Se mer

Hvilke plikter har arbeidsgiver?

Hvilke plikter har man egentlig som arbeidsgiver? Dette får du svar på her.

Arbeidsgivers plikter
Augusta team

Augusta er en jusstudent fra Universitetet i Oslo som har blitt med i Lexolve som Digital Trainee.

Hvilke plikter har arbeidsgiver?

Vår erfaring i Lexolve er at nye arbeidsgivere sliter med å forstå omfanget av pliktene deres overfor arbeidstaker. Vi har derfor prøvd å gi en oversikt over de viktigste pliktene her.

Arbeidsgivers plikter springer utfra hovedsakelig to forhold:

  • Arbeidsavtalen
  • Lover og regler

I tillegg til alle pliktene arbeidsgiver har etter loven og arbeidsavtalen, har arbeidsgiver en “omsorgsplikt” overfor arbeidstakeren. Vi velger å skrive om den innledningsvis, fordi den setter viktige rammer for hvordan arbeidsgiver skal forholde seg til arbeidstaker.

Omsorgsplikten innebærer at arbeidsgiver skal bidra til at arbeidstakeren skal få oppfylt sitt formål med arbeidet. Det innebærer å etterleve kontrakten samt andre lover og regler, men også det å se arbeidstaker som et menneske utover en som bare skal utføre et arbeid.

Kort om arbeidsavtalen

En arbeidsavtale er en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Avtalen regulerer arbeidsforholdet.

Arbeidsavtalen inneholder de pliktene som arbeidsgiver har påtatt seg overfor den enkelte arbeidstaker og kan variere fra arbeidstaker til arbeidstaker. Typiske forhold som reguleres i en arbeidsavtale er lønn, arbeidstid, arbeidssted, oppsigelsestid, ferie, taushetsplikt etc.

Ved utarbeidelse av en arbeidsavtale er det viktig å være konkret nok til at at partene blir forpliktet til det som anses vesentlig i arbeidsforholdet. Samtidig er det viktig for arbeidsgiver å ha formuleringer som sikrer fleksibilitet i forhold til arbeidsgivers styringsrett. Dette kan du lese mer om under avsnittet arbeidsgivers styringsrett.

Kort om Arbeidsmiljøloven

Hvis det er en lov arbeidsgiver må forholde seg til, så er det Arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiver har nemlig en plikt til å sørge for at arbeidsforholdet  er i samsvar med reguleringene i Arbeidsmiljøloven. Det er derfor viktig at en arbeidsgiver setter seg inn i lovens system og holder seg oppdatert på hvilke plikter denne medfører. Vi vet det kan være vanskelig å sette seg inn i lover og regler, og vil derfor nevne noen utvalgte plikter i Arbeidsmiljøloven og andre lover under.

Arbeidsgiver har en plikt til å betale skatter og avgifter, samt rapportere til myndighetene.

Som arbeidsgiver har du flere plikter knyttet til  skatt og avgift, samt rapportering til myndighetene. Brudd på disse pliktene kan få alvorlige konsekvenser for bedriften din. Her er en noen av pliktene som påligger arbeidsgiver innenfor dette området:

  1. Etter du har ansatt en ny person, må du skrive kontrakt og innhente elektronisk skattekort. Dette kan du gjøre på skatteetaten sine nettsider.
  2. Videre må du melde inn ansatte i Aa-registeret. Dette er et register for arbeidsgivere og arbeidstakere som forvaltes av NAV. Du må også melde fra om arbeidsforholdet endres eller opphører.
  3. Du må også sende inn A-melding den 5. hver måned. Mer informasjon om hva og hvordan finner du på skatteetaten sine nettsider.
  4. Når du skal utbetale lønn må du trekke fra skatten før utbetalingen (forskuddstrekk). Forskuddstrekket må overføres på en egen skattetrekkskonto.
  5. Betale inn skatt til skatteetaten 6 ganger i året.
  6. Betale arbeidsgiveravgift.

En viktig plikt som henger sammen med det ovennevnte, er den generelle plikten til å rapportere til myndighetene.

Skattemelding og aksjonærmelding skal innrapporteres til Skatteetaten. Årsregnskap skal rapporteres til Brønnøysundregistrene, A-melding og Mva-melding rapporteres til myndighetene via Altinn. Opplysningen rapporteres via Altinn fordi de skal til skatteetaten, NAV og statistisk sentralbyrå.

Arbeidsgiver har en plikt til å ikke diskriminere

Som arbeidsgiver står du overfor mange beslutninger i arbeidshverdagen. Når det gjelder beslutninger som angår fysiske personer, er det viktig å huske på forbudet mot diskriminering.

Som arbeidsgiver skal man ved enhver avgjørelse unngå å legge negativ vekt på forhold som:

  • Kjønn, kjønnsidentitet
  • Alder
  • Seksuell orientering
  • Etnisitet
  • Politiske oppfatninger
  • Religion
  • Nedsatt funksjonsevne
  • Graviditet, permisjon ved fødsel.

Arbeidsgiver har en plikt til å utføre forsvarlig HMS-arbeid

Begrepet “HMS” kan være vanskelig å få grepet om, men HMS er veldig viktig for å ivareta de ansatte på en arbeidsplass. Hvorfor? Og hva innebærer plikten til å utføre forsvarlig HMS-arbeid?

“HMS” er en forkortelse for helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. For at de ansatte skal trives på jobb og for å unngå skader og ulykker, er arbeidsgiver nødt til å innføre tiltak for å ivareta disse parameterne.

Enhver arbeidsgiver plikter for å sørge for at det utføres systematisk HMS arbeid i virksomheten. Disse pliktene kan utledes av internkontrollforskriften. Internkontrollforskriften innebærer at du som arbeidsgiver/virksomheten skal:

Sørge for at de lover og forskrifter som gjelder for HMS innenfor din bransje er tilgjengelig for alle ansatte. Dette innebærer også å ha oversikt over hvilke krav som er særlig viktig for din virksomhet.

  • Sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap om HMS-arbeidet i bedriften og at arbeidstakerne medvirker i HMS-arbeidet.
  • Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko.
  • Sørge for rutiner for å avdekke brudd på HMS-kravene i virksomheten samt å rette opp og forebygge fremtidige overtredelser.
  • Sikre systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.
  • Sørge for nødvendig dokumentasjon av følgende:
    • Hva er virksomhetenes mål for HMS?
    • Hvordan er bedriften organisert?
    • Har dere foretatt risikoanalyse?
    • Hvilke rutiner har bedriften for å håndtere uønskede situasjoner?
    • Hvem har ansvaret for HMS-arbeidet og hva skal gjøres når?
    • Hvordan overvåker dere internkontrollen i bedriften?

Arbeidsgiver har en plikt til å ivareta de ansattes personvern

I 2021 utvikler teknologien seg hver eneste dag og innhenting av personlig data er en stor del av det hele. Som arbeidsgiver har man en plikt til å ivareta de ansattes personvern, herunder personopplysninger.

Personopplysning: enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person. Det kan være snakk om navn, adresse, IP-adresse, e-postadresse eller andre opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person. Det er ofte mer som inngår i ordet “personopplysninger” enn det kan virke som ved første øyekast.  En arbeidsgiver må derfor være nøye ved vurderingen av hva som er en personopplysning.

Dette bør en arbeidsgiver gjøre for å ivareta personvern på arbeidsplassen:

  • Lage en intern personvernerklæring og sørge for at alle ansatte setter seg inn i den.
  • Sørge for at bedriften har de riktige systemene som ivaretar personvern. Det betyr at den fysiske adgangen til kontoret bør beskyttes (med nøkkel, nøkkelkort eller passord), og digitale personopplysninger skal lagres bak brannmur. Husk at personopplysninger bare skal være tilgjengelig for medarbeidere som må ha tilgang til disse for å kunne gjennomføre sin egen jobb, for eksempel HR-avdelingen eller regnskapsfører.
  • Unngå kameraovervåkning på arbeidsplassen (unntatt når det er nødvendig for å avdekke/forebygge straffbare forhold eller verne om de ansattes liv og helse).
  • Unngå annen type overvåkning som opptak av telefonsamtaler.
  • Slette de ansattes personopplysninger når det ikke lenger er nødvendig å beholde dem. Utgangspunktet er at ansattes personopplysninger skal slettes når en arbeidstaker slutter i sin stilling, men for enkelte personopplysninger kan det fortsatt være aktuelt å lagre dem. Dette gjelder eksempelvis informasjon som er pålagt etter regnskapsloven, informasjon om hvem som har vært ansatt i hvilke tidsrom med mere.