Varamedlem i styret: Rolle, ansvar og gode rutiner

Når og hvordan oppnevnes varamedlemmer?

Generalforsamlingen kan beslutte at det velges varamedlemmer, og hvor mange. Formålet er å sikre at styret er vedtaksdyktig selv ved fravær, sykdom eller inhabilitet

Dokumentasjon som kreves er at oppnevningen protokollføres og registreres sammen med resten av styret.

→ Gjennomfør generalforsamling effektivt med AI i Lexolve

📌 Les mer om Styrets sammensetning og rollefordeling

Når skal varamedlemmet innkalles?

Varamedlemmet innkalles når et styremedlem har forfall, slik at styret fortsatt kan fatte gyldige vedtak.

Møteformen er enten fysisk, video, telefon eller skriftlig behandling, etter samme regler som styret. Varamedlemmet deltar i de sakene som behandles i møtet man er innkalt til

Pro tip for styreleder, varsle varamedlemmer tidlig, del ut saksliste, saksdokumenter og tydelig forventning til forberedelse

📌 Les også: Slik forbereder du styremøte og saksliste

📌 Les også: Styreprotokoll, krav og mal

Kan varamedlem få styreansvar?

Ja, også varamedlemmet kan få personlig ansvar etter aksjeloven § 17-1 at styremedlemmer når de fungerer som styremedlemmer og holdes erstatningsansvarlige hvis de forsettlig eller uaktsomt påfører selskapet, aksjonærer eller andre skade under utførelsen av sine oppgaver.

Varamedlemmet må ha deltatt i den konkrete beslutningen for å pådra seg ansvar, jf. NOU 1996:3, som påpeker at ansvar for lovbrudd bare pådras dersom varamedlemmet faktisk fungerer som styremedlem på tidspunktet for beslutningen.

Spesifikke bestemmelser i selskapslovene

For aksjeselskap gjelder aksjeloven § 6-9, hvor det presiseres at lovens bestemmelser om styremedlemmer også gjelder varamedlemmer så langt de passer. Tilsvarende gjelder for allmennaksjeselskap etter allmennaksjeloven § 6-9 og for ansvarlige selskaper under selskapsloven § 2-14 tredje ledd.

Praktiske råd for varamedlemmer

Som varamedlem bør du:

Gjøre deg kjent med selskapets vedtekter, forretningsmodell, strategier og økonomiske situasjon.

Følge med på sakspapirer og referater fra styremøtene, selv når du ikke deltar aktivt, slik at du er forberedt hvis du må tre inn.

Delta aktivt og ansvarlig i beslutninger når du fungerer som styremedlem.

Ansvar og plikter når varamedlemmet møter

Lik plikt, likt ansvar, når varamedlemmet fungerer som styremedlem, gjelder de samme reglene om forsvarlig forvaltning, tilsyn og internkontroll

Erstatningsansvar, kan oppstå dersom det forsettlig eller uaktsomt påføres skade i utøvelsen, men kun for beslutninger man har deltatt i

Taushet og lojalitet, samme krav til konfidensialitet, habilitet og lojalitet til selskapet

Habilitet, ved egeninteresse, nærstående eller andre forhold, skal man ikke delta i saken

📌 Les også: Styreansvar, dette må du vite
📌 Les også: Habilitet og interessekonflikt i styret

God møteprotokoll, slik unngår dere feil ved bruk av varamedlem

Før inn hvem som deltok, inkluder varamedlemmet med navn, tidspunkt og hvilke saker som ble behandlet

Noter behandlingsmåte og vedtak, slik at det er etterprøvbart hvilke beslutninger varamedlemmet medvirket til

Signering, varamedlem som deltar signerer på lik linje med øvrige deltakere

→ Lag og signer styreprotokoller og styreinstrukser digitalt i Lexolve

Praktiske råd til varamedlemmer

• Følg med på sakslister og referater, selv når du ikke er innkalt, så du kan tre inn raskt
• Be om innføring i styreinstruks, vedtekter, økonomi og risikobilde
• Forbered deg på saker av uvanlig art eller stor betydning, be om ekstra informasjon ved behov
• Husk habilitetsvurdering, gi beskjed ved mulig interessekonflikt

📌 Les alt om Styreinstruks: Hva bør den inneholder
📌 Les alt om Styrearbeid: Komplett guide til styrets plikter

Lexolve hjelper deg bygge et robust styre

Lag digitale styredokumenter, oppdater vedtekter og oppfyll kravene til kjønnsbalanse og ansattrepresentasjon – alt på ett sted.

💡 Lexolve er ditt juridiske operativsystem: Klar til å hjelpe styret med struktur, trygghet og dokumentasjon gjennom hele året.

→ Les hvordan Lexolve hjelper med styrearbeidet eller
→ Prøv Lexolve gratis i 7 dager