Den vanskeligste samtalen: om arbeidsforhold og nedgangstider

Som arbeidsgiver vet du at det er viktig å ta vare på dine ansatte, uansett omstendigheter i verden. Dette kan være spesielt utfordrende i usikre tider når klimaendringer, krig og råvaremangel truer. En av dine viktigste oppgaver som arbeidsgiver, er å skape trygghet og tillit i hele virksomheten, både i ledelsen og blant ansatte. En nedgangstid kan være tøff for et selskap, men det kan også by på muligheter. Under korona-pandemien begynte mange selskaper å bruke alternative, i blant digitale, arbeidsmetoder, som har endret hvordan vi arbeider.

Hvordan kommunisere med ansatte i usikre tider?

Vær transparent med dine kollegaer! Informer hyppig, sil vekk det irrelevante og forbered deg godt. Gjør deg selv tilgjengelig på forskjellige måter. Bruk ulike metoder, snakk med de ansatte 1-1 og felles i gruppe. Alle dine kollegaer har unike behov. Send ut skriftlige spørreskjemaer når du tror det finnes behov for å si noe anonymt. Slik får du de ansatte til å føle seg ivaretatt og sett.

I nedgangstider kan det være spesielt viktig å anerkjenne verdien av hva dine kollegaer og du selv gjør. Prøv å fokuser på hvordan selskapet kan komme styrket ut av situasjonen, husk og feire små og store milepæler! Håp og motivasjon er noen av dine viktigste verktøy.

Lesetips: Les mer om ansettelse og ulike former for arbeidskraft.

Lesetips: Skal du ansette i nedgangstider? Her er våre beste tips til deg som skal ansette i nedgangstider.

Hvis du må kutte kostnader til ansatte

Det er altid surt å måtte endre på - eller kutte i - ansattes goder. Samtidig er det bedre enn å måtte starte permitterings- og oppsigelsesprosesser, dette er nok de ansatte enige i også.

Tiltak for å kutte i personalkostnader:

• Ansettelsesstopp,
• Unngå unødig reising, avhold møter digitalt,
• Begrens deltakelse på konferanser, kurs og sosiale sammenkomster,
• Gjennomgå kostnadene dere har til forsikring og tjenestepensjon utover de lovpålagte minimumsordningene,
• Vurder nødvendigheten av goder som avisabonnementer og om det er rimeligere alternativer for telefon og internett.

En del av disse godene kan være avtalt individuelt. For goder som er individuelt avtalt kreves det som utgangspunkt samtykke fra arbeidstaker.

For å vite hva dere kan endre uten samtykke fra arbeidstaker, er det derfor viktig å se nøye på hva som står i arbeidsavtalen. Dersom det står at den ansatte har rett til pensjon i henhold til “selskapets til enhver tid gjeldende pensjonsordning” har dere større mulighet til å endre pensjonsordningen enn hvis det står oppgitt en konkret ordning som den ansatte har rett på.

Det samme gjelder for bonus, dekning av utgifter og andre goder. Som en tommelfingerregel kan man si at det er anledning til å endre selskapets retningslinjer for hvilke goder som skal tilbys, men det er ikke anledning til å endre individuelt avtalte goder.

Fra dette utgangspunktet er det et unntak for goder som kan sies å være såpass innarbeidet at de ikke kan endres. Goder som dette er gjerne fremforhandlet av de ansatte, har eksistert lenge og over blitt et innarbeidet gode i selskapet. Her må dere nesten føle dere litt frem, og også her er det viktigste å “lodde stemningen” med de ansatte og ha en god dialog.

Kutte lønn

Å kutte lønn er ikke et alternativ selskapet ensidig kan tvinge igjennom. Hvis firmaet ønsker å iverksette et lønnskutt må dette skje gjennom fremforhandlinger av nye lønnsavtaler med de ansatte. Et annet alternativ er såkalte “endringsoppsigelser”.

I prosessen med å forsøke å fremforhandle nye lønnsavtaler med de ansatte er det flere virkemidler som kan anvendes. Eksempelvis kan du forsøke å innføre nye goder, slik som ansatteaksjer, i “bytte” mot lønnskutt. Det viktigste er at selskapet får en tilstrekkelig besparelse samlet sett.

Lesetips: Her kan du lese mer om når du bør bruke opsjoner som del av godtgjørelsen til dine ansatte.

Du vil også få mye igjen for å ha hatt en klar og tydelig dialog med de ansatte over tid. Det kan være en ide å ta første del av forhandlingene med feks noen tillitsvalgte i virksomheten eller i et fellesmøte med alle ansatte dersom dere ikke er så mange. Dersom tillitsvalgte eller noen uformelle “ledere” i virksomheten sier ja til lønnsreduksjon er det lettere å få med alle. Det er alltid enklere å godta en reduksjon når alle går ned i lønn enn når det kun er enkelte som må kutte. Ved lønnsreduksjon er det viktig å fokusere på at reduksjonen er midlertidig. Ha tydelige (og realistiske) mål på kostnader og inntekter for fremtiden - og når det er forventet at de ansatte kan gå opp i lønn igjen. Dette må også ses og kommuniseres i sammenheng med de øvrige tiltakene dere gjør i virksomheten for å kutte kostnader og øke inntekter.

Endringsoppsigelse

En annen måte å få gjennomført lønnskutt eller kutte andre goder/arbeidsvilkår som er individuelt regulert i ansettelsesavtalen er ved såkalte endringsoppsigelser. Endringsoppsigelser innebærer at du gir de ansatte en oppsigelse, og samtidig et tilbud om ny stilling med endrede arbeidsvilkår. På den måten kan du spare selskapet for lønnskostnader samtidig som du unngår å miste verdifulle ansatte.

Denne løsningen avhenger av at selskapet har oppsigelsesgrunnlag og følger de øvrige lovpålagte prosessene for oppsigelse. Relevante oppsigelsesgrunnlag i nedgangstider kan eksempelvis være oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold, og du må da sannsynliggjøre at det foreligger et bedriftsøkonomisk begrunnet behov som tilsier at oppsigelser er nødvendig.

Før du beslutter endringsoppsigelser må du undersøke eventuelle tariffavtaler selskapet har bundet seg til. Det er ikke mulig å endre lønn eller goder ved en endringsoppsigelse til et lavere nivå enn det som fremgår av tariffavtalen dere er bundet av. Hvis dette er ønskelig, må tariffavtalen sies opp først.

Permittering

Permittering innebærer at arbeidstaker fritas for arbeidsplikt, og arbeidsgiver fritas for lønnsplikt i en midlertidig periode. Arbeidsforholdet består under hele permitteringsperioden. Dersom situasjonen endrer seg kan bedriften be arbeidstaker gjenoppta arbeidet på kort varsel.

Grunnlag for permitteringen

Dersom dere vurderer å permittere må dere først avklare om dere har tilstrekkelig permitteringsgrunnlag. Hovedregelen er at det må foreligge en saklig grunn for å permittere. Den saklige grunnen må gjelde midlertidig. Helst skal du kunne sysselsette arbeidstakeren igjen innen 6 måneder. Dersom de midlertidige problemene senere blir permanente må arbeidsgiver heller vurdere oppsigelse.

Den saklige grunnen må videre være knyttet til virksomheten. Behov for kostnadsreduksjon som følge av ordremangel, heving av avtaler fra kunder og bortfall av oppdrag som følge av usikkerheten rundt en pandemi eller økonomiske nedgangstider kan utgjøre saklig grunn.

Videre kreves det at du som arbeidsgiver har gjort det som med rimelighet kan kreves for å unngå permitteringen.

Fremgangsmåten ved permittering

Informasjon og drøftelse

Drøft muligheten for permittering med tillitsvalgte. Det bør nedtegnes protokoll fra disse drøftelsene, hvor det fremgår hva bedriften har gjort for å unngå permittering, at det er enighet om at det er saklig grunn, og årsaken til permitteringene. Du bør langt på vei også søke å informere alle dine ansatte om at permittering kan bli aktuelt, enten i individuelle møter eller allmøte.

Varsel til NAV

Dersom minst 10 arbeidstakere skal bli permittert uten lønn, eller får arbeidstiden redusert med mer enn 50 % i mer enn fire uker, må arbeidsgiver gi melding til NAV.

Hvem skal permitteres?

Alle ansatte kan som utgangspunkt permitteres. Dersom du ikke skal permittere alle ansatte, må du gjøre en utvelgelse av hvem som skal permitteres. Du må velge kriterier som er saklig begrunnet ut i fra hva virksomheten har behov for. Typiske kriterier vil være virksomhetens behov for kompetanse, og ansiennitetsprinsippet.

Varsel til arbeidstakere

Dersom du skal permittere må du gi de ansatte et varsel om dette. Varselet skal dateres, angi permitteringsårsak, permitteringsgrad og periode, en varselfrist og hvilke dager arbeidsgiver har lønnsplikt. Normalt skal det gis 14 dagers varsel. Hvis permitteringene skyldes en uforutsett hendelse kan varslet gis minimum 2 dager før permitteringsperioden starter. Om varselet er mindre enn 14 dager bør du oppgi en grunn for dette i permitteringsvarselet.

Arbeidstakers oppgave

Arbeidstaker sender varselet til NAV og kan melde seg som arbeidssøker. Etter at arbeidsgivers lønnsplikt opphører, kan arbeidstaker søke dekning for lønn og senere dagpenger hos NAV.

Arbeidsgivers lønnsplikt

Arbeidsgivers lønnsplikt varer de 10 første dagene i permitteringsperioden. Ved delvis permittering må arbeidsgiver dekke en prosentvis andel av gjennomsnittlig lønn per uke.

Under permittering

Ferie avvikles som normalt under permittering.

Permitteringens lengde

Permitteringsperioden kan vare i totalt 26 uker over en 18 måneders periode, før arbeidsgivers lønnsplikt igjen inntrer.

Avslutning av arbeidsforhold

Arbeidstaker kan si opp arbeidsforholdet med 14 dagers varsel uten hensyn til hvilken oppsigelsestid som normalt gjelder. Har permitteringen vart i mer enn tre måneder, og det ikke er varslet et spesielt tidspunkt for permitteringens opphør, kan arbeidstakeren normalt fratre uten oppsigelsestid hvis han eller hun skal begynne i en ny jobb. Dersom arbeidsgiver ønsker å avslutte arbeidsforholdet må arbeidsgiver betale lønn ut oppsigelsestiden.

Hvis din bedrift er bundet av en tariffavtale må du gjennomgå denne for å vurdere om den påvirker adgangen til, og gjennomføringen av permittering.

Oppsigelse/nedbemanning

Oppsigelser bør være siste utvei for å kutte kostnader i en nedgangsperiode. Både av hensyn til de ansatte, men også av hensyn til bedriften. Dersom nedgangstiden går over innen kortere tid enn forutsatt kan det være vanskelig å hente inn igjen kvalifisert arbeidskraft.

Lesetips: Les mer om oppsigelser her

I nedgangstider kan det være et økonomisk behov for å si opp en eller flere ansatte. Dette omtales som “nedbemanning”. Nedbemanning innebærer at selskapets totale årsverk reduseres. Oppsigelse på grunn av nedbemanning skyldes alltid forhold på arbeidsgiverens side.

Sett opp en plan for nedbemanningen

En nedbemanning er en krevende prosess for virksomheten og bør planlegges nøye. Legg en plan for hva som skal gjøres når. Sørg for at involverte medarbeidere har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å gjennomføre prosessen. Det kan være fornuftig å sørge for å ha tilgang til juridisk rådgivning underveis.

Merk at hvis selskapet er i et konsern gjelder plikten til å tilby annet passende arbeid og fortrinnsretten for konsernet som sådan, ikke kun det enkelte selskapet. I tillegg er det krav om drøftings- og informasjonsforpliktelser for morselskapet for konsern med minst 50 ansatte.

Vurdering av grunnlag

Nedbemanning krever saklig grunn. Det må derfor gjøres en konkret vurdering av behovet for nedbemanning og hvorvidt det foreligger saklig grunn. Hvis det finnes andre tiltak selskapet kan foreta for å bedre den økonomiske situasjonen i tilstrekkelig grad, så vil det ikke foreligge saklig grunn for å nedbemanne.

Behandling av styret

En nedbemanning bør alltid behandles av styret i selskapet.

Drøfting med de tillitsvalgte

Dersom de ansatte har tillitsvalgt, må oppsigelsene drøftes med vedkommende før de kan utstedes. Dersom selskapet ikke har tillitsvalgte og du skal si opp flere ansatte, må du be de ansatte om å velge en eller flere som skal representere dem under nedbemanningsprosessen. Det bør utarbeides protokoller fra disse møtene.

Informasjon til samtlige ansatte

Samtlige ansatte bør informeres om situasjonen selskapet står i og at det vil bli igangsatt en nedbemanningsprosess.

Sett opp utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier

For at oppsigelsene skal være lovlig må det foretas en vurdering av hvilke ansatte det skal velges mellom og hva som skal være kriteriene ved valg av ansatte. Disse vurderingsgrunnlagene og selve utvelgelsen blant ansatte må være saklig. Grunnlagene bør formuleres skriftlig og kunne etterprøves.

Individuelle drøftelsesmøter

Etter at det er foretatt en utvelgelse av ansatte skal det avholdes individuelle drøftelsesmøter. Det bør foreligger referat fra disse møtene.

Lesetips: Sørger for at beslutningen blir tatt på riktig grunnlag. Les mer om hvordan du bør avholde et drøftelsesmøte.

Beslutning om oppsigelser

Når alle samtalene er gjennomført og all dokumentasjon og grunnlag er på plass kan det foretas beslutning om oppsigelser.

Melding til NAV

Ved oppsigelser av 10 eller flere ansatte på grunn av virksomhetens forhold, må oppsigelsene meldes inn til NAV. Oppsigelsene vil først gjelde 30 dager etter at NAV er underrettet om at oppsigelsene skal foretas. NAV vil som regel ta kontakt med virksomheten for å avtale et snarlig møte med ledelsen og de tillitsvalgte. På dette møte vil NAV blant annet gi informasjon om hva slags bistand NAV kan gi de ansatte som blir oppsagt.

Merk at dette ikke er uttømmende prosess, men det gir en indikasjon på forhold som bør håndteres i en nedbemanningsprosess. Rekkefølgen på punktene kan variere og selve prosessen bør settes opp med utgangspunkt i de konkrete forholdene i ditt selskap.