Kontraktsforhandling: Forhandlingsteknikk for selskapsbyggere

“If you fail to plan - you are planning to fail” - Benjamin Franklin.

Hvordan gjennomfører du en kontraktsforhandling?

Å gjennomføre en forhandling kan være krevende. Du vet ikke helt hva du går inn i og hvordan forhandlingene kommer til å utarte seg. Det kan derfor være litt vanskelig å planlegge på forhånd hvordan en forhandling skal gjennomføres. Selv om du ikke kan planlegge alt, kan det være nyttig med noen “kjøreregler” for din egen del.

📖 Les mer om: Kontrakter, avtaler og prosesser

Hvilke kjøreregler bør du ha for for forhandling?

# 1: Start forhandlingene fra rett sted

Hvordan du starter forhandlingene kan være avgjørende for resultatet. Under forberedelsene skrev jeg om hvordan du må kjenne din egen og motpartens situasjon, worst og best case. Når du vet hva motparten ønsker er det enklere å legge en strategi for forhandlingene. Er det noe dere trenger å avklare/finne informasjon om? Er det noen “trigger” spørsmål du kan bruke for å få motparten med på ditt ønskede utfall? Et eksempel: Motparten ønsker å bruke en underleverandør som du er bekymret for å bruke på grunn av etiske hensyn. Da kan du bruke noen trigger spørsmål som: Hva skjer dersom media får vite om kontraktsforholdet med underleverandøren? Hva om arbeidstilsynet banker på døren? Dette vil kunne hjelpe til å overbevise motparten om hvorfor dere ikke bør benytte underleverandøren.

#2 Lytt til den andre før du kontrer i forhandlingen

Har du forberedt deg godt før forhandlingene vet du hva som er ditt spillerom og du har en viss formening om hva som er motpartens spillerom og “smerte”. Selv om du føler at du har god oversikt, bør du lytte nøye til hva forhandlingsparten sier. De kan ha poeng du ikke har tenkt på som er viktig for dem, og som det er enkelt å gi. I en forhandling om en kundeavtale kan det kanskje være praktiske ting som for eksempel auditrettigheter som det i praksis ikke er veldig sannsynlig vil skje.

#3 Hold styr på hva som er forhandlet ferdig og sjekk av punktet

En forhandling kan ofte bli “rotete” ved at agendapunkter diskuteres uten helt å lukkes for så å komme opp igjen på et senere tidspunkt. Hold styr på hva som er forhandlet. Forsikre deg om at dere er enige og lukk agendapunktet slik at det ikke åpnes igjen senere i diskusjonen. Det vil gjøre det lettere å komme i mål.

#4 Ha fokus på det som er viktig i forhandlingen

Dette er kanskje åpenbart, men det kan være enkelt å henge seg opp i 1-2 detaljer når det som trengs er det store bildet. Å bruke tid på å forhandle et punkt som ikke egentlig beveger dealen, er å sløse bort tid og kanskje lage dårlig stemning for noe som skal være et fungerende godt samarbeid. Ha fokus på det som er viktig og vær heller litt raus på punkter som ikke har så stor betydning for deg, det kan du få igjen for senere i forhandlingene. Gi der du kan og fokuser på det som er viktig for deg!

#5 Spar det vanskeligste til slutt i forhandlingen

I en forhandling er det alltid noen punkter som er vanskeligere enn andre. Selv om det kanskje kan virke kontraintuitivt anbefaler jeg å spare det vanskeligste til sist. I en forhandling om en kundeavtale er dette for eksempel de veldig “juridiske” punktene som ansvarsbegrensning. Disse er ofte siste punktet på agendaen, men blir alltid alltid løst - fordi ingen av partene vil at det skal bli en dealbreaker når forhandlingene har kommet så langt.

Hvordan forbreder du deg best for en forhandling?

Det aller viktigste med en forhandling er å stille godt forberedt. Har du gjort tilstrekkelige undersøkelser i forkant stiller du mye sterkere og kan håndtere situasjonen uavhengig av hvilken retning forhandlingene tar.

“If you fail to plan - you are planning to fail” - Benjamin Franklin.

#1 Bli kjent med kontraktsparten du skal forhandle med

Før du setter i gang er det viktig å forstå hvem det er du faktisk skal inngå en avtale/forhandle med. Er det daglig leder i selskapet eller CFO? Hvem er vedkommende? Det kan være nyttig å forstå hva som er vedkommendes mål og hva vedkommende blir målt på i stillingen. Det kan gjøre det lettere å forstå motpartens personlige motivasjon for å få avtalen i havn. Og finner dere en god tone rundt et felles tema før forhandlingene starter, har dere et godt utgangspunkt.

#2 Forstå kontraktspartens og din egen situasjon før forhandlingen

Hva ønsker kontraktsparten å oppnå? Hva er det optimale utfallet? Hva har de å tape? Hvilke andre alternativer har de? Hvilke fullmakter opereres det innenfor? Den samme øvelsen må du gjøre på deg selv. Planlegg best case og worst case. Når du forstår spillerommet på hver av partenes side vet du hva som er spillerommet for forhandlingene. Når du vet hvilken posisjon du har, slipper du også å havne i en situasjon hvor du sier ja og senere må trekke det tilbake.

#3 Velg lokasjon ut fra forhandlingssituasjon

Når du velger omgivelser setter du mye av premissene for “stemningen” for forhandlingene. Vil du ha en formell forhandling i et møterom hvor dere sitter overfor hverandre eller kan det være bedre å legge opp til en litt mer uformell seanse? Stemningen i omgivelsene er med på å sette oss i et visst modus, noe som igjen påvirker innstillingen vår til forhandlingene. Etter forhandlingene gjenstår bare oppfølgningen, nemlig å få skrevet avtalen. Det er viktig å skrive ned det dere har blitt enig om - det er en investering i forventningsstyring og videre samarbeid. Slapp av, den delen ordner Lexolve! Vi har avtalene du trenger.

Min erfaring er at når du har gjort det du skal av forberedelser, blir det mer spennende å gå inn i forhandlingene. Blir det slik du hadde sett for deg? Selve forhandlingene er ofte litt vanskelig å planlegge. Selv om du har forberedt deg godt vet du ikke helt hva du går inn i og hvordan forhandlingene kommer til å utarte seg.

Hvordan reforhandler du en kontrakt?

Opplever du leverandører som insisterer på å levere varer eller tjenester, krever tidlig betaling, eller som ønsker å revidere kredittvilkårene? Når det er økonomisk usikkerhet i markedene, kan dette være din realitet.

Når bør du reforhandle med leverandør?

Er du avhengig av leverandører for å levere selskapets tjeneste eller produkt? Da er det flere ting du bør sørge for speiles i avtalene mellom deg og kunden på den ene siden, og deg og leverandør på den andre.

Når en nedgangstider er på trappene, (og helst før), er det kritisk at du sjekker at det er balanse mellom bedriftens salg og de innkjøp man har forpliktet seg til. Har kunden fleksibilitet til å forsinke eller kansellere innkjøp og/eller betaling, mens forpliktelsene rundt innkjøp er rigide, står du i en uheldig spagat. Skjer det endringer i inntekten og kjøpsforpliktelser gir ingen rom for å gjenspeile dette vil det være vanskelig å minske innvirkningen dette får på inntektssiden.

Du får flere alternativer om du tenker på hvordan begge sider av salgskanalen virker mot hverandre når du setter opp kunde- og leverandøravtaler samtidig. Sørger du for at de speiler hverandre (“back to back”) unngår du å belaste arbeidskapitalen med innkjøpskostnader for komponenter, materiale, tjenester og andre leveranser som er overflødige om salg minker. Ideelt sett ønsker du å kunne utsette eller kansellere leveranser så snart du ser at kundene dine ikke vil ta imot leveransen eller sliter med å betale.

Hvilke vilkår kan du reforhandle med en leverandør?

Når du som startups ser etter muligheter om å forlenge runway så mye som mulig er innkjøp av konsulenttjenester en kostnad som er enkel å kutte raskt. Sørg for at du i avtalene har mulighet til å kansellere oppdraget og si opp oppdraget på kort varsel. Kostnader for lokaler kan også revurderes - sjekk for eksempel husleiekontrakten din og dens varighet. Kan du forlenge avtalen mot reduksjon av leie?

Har du derimot anledning til å forplikte deg til å kjøpe tjenester i lenger i tid - da har du mulighet til å forhandle prisen. I nedgangstider er mange leverandører villige til å forhandle ned prisen mot at du gir dem forutsigbarhet for sin inntekt. Kan du få ned timeprisen i konsulentavtalen mot å forlenge avtalen? Eller redusere arbeidsinnsatsen?

Er behovet usikkert er det viktigere å ha fleksibilitet til å si opp avtalen på kort varsel.

Selv om kontrakten ikke direkte åpner for det har du alltid mulighet til å starte en kommersiell diskusjon med din leverandør. Kunde- og leverandørrelasjoner vil som regel overleve nedgangstiden. Det å inngå kompromiss i vanskelige tider kan styrke relasjonene.

Lexolve hjelper deg med kontrakter og avtaler

Lexolve gjør det enkelt å lage gode avtaler. Bruk vårt malbibliotek og avtalegenerator til å lage, inngå og signere avtaler, og hold oversikt over alle avtaler i vårt kontraktshåndteringssystem. Prøv Lexolve gratis.

Prøv gratis