5 tips til onboarding av nyansatte

1. Hold kontakt med den ansatte før første arbeidsdag

Når en ansatt har signert med ny arbeidsgiver vil de gjerne sette i gang med en gang! De fleste av oss må gjennom en oppsigelsesperiode på flere måneder før man kan starte, og da er det viktig å holde relasjonen varm. Før nyansatte begynner hos oss inviterer vi dem til å delta på eventer og ting som skjer i selskapet. Det gjør kanskje overgangen litt mindre skummel.

2. Ha alt på stell før den ansatte kommer

Det kan virke som en selvfølge, men sørg for å ha mest mulig klart til første arbeidsdag: IT-verktøy, e-post, innlogging. Selv om du ikke har faste plasser på kontoret bør du sørge for at du har dedikert en plass til den nyansatte. Den handler om å unngå alle former av ambivalens. Som nyansatt kommer du inn i en ny situasjon hvor det finnes en rekke uskrevne regler den ansatte ikke er kjent med. Å sette seg på ”feil sted” er noe de fleste av oss ønsker å unngå.

På første arbeidsdag så er det ryddig at den ansatte signerer nødvendige erklæringer om det ikke allerede er gjort. For eksempel er det viktig at taushetserklæring er på plass før du gir tilgang til noen av bedriftens systemer eller forretningshemmeligheter. Sørg også for signering på mottatte eiendeler.

Hot tips: Noter deg bursdagen til den ansatte med en gang. Ingenting er så kjedelig som at noen glemmer bursdagen din.

3. Lag en plan for de første ukene

På Lexolve sender vi en liten skriftlig guide med verdifull informasjon og med et par tips på ting den ansatte kan begynne å se på. Vi inkluderer en oversikt over de viktigste målene, selskapets verdier og hvem som er den ansattes fadder. Dette har vi fått tilbakemelding om at føles nyttig og at den ansatte føler seg ivaretatt. I denne guiden inkluderes også en arbeidsplan for de første ukene. Hva skal den ansatte gjøre den første dagen på jobb og de første ukene. Hvilke mål skal nås, hvem skal den ansatte arbeide med og hvilken opplæring skal gis. Dette gjør overgangene tryggere og mer forutsigbar for den ansatte og for deg som arbeidsgiver tvinges du til å planlegge oppstarten og sørge for at du har alt på stell til den ansatte begynner.

Du som arbeidsgiver har en juridisk plikt til å gi den ansatte nødvendig opplæring. Du må gi tilgang til og opplæring i rutiner, regler og retningslinjer, og være tydelig på hvilke krav som stilles til den ansatte.

4. Utnytt prøvetiden godt til å evaluere den ansatte

Punktet om opplæring er helt sentralt for at du skal kunne vurdere den ansattes ferdigheter i prøvetiden. Bruk prøvetiden godt! Det er en fin tid for både arbeidsgiver og arbeidstaker å undersøke om arbeidsforholdet også var en god ide i praksis. Vi anbefaler at det holdes jevnlige møter mellom den nye ansatte og dennes leder. Blir det tidlig usikkerhet om den ansatte behersker sine arbeidsoppgaver, er det viktig at samtaler dokumenteres og at den ansatte gis anledning til å forbedre seg. Har du allerede laget en plan og satt opp mål og oppgaver er det enklere å vite hva du skal følge opp.

5. Hva ellers skjer i livet til den ansatte? Alt påvirker

Det er ikke noe vits å tro at noen kan lære noe nytt, hvis hodet koker av andre ting. Å bytte jobb teller som en av topp fem mest stressende livsendringer. Hvor i livet befinner den nyansatte seg? Er det første jobben etter permisjon? Har den ansatte sendt kiden til barnehagen for første gang? Er det første jobb etter studiene? Lytt til den ansatte, og gi rammer og forutsetninger som bistår til at overgangen blir så trygg som mulig.

Når prøvetiden er overstått så er “onboardingen” over fra et juridisk perspektiv. Nå gjelder det ny oppsigelsesfrist og strengere krav til oppsigelse, men forhåpentligvis har du gjennom prøvetiden lagt et godt grunnlag for et godt arbeidsforhold med den ansatte som gjør at du ikke trenger å tenke noe mer på akkurat det. Og selv om den formelle onboardingen er over, må du fortsatt følge opp den ansatte!