver, eller en investor. Da er det kun den andre parten (den "mottakende part") som forplikter seg til å holde informasjonen hemmelig.

Om det er et gjensidig samarbeid, hvor også du kan få tilgang på konfidensiell informasjon, så er det vanlig med en såkalt flersidig (ofte kalt gjensidig) fortrolighetsavtale. Ofte er det vanlig å inngå dette selv om det kun er den ene som faktisk kommer til å dele hemmeligheter, fordi det rett og slett oppleves tryggere at det er en gjensidig forpliktelse.

En fortrolighetsavtale vil vanligvis definere hva som regnes som konfidensiell informasjon, inkludert eksempler, og om informasjonen må merkes eller uttales som konfidensiell.

Det er vanlig å unnta informasjon som allerede er offentlig tilgjengelig (uten at det skjer brudd på en fortrolighetsavtale eller annen avtale) eller som må avsløres etter loven.

Er det du som skal dele informasjon kan det være fordel at “all” informasjon som deles mellom partene skal holdes hemmelig. Skal du motta informasjon er det din fordel at den merkes “konfidensiell”. Mellomtingen som ofte brukes er at informasjonen i en fortrolighetsavtale defineres som “informasjon mottakeren bør skjønne at den som deler informasjonen har interesse av å holde hemmelig”.

Fortrolighetsavtaler fungerer hovedsakelig som en preventiv mekanisme. Reell håndheving kan være både kostbar og utfordrende, særlig når motparten befinner seg i et annet land eller jurisdiksjon.

Dersom du oppdager et brudd på fortrolighetsavtalen, må du umiddelbart følge denne fremgangsmåten:

Send en formell, skriftlig melding til motparten der du:

• Identifiserer det spesifikke avtalebruddet
• Henviser til relevante avtalepunkter som er brutt
• Tydelig fremlegger hvilke konsekvenser bruddet medfører i henhold til avtalen

Dersom dere ikke oppnår en minnelig løsning, må du foreta en grundig vurdering av:

• Kostnader forbundet med rettslige skritt
• Potensiell verdi av informasjonen som er kompromittert
• Sannsynlighet for et fordelaktig utfall

Vær oppmerksom på at tvister om fortrolighetsavtaler sjelden bringes inn for norske domstoler.

Til tross for utfordringene med håndheving, har fortrolighetsavtaler betydelig verdi ved at:

• De hever terskelen for avtalebrudd betydelig
• De skaper en klar, felles forståelse av hva som utgjør konfidensiell informasjon
• De definerer tydelige grenser for informasjonsdeling i alle faser av forretningsforholdet

Definer formålet presist og uttømmende i fortrolighetsavtalen.

• Formuleringen må være så klar at begge parter har en identisk forståelse av:
  • Nøyaktig hvilke formål den delte informasjonen kan anvendes til
  • Klare og utvetydige grenser for tillatt bruk
• Dette eliminerer gråsoner og forebygger misforståelser om tillatt informasjonsbruk

Reguler spesifikt følgende kritiske aspekter:

• Konkrete konsekvenser ved brudd på taushetsplikten
• Presis varighet for taushetsplikt for hver informasjonskategori
• Uttømmende liste over hvem i mottakerens organisasjon som kan få tilgang
• Nøyaktige vilkår for når fortrolighetsavtalen opphører å gjelde

Disse presiseringene gjør avtalen betydelig enklere å etterleve i praksis og vesentlig mer effektiv å håndheve ved eventuelle brudd.

Fortrolighetsavtaler kan ha evig varighet. Det er vanlig praksis at selve avtalen opphører etter en bestemt periode, men at plikten til konfidensialitet fortsetter å gjelde på ubestemt tid.

Når du har delt konfidensiell informasjon som ikke har resultert i samarbeid, kundeforhold eller partnerskap, bør du umiddelbart iverksette følgende to tiltak for å beskytte din informasjon:

Dokumenter all delt informasjon - Lag en detaljert, skriftlig oppsummering av all informasjon du har delt som omfattes av fortrolighetsavtalen. Send denne oppsummeringen til motparten og be om skriftlig bekreftelse.

Krev at all informasjon destrueres - Send en formell, skriftlig anmodning om at all mottatt konfidensiell informasjon blir permanent slettet eller destruert, og be om skriftlig bekreftelse på at dette er gjort.

Disse tiltakene skjerper motpartens bevissthet om sine forpliktelser og reduserer risikoen for både tilsiktet og utilsiktet misbruk av din konfidensielle informasjon.

Ved å opprette fortrolighetsavtaler i Lexolve får du tilgang til et smart avtalearkiv der du kan sette automatiske påminnelser for oppfølging av fortrolighetsavtaler.