Styreinstruks på få minutter

9 ting du bør vite før du lager styreinstruks

Styreinstruks er pålagt i selskaper med ansatte i styret og fungerer som et styringsverktøy for styrets arbeid. Et styreinstruks er et dokument som sier noe om hvordan styrets arbeid skal gjennomføres.

📖 Les mer om: Styrets plikter: En praktisk guide til styrearbeid i 2024

📖 Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser i Lexolve

Når bør du bruke styreinstruks?

I selskaper hvor de ansatte har representanter i styret er det pålagt å ha en styreinstruks. Også når det ikke er ansatterepresentanter i styret, kan det være praktisk med en styreinstruks.

Da vet alle styremedlemmene hva som gjelder for utførelsen av deres ansvar og oppgaver, og hele styret har en felles forståelse for hvordan styrearbeidet skal utføres.

Får styreinstruks betydning for et krav om styreansvar?

Ja. En styreinstruks vil tilrettelegge for at at styrearbeidet blir utført i henhold til gjeldende lovregler og selskapets retningslinjer. Dette vil kunne være positivt i en eventuell sak om styreansvar, hvor gjerne styremedlemmenes aktsomhet skal bedømmes.

Hva sier aksjeloven om styreinstruks?

Ifølge aksjeloven skal styreinstruksen gi regler om “styrets arbeid og saksbehandling", og inneholde regler om hvilke saker som normalt skal behandles i styret.

Den skal også inneholde regler om daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret.

Til sist skal den inneholde regler for innkalling og møtebehandling.

"Instruksen skal blant annet inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles og daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret.

Instruksen skal også inneholde regler for innkalling og møtebehandling."

Hva bør en styreinstruks inneholde?

Utover de lovpålagte krav til innhold bør den inneholde informasjon om styremøter, slik som hyppighet, frister for innkalling og møteform. Det kan fremgå hvordan det skal innkalles til styremøter - og her kan det være praktisk å avklare at det kan foregå med elektronisk kommunikasjon.

Styreinstruksen kan også regulere hvordan styremøtene skal foregå, og hvordan styrebehandling utover de faste møtene skal foregå.

Andre ting er praktiske bestemmelser om hvem som skal føre referat, hvordan og til hvilke frister referatet skal distribueres til styremedlemmene, frister for referattilførsel, rutiner for slike tilførsler, aksept og signering av protokoll.

Bør styreinstruksen regulere kjøp og salg?

Styreinstruksen kan inneholde regler eller referanser til hva som gjelder rundt kjøp og salg av aksjer i selskapet, for eksempel ved å ta inn reglene fra vedtekter, aksjonæravtale eller aksjeloven, avhengig av hvilke regler som gjelder for selskapet.

Skal det gjelde særlige regler for styreleder eller andre styremedlemmer, kan dette fremgå i styreinstruksen.

Bør styreinstruksen regulere krav til styremedlemmer?

Ja. Plikter styremedlemmer har til å holde taushet og eventuelt forbud mot å delta i konkurrerende virksomhet kan inntas i styreinstruksen. Også regler om inhabilitet og rutiner for dette bør tas med.

Til sist kan instruksen regulere onboarding av nye styremedlemmer og hvordan eventuelle varamedlemmer skal holdes orientert om styrets arbeid.

Jo mer praktisk du lager styreinstruksen, jo bedre verktøy blir den.

Hvordan tilpasse styreinstruks som et styringsverktøy?

Styreinstruksen kan fungere som et reelt styringsverktøy om den er tilpasset de faktiske forholdene i hvert enkelt selskap.

Det bør derfor foretas en årlig gjennomgang av styreinstruksen for å se om den fortsatt speiler de faktiske forholdene i selskapet, aksjeloven, aksjonæravtalen og vedtektene. Spørsmål som kan stilles i forbindelse med en årlig gjennomgang er for eksempel: Har styret hatt erfaringer i det siste året som gjør at instruksen bør endres? Samsvarer instruksen med hvordan styret faktisk fungerer?

Skal styreinstruksen omfatte daglig leder?

Ja det kan det, men det kan også være ryddig å ha en egen instruks for daglig leder. Da er det tilstrekkelig å henvise til denne i styreinstruksen, i stedet for å inkludere daglig leders arbeidsoppgaver i selve styreinstruksen.

Hvem lager og vedtar styreinstruks?

Etter aksjeloven er det styret selv som skal fastsette en styreinstruks, fordi styret er nærmest til å vurdere hva som er en hensiktsmessig arbeidsordning.

Av og til blir arbeidet med å utarbeide en styreinstruks satt til en advokat. Det er ikke nødvendig, og ofte vil det bli en bedre styreinstruks om dere gjør det selv og ønsker at den skal fungerer som et praktisk verktøy for styrearbeidet. Da er det viktigst at styret selv tilpasser instruksen, og det kan du gjøre selv i Lexolve.

Styreinstruksen trenger ingen behandling i eller godkjennelse fra generalforsamlingen. Men dersom generalforsamlingen instruerer styret om forhold som ligger inn under generalforsamlingens myndighet, kan det være relevant å oppdatere styreinstruksen på dette.