Slik lykkes du med onboardingen av nyansatte

5 tips til deg som arbeidstaker og 5 tips til deg som arbeidsgiver

Her kommer mine 5 tips til deg som arbeidstaker og 5 tips til deg som arbeidsgiver, om hvordan du får mest ut av onboardingen.

1. Oppdater dine digitale kanaler

Dette er litt som skjortekragen når du stryker; en liten ting som lett blir glemt. Derfor gjør jeg det aller først! Gjør et søk på deg selv og se over link for link. Oppdater LinkedIn-profil, Google my business, eget nettsted og alle linker som du har mulighet til å kontrollere. Når du enda er på gang; del nyheten på LinkedIn og send et forslag på bio til ansvarlig for bedriftens nettsted. Det tar som regel noen dager før søkemotorer har crawlet alle sider på ny. Det kan ta en uke før oppdateringer blir synlige i søk.

2. Gjør ting du er god på

Helt siden min første jobb innen finans i Sveits har jeg skrevet. Jeg har skrevet invitasjoner på tysk, laget intervjuer av barneforskere og publisert poster på sosiale medier. Jeg har skrevet meta-tekster og jeg har skrevet tusenvis av lysbilder til foredrag. Tekst er det verktøy jeg bruker når jeg tenker ut idéer og når jeg skal få fatt i mine egne følelser. Derfor er det naturlig for meg å begynne en ny jobb ved å skrive. Allerede den andre dagen oppdaterte jeg noen om-oss-tekster, samtidig som jeg hadde mitt første møte med mine nye kollegaer. Denne bloggteksten er også et produkt av min første uke i ny jobb

Hva er det du alltid har gjort? Hvor er du trygg og hva er du god på? Hvis du har erfaring fra kundeservice, da er du vant ved å hjelpe. Spør en kollega hvordan du kan bistå. Hvis du har ruttet mye i excel, kan du undersøke bedriftens budsjetter eller medieplaner. Å gjøre ting som gjør deg trygg, gir deg handlingskraft til å mestre en ny og uvant situasjon.

3. Skap nye rutiner

På Lexolve jobber vi i Miro, Notion, Slack, Hubspot og mange flere verktøy. Flere av dem er jeg kjent med fra før av, men måten du jobber med dem varierer fra bedrift til bedrift. I tidligere stilling var jeg vant ved å nesten ikke ha noen møter, i min nye stilling virker det å være motsatt. Å skifte stilling gir meg mulighet til å tenke over hvilke rutiner du har og hvordan du ønsker å jobbe. Tenk nøye gjennom hvordan du ønsker å organisere tiden din, hvordan du kategoriserer og arkiverer eposter. Hvis du kan, ta stilling til hvor ofte du ønsker hjemmekontor og hvor ofte du skal jobbe på kontoret. Drøft det med sjefen din.

4. Bruk din unike posisjon som nesten-kunde

Som nyansatt føler jeg meg litt lost i produktet jeg representerer og mine stammespråk-kunnskaper halter. Dette er en unik posisjon som snart vil være over! Noen ganger ser jeg på tjenesten med nesten-kunde-øyne og jeg kan komme med innspill som den rutinerte ansatte kanskje ikke ser. Det er det samme med selve organisasjonskulturen. Derfor skriver jeg alltid små memos, eller notater, jeg tar screenshots og jeg dokumenterer hverdagen. Dette kan være verdifull data, for deg selv personlig å se tilbake på, men ikke minst for bedriften.  

Benytt din unike posisjon som nyansatt! Skriv memos, fotografer og dokumenter hverdagen din

5. Nyt det! Dette er den første tiden i en lang relasjon

Jeg er typen som er vant ved høyt arbeidstempo, får gjort mye på kort tid. I den første tiden av en ny jobb blir jeg fort rammet av at jeg ikke skaper verdi. Jeg føler fort at jeg ikke er nok produktiv, ikke kan nok juss, ikke er god nok. Kanskje er du lik. Jeg må minne meg selv på at hver dag er en gave og den kommer ikke igjen. Den første tiden i ny jobb er svimlende herlig og intens. Stopp opp. Pust. Nyt. Det er sannsynlig at dette er begynnelsen på en lang relasjon.

5 tips til arbeidsgiver i onboarding-prosessen av nyansatte

I min nye stilling vil jeg også være en som ansetter. Her er mine 5 tips til deg som arbeidsgiver og hva du bør tenke på i onboarding-prosessen. Bonus til slutt: Juristens 7 tips for å være en ryddig arbeidsgiver fra tilbud er gitt til onboardingen er fullført.

1. Hold kontakt med den ansatte før første arbeidsdag

Når jeg har signert med ny arbeidsgiver vil jeg sette i gang! De fleste av oss må gjennom en oppsigelsesperiode på flere måneder før man kan starte, og da er det viktig å holde relasjonen varm! Før jeg begynte ble jeg invitert til eventer og fikk mulighet til å småstarte jobben. Det gjorde overgangen litt mindre skummel.

2. Ha alt på stell i onboardingen

Det kan virke som en selvfølge men sørg for å ha mest mulig klart til første arbeidsdag: IT-verktøy, epost, innlogging. Selv om du ikke har faste plasser på kontoret bør du sørge for at du har dedikert en plass til den nyansatte. Den handler om å unngå alle former av ambivalens. Som nyansatt kommer jeg inn i en ny situasjon hvor det finnes en rekke uskrevne regler jeg ikke er kjent med. Å sette seg på ”feil sted” er noe de fleste av oss ønsker å unngå. Hot tips: Noter deg bursdagen til den ansatte med en gang. Ingenting er så kjedelig som at noen glemmer bursdagen din.

3. Ha en plan for den første uken

På Lexolve fikk jeg tilsendt en liten skriftlig guide med verdifull informasjon og med ett par tips på ting jeg kan begynne å se på. Jeg fikk også en oversikt på de viktigste målene, selskapets verdier og hvem som er min buddy. Dette var en nyttig guide som fremfor alt fikk meg å føle meg ivaretatt.

4. Onboarding betyr offboarding

Kjæresten min tvang meg å ha en måned fri mellom jobb. Ikke alle har den muligheten eller motivasjonen. Det er svært vanlig at arbeidstakere slutter gammel jobb på fredag og begynner i ny på mandag. Den første uken på jobben betyr i stor grad at du fremdeles avslutter en annen. Selv om det er kjent at exit-samtalen er svært viktig er det mange som ikke benytter den på riktig måte. I en artikkel i Harvard Business Review beskriver Everett Spain og Boris Groysberg viktigheten av exit-samtaler: https://hbr.org/2016/04/making-exit-interviews-count.

Uansett. Jeg tror det har verdi for onboarding-prosessen hvis du som arbeidsgiver vet litt om exit-prosessen fra tidligere bedrift. Trenger kanskje den ansatte å levere noe utstyr? Er det ting som fremdeles er uklart? Ved å vise at du bistår den ansatte, vil du hjelpe henne raskere inn i ny arbeidshverdag.

5. Hva ellers skjer i livet til den ansatte? Alt påvirker

Dette har jeg lært meg som lærer. Det er ikke noe vits å tro at noen kan lære noe nytt, hvis hodet koker av andre ting. Å bytte jobb teller som en av topp fem mest stressende livsendringer. Selv driver jeg samtidig å flytter til ny bosted, noe som teller til samme hall of five. Hvor i livet befinner seg din nyansatte? Er det første jobben etter permisjon? Har den ansatte sendt kiden til barnehagen for første gang? Er det første jobb etter studiene? Lytt til den ansatte, og gi rammer og forutsetninger som bistår til at overgangen blir så trygg som mulig.

Til sist. Her kommer mine jurist-kollegaers tips til deg som arbeidsgiver når du onboarder nyansatte:

Juristens tips til deg som arbeidsgiver i onboarding-prosessen

Først: Gratulerer med ny ansatt! En solid innsats ligger bak å finne den rette kandidaten, og det er nå jobben starter for at dere begge skal få maks utbytte av det nye arbeidsforholdet. Her er noen anbefalinger for å være en ryddig arbeidsgiver fra juristens perspektiv:

Sjekk hva kandidaten har avtalt med nåværende arbeidsgiver før du gir tilbud

Allerede tidlig i ansettelsesprossesen er det fint å avklare hva din ansettelseskandidat har avtalt  med nåværende arbeidsgiver som kan påvirke et tilbud. Hvilken oppsigelsestid har de? Hvilken lønn og fordeler har de? Har de forbud mot å jobbe for andre arbeidsgivere? Har de konkurranse- eller rekrutteringsforbud?

Ha sentrale vilkår klart når du gir tilbud om ansettelse

Når du gir et tilbud så bør det inneholder de sentrale vilkårene for stilllingen. Stillingstittel, stillingsbeskrivelse, stillingsprosent, lønn og fordeler, og startdato. Du kan gjerne også legge ved utkast til arbeidsavtale. Husk å sette en frist for når den ansatte må akseptere tilbudet!

Praktiske tips til arbeidsavtalen

Aksepterer de tilbudet så er det ryddig å inngå arbeidsavtale med en gang. I arbeidsavtalen er det praktisk å ha med den ansattes adresse, epost, personnummer og kontonummer så du har disse detaljene klare til å melde inn til regnskapsfører eller lønnssystemet ditt. Arkiver arbeidsavtalen et sted du finner raskt tilbake til den. Her kan du lese mer om hva arbeidsavtalen ellers bør inneholde.

Sørg for at alt blir signert før eller på første arbeidsdag

På første arbeidsdag så er det ryddig at den ansatte signerer nødvendige erklæringer om den ikke allerede har gjort det. Slik som taushetserklæring om dette ikke allerede reguleres i arbeidsavtalen, og signering på mottatte eiendeler. Skal du gi den nye ansatte tilgang til noen av bedriftens systemer eller forretningshemmeligheter før de har sin første arbeidsdag - sørg for at de signerer en taushetserklæring først.

Gi den nye ansette god opplæring!

Selv om dette kanskje bør gi seg selv, så har du som arbeidsgiver faktisk en juridisk plikt til å gi den ansatte nødvendig opplæring og mulighet til å vise at hun behersker sine arbeidsoppgaver. Du må gi tilgang til og opplæring i rutiner, regler og retningslinjer, og være tydelig på hvilke krav som stilles til den ansatte. Om du ikke allerede har gjort det i tilbudet - lag en stillingsbeskrivelse. Sett gjerne også opp et dokument om hva den ansatte skal gis opplæring i. Følg dette opp med den ansatte. I starten kan du gjerne ha hyppige innsjekk med den ansatte.

Utnytt prøvetiden godt til å evaluere den ansatte

Punktet om opplæring er helt sentralt for at du skal kunne vurdere den ansattes ferdigheter i prøvetiden. Bruk prøvetiden godt! Det er en fin tid for både arbeidsgiver og arbeidstaker å undersøke om arbeidsforholdet også var en god ide i praksis. Vi anbefaler at det holdes jevnlige møter mellom den nye ansatte og dennes leder. Blir det tidlig usikkerhet om den ansatte behersker sine arbeidsoppgaver, er det viktig at samtaler dokumenteres og at den ansatte gis anledning til å forbedre seg.

Sett deg inn i dine plikter til å betale skatter, avgifter og rapportering til myndighetene

Med en ny ansatt har du som arbeidsgiver også plikt til å betale skatter og avgifter, og rapportere til myndighetene. Hva disse er kan du lese om her. Husk å melde den ansatte inn i pensjons- og forsikringsordningen.

Når prøvetiden er over er også onboardingen ferdig

Når prøvetiden er overstått så er “onboardingen” over fra et juridisk perspektiv. Nå gjelder det ny oppsigelsesfrist og strengere krav til oppsigelse, men forhåpentligvis har du gjennom prøvetiden lagt et godt grunnlag for et godt arbeidsforhold med den ansatte som gjør at du ikke trenger å tenke noe mer på akkurat dét:). Av andre ting kan du merk av i kalenderen om du har forpliktet deg til årlige lønnsforhandlinger eller lignende. Også er det jo alltid hyggelig å markere årsdager for arbeidsforhold!