Arbeidsgivers rettigheter og plikter

Hva er arbeidsgivers plikter?

Arbeidsgivers plikter springer ut ifra hovedsakelig to forhold:

• Arbeidsavtalen
• Lover og regler

I tillegg til alle pliktene arbeidsgiver har etter loven og arbeidsavtalen, har arbeidsgiver en “omsorgsplikt” overfor arbeidstakeren. Vi velger å skrive om den innledningsvis, fordi den setter viktige rammer for hvordan arbeidsgiver skal forholde seg til arbeidstaker.

Omsorgsplikten innebærer at arbeidsgiver skal bidra til at arbeidstakeren skal få oppfylt sitt formål med arbeidet. Det innebærer å etterleve kontrakten samt andre lover og regler, men også det å se arbeidstaker som et menneske utover en som bare skal utføre et arbeid.

Plikter ved ansettelse

Ansatte skal som utgangspunkt ansettes fast. Det finnes noen unntak for midlertidig ansettelse som du kan lese om her. I forbindelse med ansettelsen må arbeidsgiver utstede en skriftlig arbeidsavtale som regulerer arbeidsforholdet. Etter de nye reglene (som sannsynligvis trer i kraft i løpet av 2024), skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidsforholdet begynte ved arbeidsforhold med en samlet varighet på mer enn en måned. Endringer i arbeidsforholdet på områder som følger av arbeidsavtalen skal tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest den dagen endringen trer i kraft.

Plikten til å betale lønn, følge opp og betale for andre goder

Med ansettelse kommer også plikten til å betale lønn til dine ansatte. Enkelte sektorer har krav til minstelønn som gjelder for alle som arbeider i den aktuelle sektoren.

I tillegg til lønn må du betale sykepenger for den ansatte de første 16 dagene av et sykefravær. Når ansatte er syke har du også plikt til å følge opp den ansatte som er syk. Som arbeidsgiver må du følge opp hvor mye den ansatte arbeider og betale for eventuelt overtidsarbeid. Den ansatte har rett på ferie hvert år, og du som arbeidsgiver plikter å følge opp at den ansatte tar ferie og får betalt feriepenger.

Alle ansatte har også rett på tjenestepensjon og yrkesskadeforsikring.

Som arbeidsgiver har du plikt til å legge til rette for ulønnet permisjon og betale for lønnet permisjon.

Plikten til å betale skatt og rapportere til myndighetene

Som arbeidsgiver har du flere plikter knyttet til skatt og avgift, samt rapportering til myndighetene. Brudd på disse pliktene kan få alvorlige konsekvenser for bedriften din. Her er en noen av pliktene som påligger arbeidsgiver innenfor dette området:

1. Etter du som arbeidsgiver har ansatt en ny person, må du innhente elektronisk skattekort. Dette kan du gjøre på skatteetaten sine nettsider.
2. Videre må du melde inn den ansatte i Aa-registeret. Dette er et register for arbeidsgivere og arbeidstakere som forvaltes av NAV. Du må også melde fra dersom arbeidsforholdet endres eller opphører.
3. Du må også sende inn A-melding den 5. hver måned. Mer informasjon om hva og hvordan finner du på skatteetaten sine nettsider.
4. Når du skal utbetale lønn må du trekke fra skatten før utbetalingen (forskuddstrekk). Forskuddstrekket må overføres på en egen skattetrekkskonto.
5. Betale inn skatt til skatteetaten 6 ganger i året.
6. Betale arbeidsgiveravgift.

En viktig plikt som henger sammen med det ovennevnte, er den generelle plikten til å rapportere til myndighetene. Skattemelding og aksjonærmelding skal innrapporteres til Skatteetaten. Årsregnskap skal rapporteres til Brønnøysundregistrene, A-melding og Mva-melding rapporteres til myndighetene via Altinn. Opplysningen rapporteres via Altinn fordi de skal til skatteetaten, NAV og statistisk sentralbyrå.

Plikten til å ikke diskriminere

Som arbeidsgiver står du overfor mange beslutninger i arbeidshverdagen. Det gjelder for eksempel når du skal ansette. Når det gjelder beslutninger som angår fysiske personer, er det viktig å huske på forbudet mot diskriminering.

Som arbeidsgiver skal man ved enhver avgjørelse unngå å legge negativ vekt på forhold som: kjønn, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder, seksuell orientering, etnisitet, politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjon, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, omsorgsoppgaver, graviditet og permisjon ved fødsel.

Plikten til å utføre forsvarlig HMS-arbeid

Begrepet “HMS” kan være vanskelig å få taket på, men HMS er veldig viktig for å ivareta de ansatte på en arbeidsplass. Hvorfor? Og hva innebærer plikten til å utføre forsvarlig HMS-arbeid?

“HMS” er en forkortelse for helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. For at de ansatte skal trives på jobb og for å unngå skader og ulykker, er arbeidsgiver nødt til å innføre tiltak for å ivareta disse parameterne.

Enhver arbeidsgiver plikter for å sørge for at det utføres systematisk HMS arbeid i virksomheten. Disse pliktene kan utledes av internkontrollforskriften. Internkontrollforskriften innebærer at du som arbeidsgiver/virksomheten skal:

• Sørge for at de lover og forskrifter som gjelder for HMS innenfor din bransje er tilgjengelig for alle ansatte. Dette innebærer også å ha oversikt over hvilke krav som er særlig viktig for din virksomhet.
• Sørge for at arbeidstakere har tilstrekkelig kunnskap om HMS-arbeidet i bedriften og at arbeidstakerne medvirker i HMS-arbeidet.
• Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko.
• Sørge for rutiner for å avdekke brudd på HMS-kravene i virksomheten samt å rette opp og forebygge fremtidige overtredelser. Virksomheter som jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter f.eks å ha rutiner for intern varsling.
• Sikker systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.
• Sørge for nødvendig dokumentasjon av følgende:
  1. Hva er virksomhetenes mål for HMS?
  2. Hvordan er bedriften organisert?
  3. Har dere foretatt risikoanalyse?
  4. Hvilke rutiner har bedriften for å håndtere uønskede situasjoner?
  5. Hvem har ansvaret for HMS-arbeidet og hva skal gjøres når?
  6. Hvordan overvåker dere internkontrollen i bedriften?

Plikt til å ha verneombud

Ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Ved virksomhet med mindre enn 5 (fra 1.januar 2024) arbeidstakere kan partene skriftlig avtale en annen ordning eller at det ikke skal være verneombud ved virksomheten.

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Se nærmere spesifikasjon i Arbeidsmiljøloven § 6-2. Hvis du oppdager forhold som kan føre til ulykkes- eller helsefare, skal du straks varsle ledelsen og de som er utsatt for faren.

Verneombudene skal velges av arbeidstakere innenfor et verneområde og blant arbeidstakere som har erfaring og innsikt i virksomhetens arbeidsforhold.

Plikten til å ivareta de ansattes personvern

Teknologien utvikler seg hver eneste dag og innhenting av personlig data i store mengder er et resultat av dette. Som arbeidsgiver har man en plikt til å ivareta de ansattes personvern. Dette innebærer en forsvarlig behandling av de ansattes personopplysninger.

Personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person. Det kan være snakk om navn, adresse, IP-adresse, e-postadresse eller andre opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person. Det er ofte mer som inngår i ordet “personopplysninger” enn det kan virke som. En arbeidsgiver må derfor være nøye ved vurderingen av hva som utgjør personopplysning.

Tips til hva en arbeidsgiver bør gjøre for å ivareta personvern på arbeidsplassen:

• Lage en intern personvernerklæring og sørg for at alle ansatte setter seg inn i den.
• Sørge for at bedriften har de riktige systemene som ivaretar personvern.
• Sørg for at bedrifter har gode rutiner for vurdering og håndtering av personopplysninger.

Les mer om personvern på arbeidsplassen på Datatilsynets nettsider.

Plikten til å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø

Et forsvarlig arbeidsmiljø vil si et miljø som sikrer den ansattes helse både fysisk og psykisk samt en god velferd på arbeidsplassen. Arbeidsgiver har en plikt til å prioritere HMS-arbeid, til å sørge for at de ansatte blir ivaretatt av ledelsen og til legge til rette for en godt sosialt miljø i bedriften. Kravet til et forsvarlig arbeidsmiljø gjelder uavhengig av bedriftens økonomiske stilling.

Det er viktig å huske på at denne plikten er dynamisk. Det betyr at hva som var et forsvarlig arbeidsmiljø for 5 år siden ikke er det samme den dag idag. Det må hele tiden tas hensyn til samfunnsutviklingen.

Eventuelle arbeidsulykker, yrkesskader eller yrkessykdom må meldes til NAV.

Arbeidsgivers rettigheter - styringsretten

Det er mange som lurer på hvilke rettigheter en arbeidsgiver egentlig har. For å kartlegge det er det nødvendig å forklare begrepet “arbeidsgivers styringsrett”. Vi er klare over at begrepet kan oppleves komplisert, men ikke gi opp!  Vi i Lexolve skal gjøre det enkelt for deg å forstå.

Hva er arbeidsgivers styringsrett?

Retten til å “organisere, lede, kontrollere og fordele” arbeidet kalles “arbeidsgivers styringsrett”. Arbeidsgivers styringsrett er en “restkompetanse”. I dette ligger det at arbeidsgiver kan styre over forhold som ikke allerede er regulert enten gjennom avtaler eller lover og regler.

Akkurat hva arbeidsgiver kan gjøre og ikke gjøre må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Det finnes likevel noen fellesnevnere som kan bidra til å løse en tvilssituasjon:

• Hva sier arbeidsavtalen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker? Finnes det noen konkrete reguleringer om det arbeidsgiver ønsker å foreta seg?
• Hvor stort er arbeidsgivers behov for endring?
• Hvor inngripende vil konsekvensene være for arbeidstaker? Jo mindre inngripende konsekvenser, jo større sannsynlighet for at arbeidsgiver kan endre forholdet. Dette gjelder særlig hvis arbeidsgiver har et stort behov for endring.
• Hvor lenge har dere operert med den ordningen dere nå vil endre?
• Hvordan kom ordningen på plass i første omgang?

For arbeidsgiver er det viktig med gode kontraktsformuleringer for å unngå konflikt med arbeidstaker. I en arbeidsavtale er det for eksempel vanlig å regulere bonus i lønn slik:

“Bonus i henhold til virksomhetens til enhver tid gjeldende bonusordning”.

Ved å formulere seg på denne måten kan arbeidsgiver sikre seg en mulighet til å endre bonusordningen i selskapet, uten at det oppstår konflikt med arbeidstaker.

Styringsretten må ses opp mot arbeidstakernes medbestemmelsesrett. Vår erfaring er at den beste løsningen ved endringer ofte vil være at arbeidsgiver initierer et endringsforslag, eventuelt med noen ulike løsningsforslag, også kobles de ansatte på og tas med i fastsettelsen av selve løsningsforslaget. På denne måten får arbeidsgiver gjennom ønskede endringer, samtidig som de ansatte får være med å bestemme hvordan det best mulig kan løses.

Denne måten å gjennomføre endringer på øker sjansen for at endringen gjennomføres på en god måte og for at de ansatte tar medeierskap til endringen og således bidrar til å gjennomføre den. Økt medbestemmelsesrett vil også kunne bidra til å øke ansattes motivasjon. 

Arbeidsgivers rett til å redusere arbeidsstokken/si opp ansatte

Arbeidsgiver kan permittere ansatte dersom det foreligger saklig grunn i virksomheten. Midlertidig kostnadsreduksjon som følge av ordremangel eller heving av avtaler fra kunder er eksempler på saklig grunn. Er det et varig behov for å kutte kostnader er nedbemanning alternativet.

Har du ansatte som ikke oppfyller arbeidsplikten, eller det foreligger et annet saklig grunnlag for oppsigelse, har du rett til å si opp den ansatte.

Uavhengig av grunnlag er det viktig å huske på å følge de formelle reglene for permittering, nedbemanning og oppsigelse.