Arbeidsforhold i nedgangstider | Lexolve
Les mer

Arbeidsforhold i nedgangstider

Selv om det makroøkonomisk kan gå bra for AS Norge er det mange mindre virksomheter som opplever en økonomisk nedgangstid. Det fører til at mange arbeidstakere er bekymret for å miste jobbben. Hva må din bedrift foreta seg i en slik situasjon?

Arbeidsforhold i nedgangstider

Håndtering av arbeidsforhold i usikre tider

I de siste årene har vi opplevd- og opplever fortsatt pandemi, klimaendringer, krig, og råvaremangel for å nevne noe. Slike hendelser gjør folk urolige og bekymret. Selv om det makroøkonomisk kan gå bra for AS Norge er det mange mindre virksomheter som opplever en økonomisk nedgangstid. Det fører til at arbeidstakere blir bekymret for å miste jobben.

Som arbeidsgiver er det viktig at du tar vare på dine ansatte i slike perioder. Måten du gjør det på er å skape trygghet og tillit mellom selskapsledelsen og de ansatte. Det er ikke alltid enkelt når du som arbeidsgiver selv også er bekymret for hvordan virksomhet vil bli påvirket.

Da er det viktig å sørge for å holde hodet kaldt og tenke muligheter. En nedgangstid kan være tøff for et selskapet, men for mange virksomheter kan det også by på muligheter. Under corona-pandemien så vi en akselerering i bruk av digitale løsninger, det ser nok flere virksomheter i ettertid at har vært en fordel.

Som leder er det viktig å forstå og å vise de ansatte at de er verdifulle for virksomheten.

Hvordan kommunisere med ansatte i usikre tider?

For at de ansatte skal føle seg trygge er det viktig at de kontinuerlig får god og tilstrekkelig informasjon om status i virksomheten. Det er viktig at du involverer de ansatte i det som skjer med selskapet. Hvilke risikoer og muligheter ser arbeidsgiver for seg i nær fremtid?

Noen ansatte har mer behov for informasjon enn andre. Som arbeidsgiver er det viktig at du er tilgjengelig for de ansatte som ønsker å prate, og at du har en personlig tilnærming. Å ha en leder som er fraværende vil kunne bidra til mer usikkerhet blant de ansatte. Del gjerne egne erfaringer og tanker rundt situasjonen, det skaper tillit og samhold.

Å motivere de ansatte til å gjøre en god jobb til tross for situasjonen er også viktig. Nettopp i slike tider er det viktig å anerkjenne verdien av de ansatte i virksomheten og jobben de gjør. Og ikke minst, prøv å fokusere på hvordan selskapet kan komme styrket ut av situasjonen istedenfor å kun fokusere på risikoene selskapet står ovenfor. Husk også å feire små milepæler for å gi håp og motivasjon!

Alt kommuniserer

I usikre tider er det viktig å huske på at også handlinger kommuniserer. Hvis du foretar nyansettelser sender det et tydelig signal til de ansatte. Det betyr ikke at man ikke kan foreta ansettelser i en periode hvor virksomheten også strammer inn, men det er viktig å forklare hvorfor disse nyansettelsene skal prioriteres. Det samme gjelder når du velger å kutte i godene til dine ansatte - det sender et signal om hva du som arbeidsgiver velger å prioritere. Noen ganger må man allikevel kutte, men det må forklares.

Det aller viktigste er en klar og tydelig kommunikasjon med de ansatte. Har du en transparent dialog rundt utfordringene dere står overfor og betydningen for selskapets fremtid om man ikke tar grep, vil dine ansatte ønske å bidra. Om det er med ideer til nyskaping, hvordan øke inntekter eller frivillig lønnsreduksjon - så styrker det samholdet om dette gjøres riktig.

Ansette på tross av usikkerhet

I tider med usikkerhet er det mange som vegrer seg for å skulle ansette. Å ansette noen fast er en langsiktig forpliktelse og kostnad. Samtidig viser erfaring at usikre tider ofte medfører mer bevegelse i arbeidsmarkedet. Det kan derfor være en unik mulighet til å skaffe seg kvalifiserte ansatte.

Les mer om ansettelse og ulike former for arbeidskraft.

Tips til deg som skal ansette i nedgangstider

Jeg må kutte kostnader til ansatte

Endring av goder

Det er altid surt å måtte endre på - eller kutte i - ansattes goder. Samtidig er det bedre enn å måtte starte permitterings- og oppsigelsesprosesser, dette er nok de ansatte enige i også.

Tiltak for å kutte i personalkostnader:

  • Ansettelsesstopp,
  • Unngå unødig reising, avhold møter digitalt,
  • Begrens deltakelse på konferanser, kurs og sosiale sammenkomster,
  • Gjennomgå kostnadene dere har til forsikring og tjenestepensjon utover de lovpålagte minimumsordningene,
  • Vurder nødvendigheten av goder som avisabonnementer og om det er rimeligere alternativer for telefon og internett.

Det er viktig å merke seg at en del av disse godene kan være avtalt individuelt. For goder som er individuelt avtalt kreves det som utgangspunkt samtykke fra arbeidstaker.

For å vite hva dere kan endre uten samtykke fra arbeidstaker, er det derfor viktig å se nøye på hva som står i arbeidsavtalen. Dersom det står at den ansatte har rett til pensjon i henhold til “selskapets til enhver tid gjeldende pensjonsordning” har dere større mulighet til å endre pensjonsordningen enn hvis det står oppgitt en konkret ordning som den ansatte har rett på.

Det samme gjelder for bonus, dekning av utgifter og andre goder. Som en tommelfingerregel kan man si at det er anledning til å endre selskapets retningslinjer for hvilke goder som skal tilbys, men det er ikke anledning til å endre individuelt avtalte goder.

Fra dette utgangspunktet er det et unntak for goder som kan sies å være såpass innarbeidet at de ikke kan endres. Goder som dette er gjerne fremforhandlet av de ansatte, har eksistert lenge og over blitt et innarbeidet gode i selskapet. Her må dere nesten føle dere litt frem, og også her er det viktigste å “lodde stemningen” med de ansatte og ha en god dialog.

Kutte lønn

Å kutte lønn er ikke et alternativ selskapet ensidig kan tvinge igjennom. Hvis firmaet ønsker å iverksette et lønnskutt må dette skje gjennom fremforhandlinger av nye lønnsavtaler med de ansatte. Et annet alternativ er såkalte “endringsoppsigelser”.

I prosessen med å forsøke å fremforhandle nye lønnsavtaler med de ansatte er det flere virkemidler som kan anvendes. Eksempelvis kan du forsøke å innføre nye goder, slik som ansatteaksjer, i “bytte” mot lønnskutt. Det viktigste er at selskapet får en tilstrekkelig besparelse samlet sett.

Du vil også få mye igjen for å ha hatt en klar og tydelig dialog med de ansatte over tid. Det kan være en ide å ta første del av forhandlingene med feks noen tillitsvalgte i virksomheten eller i et fellesmøte med alle ansatte dersom dere ikke er så mange. Dersom tillitsvalgte eller noen uformelle “ledere” i virksomheten sier ja til lønnsreduksjon er det lettere å få med alle. Det er alltid enklere å godta en reduksjon når alle går ned i lønn enn når det kun er enkelte som må kutte. Ved lønnsreduksjon er det viktig å fokusere på at reduksjonen er midlertidig. Ha tydelige (og realistiske) mål på kostnader og inntekter for fremtiden - og  når det er forventet at de ansatte kan gå opp i lønn igjen. Dette må også ses og kommuniseres i sammenheng med de øvrige tiltakene dere gjør i virksomheten for å kutte kostnader og øke inntekter.

Endringsoppsigelse

En annen måte å få gjennomført lønnskutt eller kutte andre goder/arbeidsvilkår som er individuelt regulert i ansettelsesavtalen er ved såkalte endringsoppsigelser. Endringsoppsigelser innebærer at du gir de ansatte en oppsigelse, og samtidig et tilbud om ny stilling med endrede arbeidsvilkår. På den måten kan du spare selskapet for lønnskostnader samtidig som du unngår å miste verdifulle ansatte.

Denne løsningen avhenger av at selskapet har oppsigelsesgrunnlag og følger de øvrige lovpålagte prosessene for oppsigelse. Relevante oppsigelsesgrunnlag i nedgangstider kan eksempelvis være oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold, og du må da sannsynliggjøre at det foreligger et bedriftsøkonomisk begrunnet behov som tilsier at oppsigelser er nødvendig.

Før du beslutter endringsoppsigelser må du undersøke eventuelle tariffavtaler selskapet har bundet seg til. Det er ikke mulig å endre lønn eller goder ved en endringsoppsigelse til et lavere nivå enn det som fremgår av tariffavtalen dere er bundet av. Hvis dette er ønskelig, må tariffavtalen sier opp først.

Permittering

Permittering innebærer at arbeidstaker fritas for arbeidsplikt, og arbeidsgiver fritas for lønnsplikt i en midlertidig periode. Arbeidsforholdet består under hele permitteringsperioden. Dersom situasjonen endrer seg kan bedriften be arbeidstaker gjenoppta arbeidet på kort varsel.

Grunnlag for permitteringen

Dersom dere vurderer å permittere må dere først avklare om dere har tilstrekkelig permitteringsgrunnlag. Hovedregelen er at det må foreligge en saklig grunn for å permittere. Den saklige grunnen må gjelde midlertidig. Helst skal du kunne sysselsette arbeidstakeren igjen innen 6 måneder. Dersom de midlertidige problemene senere blir permanente må arbeidsgiver heller vurdere oppsigelse.

Den saklige grunnen må videre være knyttet til virksomheten. Behov for kostnadsreduksjon som følge av ordremangel, heving av avtaler fra kunder og bortfall av oppdrag som følge av usikkerheten rundt en pandemi eller økonomiske nedgangstider kan utgjøre saklig grunn.

Videre kreves det at du som arbeidsgiver har gjort det som med rimelighet kan kreves for å unngå permitteringen.

Fremgangsmåten ved permittering

  • Informasjon og drøftelse: Drøft muligheten for permittering med tillitsvalgte. Det bør nedtegnes protokoll fra disse drøftelsene, hvor det fremgår hva bedriften har gjort for å unngå permittering, at det er enighet om at det er saklig grunn, og årsaken til permitteringene. Du bør langt på vei også søke å informere alle dine ansatte om at permittering kan bli aktuelt, enten i individuelle møter eller allmøte.
  • Varsel til NAV:Dersom minst 10 arbeidstakere skal bli permittert uten lønn, eller får arbeidstiden redusert med mer enn 50 % i mer enn fire uker, må arbeidsgiver gi melding til NAV.
  • Hvem skal permitteres: Alle ansatte kan som utgangspunkt permitteres. Dersom du ikke skal permittere alle ansatte, må du gjøre en utvelgelse av hvem som skal permitteres. Du må velge kriterier som er saklig begrunnet ut i fra hva virksomheten har behov for. Typiske kriterier vil være virksomhetens behov for kompetanse, og ansiennitetsprinsippet.
  • Varsel til arbeidstakere: Dersom du skal permittere må du gi de ansatte et varsel om dette. Varselet skal dateres, angi permitteringsårsak, permitteringsgrad og periode, en varselfrist og hvilke dager arbeidsgiver har lønnsplikt. Normalt skal det gis 14 dagers varsel. Hvis permitteringene skyldes en uforutsett hendelse kan varslet gis minimum 2 dager før permitteringsperioden starter. Om varselet er mindre enn 14 dager bør du oppgi en grunn for dette i permitteringsvarselet.
  • Arbeidstakers oppgave: Arbeidstaker sender varselet til NAV og kan melde seg som arbeidssøker. Etter at arbeidsgivers lønnsplikt opphører, kan arbeidstaker søke dekning for lønn og senere dagpenger hos NAV.
  • Arbeidsgivers lønnsplikt: Arbeidsgivers lønnsplikt varer de 10 første dagene i permitteringsperioden. Ved delvis permittering må arbeidsgiver dekke en prosentvis andel av gjennomsnittlig lønn per uke.
  • Under permittering: Ferie avvikles som normalt under permittering.
  • Permitteringens lengde: Permitteringsperioden kan vare i totalt 26 uker over en 18 måneders periode, før arbeidsgivers lønnsplikt igjen inntrer.
  • Avslutning av arbeidsforhold: Arbeidstaker kan si opp arbeidsforholdet med 14 dagers varsel uten hensyn til hvilken oppsigelsestid som normalt gjelder. Har permitteringen vart i mer enn tre måneder, og det ikke er varslet et spesielt tidspunkt for permitteringens opphør, kan arbeidstakeren normalt fratre uten oppsigelsestid hvis han eller hun skal begynne i en ny jobb. Dersom arbeidsgiver ønsker å avslutte arbeidsforholdet må arbeidsgiver betale lønn ut oppsigelsestiden.

Hvis din bedrift er bundet av en tariffavtale må du gjennomgå denne for å vurdere om den påvirker adgangen til, og gjennomføringen av permittering.

Oppsigelse/nedbemanning

Oppsigelser bør være siste utvei for å kutte kostnader i en nedgangsperiode. Både av hensyn til de ansatte, men også av hensyn til bedriften. Dersom nedgangstiden går over innen kortere tid enn forutsatt kan det være vanskelig å hente inn igjen kvalifisert arbeidskraft.

Du kan lese mer om oppsigelser her

I nedgangstider kan det være et økonomisk behov for å si opp en eller flere ansatte. Dette omtales som “nedbemanning”. Nedbemanning innebærer at selskapets totale årsverk reduseres. Oppsigelse på grunn av nedbemanning skyldes alltid forhold på arbeidsgiverens side.

Prosessen ved nedbemanning

  1. Sett opp en plan for nedbemanningen: En nedbemanning er en krevende prosess for virksomheten og bør planlegges nøye. Legg en plan for hva som skal gjøres når. Sørg for at involverte medarbeidere har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å gjennomføre prosessen. Det kan være fornuftig å sørge for å ha tilgang til juridisk rådgivning underveis.
  2. Vurdering av grunnlag: Nedbemanning krever saklig grunn. Det må derfor gjøres en konkret vurdering av behovet for nedbemanning og hvorvidt det foreligger saklig grunn. Hvis det finnes andre tiltak selskapet kan foreta for å bedre den økonomiske situasjonen i tilstrekkelig grad, så vil det ikke foreligge saklig grunn for å nedbemanne.
  3. Behandling i styret: En nedbemanning bør alltid behandles av styret i selskapet.
  4. Drøfting med de tillitsvalgte: Dersom de ansatte har tillitsvalgt, må oppsigelsene drøftes med vedkommende før de kan utstedes. Dersom selskapet ikke har tillitsvalgte og du skal si opp flere ansatte, må du be de ansatte om å velge en eller flere som skal representere dem under nedbemanningsprosessen. Det bør utarbeides protokoller fra disse møtene.
  5. Informasjon til samtlige ansatte: Samtlige ansatte bør informeres om situasjonen selskapet står i og at det vil bli igangsatt en nedbemanningsprosess.
  6. Sett opp utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier: For at oppsigelsene skal være lovlig må det foretas en vurdering av hvilke ansatte det skal velges mellom og hva som skal være kriteriene ved valg av ansatte. Disse vurderingsgrunnlagene og selve utvelgelsen blant ansatte må være saklig. Grunnlagene bør formuleres skriftlig og kunne etterprøves.
  7. Individuelle drøftelsesmøter: Etter at det er foretatt en utvelgelse av ansatte skal det avholdes individuelle drøftelsesmøter. Det bør foreligger referat fra disse møtene.
  8. Beslutning om oppsigelser: Når alle samtalene er gjennomført og all dokumentasjon og grunnlag er på plass kan det foretas beslutning om oppsigelser.
  9. Melding til NAV: Ved oppsigelser av 10 eller flere ansatte på grunn av virksomhetens forhold, må oppsigelsene meldes inn til NAV. Oppsigelsene vil først gjelde 30 dager etter at NAV er underrettet om at oppsigelsene skal foretas. NAV vil som regel ta kontakt med virksomheten for å avtale et snarlig møte med ledelsen og de tillitsvalgte. På dette møte vil NAV blant annet gi informasjon om hva slags bistand NAV kan gi de ansatte som blir oppsagt.

Merk at dette ikke er uttømmende prosess, men det gir en indikasjon på forhold som bør håndteres i en nedbemanningsprosess. Rekkefølgen på punktene kan variere og selve prosessen bør settes opp med utgangspunkt i de konkrete forholdene i ditt selskap.