Eksempler på ting det kan være lurt å ha tenkt gjennom før du oppretter et opsjonsprogram

1. Skal opsjonsprogrammet gjelde alle ansatte, eller kun nøkkelpersonell?
2. Skal opsjonsprogrammet gjelde kun nåværende ansatte eller skal det også settes av en andel til fremtidig ansatte?
3. Hvor lenge skal de ansatte måtte jobbe før de skal ha anledning til å kunne omgjøre opsjonene til aksjer?
4. Hvordan skal selskapet skaffe aksjene som skal benyttes til ordningen?
5. Forventer selskapet en likvidtetshendelse i fremtiden, slik som et oppkjøp av selskapet eller børsnoterting eller lignende, som vil kunne føre til at opsjonene skal falle bort?
6. Skal selskapet/øvrige aksjonærer ha rett til å kjøpe tilbake den ansattes aksjer etter at den ansatte har sluttet i selskapet?

Dette er bare eksempler på noen forhold det kan være lurt å tenke igjennom.

Prosessen fra A til Å

Når man skal sette opp en opsjonsordning kan det være vanskelig å vite hvor man skal begynne og hva som må gjøres. Her gir vi deg en overordnet oversikt over prosessen fra A til Å. Prosessen vil selvfølgelig variere avhengig av den konkrete ordningen og selskapet ordningen skal implementeres i. Det vi altså kunne være behov for individuelle tilpasninger. Denne oversikten gir likevel et utgangspunkt som passer for de fleste.

1) Avklar hvilken ordning dere ønsker

Det er nyttig å tenke litt igjennom hvilken type ordning selskapet trenger og hva dere ønsker å oppnå med ordningen før dere setter i gang. Vi har satt opp noen eksempler på ting det kan være lurt å ha tenkt igjennom før du oppretter et opsjonsprogram (se ovenfor) som vil kunne sette i gang tankeprosessen. Innledningsvis i denne fasen kan det også være nyttig å få avklart om selskapet kvalifiserer for den gunstige skatteordningen for selskaper i oppstarts- og vekstfasen. Dersom selskapet kvalifiserer bør dere vurdere om det kan være hensiktsmessig å utarbeide selskapets ordning slik at den faller innenfor vilkårene for denne skatteordningen.

2) Opprett ordningen og lag plandokument

Når dere er klar til å sette i gang er første steg å opprette et plandokument som nærmere beskriver ordningen i selskapet. Dette vil være underlagsdokumentasjon som kan benyttes i den videre behandlingen av opsjonsordningen i henholdsvis styre og generalforsamlingen.

3) Behandling i styre

Når ledelsen har en formening om hvilken ordning selskapet bør ha og har skissert opp dette i et plandokument er neste steg å få styrets godkjennelse på forslaget. Det bør skje ved at det innkalles til styremøte hvor plandokumentet vedlegges slik at styret får anledning til å sette seg inn i saken før behandlingen av saken i styremøte.

4) Behandling av aksjonærene/ i generalforsamling

Etter at styret har besluttet ordningen kan den med fordel legges frem for generalforsamlingen for godkjennelse. Det er i utgangspunktet ikke noe krav om godkjennelse i generalforsamlingen, men det kan være fornuftig ettersom styret normalt er avhengig av generalforsamlingens godkjennelse for å få utstedt aksjene som skal benyttes under ordningen. Dersom det allerede foreligger en aksjonæravtale blant aksjonærene og selskapet som regulerer opsjonsordningen hvor rammene for en ordning er beskrevet, kan det være tilstrekkelig slik at det ikke er nødvendig med behandling i generalforsamlingen.

I tillegg til formelt vedtak fra aksjonærene i selskapet bør det foreligge en aksjonæravtale som regulerer opsjonsordningen og ansatteaksjonærer.

5) Inngå avtaler med ansatte

Etter at det formelle er på plass i selskapet og med aksjonærene er neste steg inngåelse av individuelle opsjonsavtaler med de ansatte. Det er viktig å være sikre på at de ansatte forstår hva opsjonsavtalen faktisk regulerer og det kan være nyttig i denne forbindelse å gi litt informasjon til de ansatte om hva en opsjonsordning faktisk er og hva den konkrete opsjonsordningen i selskapet betyr for den enkelte ansatte. Dette gjelder særlig skattekonsekvenser for de ansatte.

6) Rapportering

Opsjoner skal både ved tildeling og utøvelse rapporteres til skattemyndighetene.

7) Utøvelse av opsjoner og utstedelse av aksjer

På det tidspunktet de ansatte ønsker å utøve opsjonene og omgjøre disse til aksjer må det utstedes aksjer i selskapet. Selskapet er ansvarlig for utstede aksjer. Dette kan eksempelvis skje ved emisjon i selskapet vedtatt av generalforsamlingen eller ved at selskapet utsteder aksjer med grunnlag i en styrefullmakt. Den enkelte ansatte tegner seg da for aksjer ved aksjeutstedelsen og betaler innløsningssummen som på forhånd er avtalt i opsjonsavtalen.

8) Oppdatering av selskapsdokumenter

Når en ansatt har fått aksjer i selskapet er det viktig å huske på å oppdatere dette i selskapets registre. Selskapet må utstede et aksjeeierbevis og oppdatere aksjeeierboken. I tillegg bør aksjonæravtalen oppdateres, enten ved at selve avtalen oppdateres med den ansattes aksjeerverv og den ansatte signerer avtalen, eller ved at den ansatte signerer en tiltredelseserklæring.

9) Løpende håndtering (nye ansatte, ansatte som slutter)

Ved en opsjonsordning er det løpende forhold som vil kunne oppstå som må håndteres. Det kan være nyansatte som begynner i selskapet, ansatte som slutter i selskapet, endringer i selskapskapitalen som gjør at fordelingen av opsjoner må endres etc. Dette er bare eksempler på forhold som kan oppstå og det er derfor viktig å huske på at ordningen må følges opp og håndteres løpende underveis.

I Lexolve hjelper vi deg sette opp et opsjonsprogram for ansatte. Vi veileder deg fra start til mål, og på veien sparer du mellom 30 000 og 40 000 kroner sammenlignet med å gå til advokat. Les mer om hvordan vi kan hjelpe deg her.