Avslutning av arbeidsforhold

I noen tilfeller er det nødvendig for arbeidsgiver å si opp en ansatt. Som rådgivere vet vi at det kan være en vanskelig situasjon å stå i,  både for arbeidstaker og for arbeidsgiver. For å unngå at situasjonen blir enda vanskeligere, er det viktig å ha det juridiske på plass. På denne siden finner du alt du trenger å vite om en oppsigelsesprosess.

Vi skiller hovedsakelig mellom to typer oppsigelse av en arbeidstaker: (1) oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold: kritikkverdig oppførsel eller lignende, og (2) oppsigelse grunnet virksomhetens forhold: typisk bedriftsøkonomisk behov for oppsigelser. I tillegg kan et arbeidsforhold opphøre ved avskjed fra arbeidsgiver eller ved at arbeidstaker og arbeidsgiver inngår en sluttavtale. Merk at det er særskilte krav til oppsigelsesprosessen ved masseoppsigelser (oppsigelser som foretas overfor minst 10 arbeidstakere innenfor et tidsrom på 30 dager), disse vil ikke behandles nærmere her.

Under kan du lære mer om de forskjellige formene for opphør av arbeidsforhold.

Oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold

Som arbeidsgiver kan man fra tid til annen oppleve at arbeidstaker oppfører seg på en kritikkverdig måte. I hvilke tilfeller kan slik oppførsel gi grunnlag for oppsigelse av den aktuelle arbeidstakeren?

Hvert enkelt tilfelle må vurderes konkret. Det er viktig å huske på at det er en høy terskel for oppsigelse av en arbeidstaker. Her følger noen momenter som er viktig å ta med i vurderingen:

• Kan du bevise forholdet som begrunner oppsigelse? Dette er et minstekrav. Grunnlaget for en oppsigelse må kunne bevises og dokumenteres. Ideelt sett bør det både foreligge dokumentasjon på det som er grunnlaget for oppsigelsen og hvordan dette er fulgt opp fra arbeidsgivers side. Dersom det er forhold som den ansatte har blitt informert om tidligere bør det foreligge skriftlige møtereferat som kan underbygge at den ansatte er oppfordret til å forbedre seg.
• Hvis det foreligger brudd på arbeidsavtalen eller andre kritikkverdige forhold: hvor alvorlig er bruddet eller de kritikkverdige forholdene?
• Vil en advarsel være tilstrekkelig? En advarsel vil gi arbeidstakeren oppfordring til å endre oppførsel- vil det løse problemet i dette tilfellet?
• Har du som arbeidsgiver lagt til rette for at arbeidstakeren kan gjøre jobben sin? Hvis ikke er det ikke nødvendigvis grunnlag for oppsigelse. Med tilrettelegging mener vi opplæring, verktøy, systemer og lignende. Hvis du som arbeidsgiver skal si opp en ansatt fordi han ikke gjør oppgavene på en tilstrekkelig måte, sier det seg selv at det ikke er grunnlag for det dersom du ikke har gitt vedkommende tilstrekkelig opplæring i jobben.

Oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold

Noen ganger kan det være aktuelt med oppsigelse selv om arbeidstaker ikke har foretatt seg noe kritikkverdig. I de tilfellene er det typisk at bedriften har et økonomisk behov for oppsigelse. Det kan være for eksempel overkapasitet i bedriften, behov for tilpasning på grunn av skjerpet konkurranse, behov for innsparinger, redusert ordretilgang eller lignende.

Ved en slik prosess er det viktig at arbeidstakere ikke føler seg urettferdig behandlet. Derfor har du som arbeidsgiver flere plikter ved en slik type oppsigelse:

• Det bedriftsøkonomiske behovet må dokumenteres. Det må også foreligge bevis på at andre muligheter enn oppsigelse er vurdert.
• Når du velger ansatte som er aktuelle for oppsigelse, må utvelgelsen være saklig. Utgangspunktet skal tas i alle ansatte i bedriften, men noen ganger kan det være saklig å begrense utvelgelsen til enkelte avdelinger.
• Som arbeidsgiver må du fastsette saklige kriterier for å velge mellom de som er aktuelle for oppsigelse. Eksempler på kriterier som er mye brukt er ansiennitet i bedriften. Hvor lenge har vedkommende jobbet der? Andre kriterier det kan vurderes etter er kvalifikasjoner og sosiale hensyn.
• Ved avgjørelsen av om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker.
• En oppsigelse som skyldes at arbeidsgiver setter ut eller tar sikte på å sette ut virksomhetens drift på oppdrag ved bruk av selvstendige oppdragstakere, er ikke saklig med mindre det er nødvendig av hensyn til virksomhetens fortsatte drift.
• Til slutt må arbeidsgiver spørre seg: har bedriften annet passende arbeid til den aktuelle arbeidstaker? Da vil ikke en oppsigelse begrunnet i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, være gyldig. Det behøver ikke være en stilling med samme ansvars- og lønnsnivå. Vurderingstemaet er om arbeidstakeren kan utføre det på en rimelig god måte, selv om andre måtte antas å ville kunne ha utført det bedre.

Det viktigste er at det foretas en konkret vurdering i hver enkelt sak. Vurderingen tar utgangspunkt i en avveining mellom bedriftens behov for oppsigelse og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Det følger av arbeidsmiljøloven §15-7 at en oppsigelse ikke kan være usaklig. Oppsigelsen må dermed forankres i en eller flere saklige grunner for å være gyldig, i dette tilfellet virksomhetens forhold. Ved bruk av de ovennevnte momentene kan arbeidsgiver komme frem til et saklig og velbegrunnet resultat. 

Det er verdt å merke seg at en ansatt som har blitt sagt opp, har fortrinnsrett til nyansettelse i samme virksomhet (med mindre det er snakk om en stilling vedkommende ikke er kvalifisert for). Denne fortrinnsretten gjelder for alle ansatte som har jobbet til sammen 12 måneder de siste to årene.

Prosessen ved oppsigelse

Krav om saklighet

Det første vilkåret for at en oppsigelse skal være gyldig er at den er saklig. Kravet til saklighet innebærer for det første oppsigelsen ikke må være begrunnet med utenforliggende eller usaklige hensyn. Kriteriet innebærer for det andre at arbeidsgiver må ha tilstrekkelig saklig grunn, dvs. at de forhold som påberopes må være tilstrekkelig tungtveiende til å begrunne oppsigelse. For det tredje innebærer saklighetskravet at arbeidsgiver må bygge avgjørelsen på et korrekt faktisk grunnlag. Terskelen for å si opp en ansatt er høy, og arbeidsgiver må kunne vise til gode grunner. Det er arbeidsgiver som har bevisbyrden og som er ansvarlig for å sørge for at det foreligger tilstrekkelig, dokumenterbart saklig grunnlag. 

Avholde drøftelsesmøte

Etter at foreløpig grunnlag for oppsigelsen er vurdert og skriftlig nedfelt er neste steg å avholde drøftelsesmøte. Et drøftelsesmøte er et møte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker/arbeidstakers tillitsvalgte. Er du virkelig nødt til å ha et slikt møte som del av oppsigelsesprosess? Svaret på det er ja, og du skal få vite hvorfor.

Når en arbeidsgiver vurderer å si opp en ansatt, er det viktig at den endelige beslutningen er nøye gjennomtenkt og at arbeidstaker har fått anledning til å si sin side av saken før endelig beslutning fattes. For å sikre dette må det avholdes et drøftelsesmøte.

Hvem skal delta på møtet?

• Arbeidstaker
• Arbeidstakers tillitsvalgte, annen rådgiver eller lignende dersom arbeidstaker ønsker dette
• Arbeidsgiver
• Eventuelt en rådgiver på arbeidsgiver siden

Hva må drøftes på møtet?

• Grunnlaget for oppsigelsen.
• Eventuell utvelgelse dersom det er flere ansatte som vurderes sagt opp.

Hva er formålet med møtet?

• At arbeidsgiver får presentere sine foreløpige vurderinger
• Å høre arbeidstakers innspill
• Gi arbeidstaker mulighet til å legge frem forhold på sin side som bør tas hensyn til.

Det er viktig at drøftelsesmøtetet avholdes før endelig beslutning om oppsigelse eventuelt fattes. Det er derfor viktig at det i møtet ikke fremstår som om arbeidsgiver allerede har bestemt seg. Arbeidsgiver plikter å høre arbeidstakers side av saken før de bestemmer seg.

Etter avholdelse av drøftelsesmøte må virksomheten vurdere oppsigelsesgrunnlaget opp mot arbeidstakers innspill. Dersom det anses å være grunnlag for oppsigelse kan arbeidsgiver levere en oppsigelse til arbeidstaker

Levere/sende skriftlig oppsigelse til den ansatte

Etter at det er besluttet at en ansatt skal sies opp må det utarbeides en skriftlig oppsigelse. Arbeidsmiljøloven § 15-4 stiller krav til utformingen og innholdet av oppsigelsen.

En oppsigelse må være skriftlig, og den må leveres personlig eller via rekommandert post for å være gyldig. Rekommandert post er et uttrykk for brevpost, hvor Posten gir en kvittering på at mottakeren har legitimert seg og fått utlevert brevet. Det kan derfor være hensiktsmessig med tanke på bevisføring. I motsetning til ved permitteringsvarsel vil en oppsigelse per e-post altså ikke være gyldig i dette tilfellet.

I tillegg til krav om skriftlighet og levering, må innholdet må også være korrekt.

Oppsigelsen må inkludere følgende opplysninger:

• Arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål
• Retten til å fortsette i stillingen så lenge forhandlingene pågår
• Frister for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen
• Hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist

Er oppsigelsen begrunnet i virksomhetens forhold, skal den også inneholde opplysninger om fortrinnsrett. Dersom arbeidstaker krever det, skal arbeidsgiver oppgi de omstendigheter som påberopes som grunn for oppsigelsen. Arbeidstaker kan kreve å få opplysningene skriftlig.

Både formkrav og krav til innhold må være oppfylt. Eventuelle formfeil ved oppsigelsen kan medføre at oppsigelsen anses ugyldig.

Hvilken betydning har oppsigelsestiden?

Arbeidsgiver må legge den vanlige oppsigelsestiden til grunn, enten den som fremgår av arbeidsavtalen eller av arbeidsmiljøloven § 15-3. Eventuelt om de ansatte er omfattet av en tariffavtale. Arbeidstaker har arbeidsrett i oppsigelsestiden, og du som arbeidsgiver har plikt til å betale lønn. Dette gjelder uavhengig av grunnlaget for oppsigelsen.

Hvis ikke annet er skriftlig avtalt, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på én måned. For arbeidstaker som har vært ansatt i minst fem år sammenhengende i samme virksomhet når oppsigelsen gis, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på minst to måneder. Har arbeidstakeren vært ansatt i minst 10 år sammenhengende i samme virksomhet, er den gjensidige oppsigelsesfristen minst tre måneder. Blir arbeidstaker sagt opp etter minst 10 års sammenhengende ansettelse i samme virksomhet, skal oppsigelsesfristen være minst fire måneder dersom den finner sted etter at arbeidstakeren er fylt 50 år, minst fem måneder etter fylte 55 år og minst seks måneder etter fylte 60 år. Arbeidstakeren kan si opp arbeidsavtalen med en oppsigelsesfrist på minst tre måneder.

Ved arbeidsavtaler der arbeidstaker skriftlig er ansatt på en bestemt prøvetid, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager, med mindre noe annet er skriftlig avtalt.

Alternativ til oppsigelse, inngåelse av sluttavtale

Som et alternativ til en oppsigelse kan arbeidsgiver og arbeidstaker bli enig om å inngå en sluttavtale. Dette vil særlig kunne være aktuelt når det usikkert hvorvidt grunnlaget for å gi en oppsigelse er oppfylt. Hensikten med sluttavtaler vil ofte være å sikre begge parter forutberegnelighet, redusere ulempene ved en oppsigelse og unngå etterfølgende tvister. En sluttavtale kan inngås når som helst i en oppsigelsesprosess.

I tillegg til dette vil andre forhold kunne være relevante, avhengig av de konkrete forhold.

Det er ikke et krav om å gi arbeidstaker et sluttvederlag, men det er ganske vanlig å gjøre det. Størrelsen på vederlaget vil variere avhengig av omstendighetene rundt opphøret, herunder blant annet hvor lenge den ansatte har arbeidet, den ansattes stilling, grunnlaget for opphøret, hvorvidt det foreligger tilstrekkelig grunnlag for oppsigelse etc. En sluttpakke kan også omfatte andre goder/fordeler for den ansatte enn rene pengeutbetalinger, eksempelvis dekning av utgifter til videreutdanning, karriereveiledning etc.

Hva er en avskjed og hvordan skiller det seg fra oppsigelse?

Oppsigelse og avskjedigelse er begge måter et arbeidsforhold kan opphøre på. Ved en oppsigelse opphører arbeidsforholdet etter oppsigelsesfristen har utløpt. I enkelte tilfeller er det imidlertid grunnlag for at arbeidsforholdet bør opphøre med umiddelbar virkning. En avskjed gir et påbud om en slik øyeblikkelig fratreden, eller med andre ord at arbeidstakeren må “gå på dagen”. Han/hun vil da ikke ha krav på lønn i oppsigelsesperioden. Avskjed er bare aktuelt i de tilfellene det foreligger grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen.

Avskjed rammer arbeidstakeren hardt, det skal derfor mye til for at arbeidsgiver har tilstrekkelig grunnlag for en slik reaksjon. Bare sterkt kritikkverdige forhold fra arbeidstakers side aksepteres som avskjedsgrunn. Kort og upresist kan det sies at avskjedsgrunnene er «mer av det samme» som utgjør oppsigelsesgrunner som følge av arbeidstakerens forhold.

Kravet til drøftelsesmøte og overholdelse av øvrige formkrav gjelder for avskjedigelse på lik linje som ved oppsigelse.

Før arbeidsgiver fatter en beslutning om avskjedigelse, skal spørsmålet altså så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte. Et slikt individuelt drøftelsesmøte bør dokumenteres i form av en protokoll.

Formkrav betyr at det er visse krav til utformingen av selve oppsigelsen og til hva den skal inneholde. En avskjedigelse må være skriftlig, og den må leveres personlig eller via rekommandert post for å være gyldig. Rekommandert post er et uttrykk for brevpost, hvor Posten gir en kvittering på at mottakeren har legitimert seg og fått utlevert brevet. Det kan derfor være hensiktsmessig med tanke på bevisføring.

Hvordan vurdere om det er grunnlag for avskjedigelse? Er det f.eks. grunnlag for avskjedigelse ved tyveri?

I arbeidsmiljøloven (§ 15-14) heter det at arbeidstaker må ha gjort seg skyldig i “grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen”. Om forholdet utgjør et grovt pliktbrudd må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle.

Økonomiske misligheter som underslag eller tyveri er en vanlig avskjedsgrunn i praksis. Andre typiske avskjedsgrunner er ordrenekt, fravær fra arbeidet, rusmisbruk i arbeidstiden, voldsbruk, vedvarende brudd på arbeidsreglement mv. Selv om arbeidstakeren kan klandres for noe som kvalifiserer til avskjed, må arbeidsgiver alltid vurdere om avskjed er en rimelig reaksjon, alle forhold tatt i betraktning. Spørsmålet er altså om det er nødvendig med en avskjedigelse, eller om en oppsigelse ville vært tilstrekkelig.

Avskjed kan få økonomiske konsekvenser for arbeidstaker og eventuelt for de vedkommende forsørger. I tillegg kan en avskjedigelse være skadelig for senere arbeidsforhold. Av den grunn er det også et krav at arbeidsgiver kan legge frem klare bevis for de påståtte forholdene.

Hva må en avskjedigelse inneholde?

Arbeidsgiver må sørge for at visse opplysninger er inkludert i avskjeden:

• Arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål, samt aktuelle frister.
• Fristen for å sende et skriftlig krav om forhandlinger er 2 uker fra mottatt oppsigelse.
• Søksmål må reises innen 8 uker etter oppsigelsen, evt. forhandlingene. Dersom kravet kun gjelder erstatning er fristen 6 måneder.
• Hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist
• I motsetning til ved oppsigelse grunnet virksomhetens forhold, vil avskjed som hovedregel ikke gi arbeidstaker rett til å fortsette i stillingen så lenge forhandlingene pågår. Retten kan likevel bestemme at arbeidsforholdet skal fortsette inntil saken er avgjort.

Oppsigelse av daglig leder, oppsigelse i prøvetid og ved sykdom, samt endringsoppsigelse

Er det spesielle regler for oppsigelse/avskjed av daglig leder eller andre i ledende stilling?

Ja. I praksis har ledere noe svekket oppsigelsesvern. Arbeidsmiljøloven åpner også for å avtale et tilpasset stillingsvern for daglig leder.

I utgangspunktet skiller ikke reglene for oppsigelse/avskjed mellom ordinære og ledende stillinger. Virksomhetens øverste leder og mellomledere har altså samme vern mot usaklig oppsigelse som andre ansatte. Domstolene har likevel lagt til grunn at det er rimelig å stille større krav til en leder. I praksis skal det derfor mindre til for at klanderverdig forhold gir tilstrekkelig grunnlag for avskjedigelse/oppsigelse av en leder. Bakgrunnen for dette er både det særlige behovet for tillit (fjernet “til en leder”), men også signaleffekten en leders handlemåte har overfor andre ansatte.

Videre gir arbeidsmiljøloven (§ 15-16) adgang til å på forhånd inngå en skriftlig avtale om at daglig leder ikke skal være omfattet av lovens oppsigelsesvern. Dersom det foreligger en slik avtale kan virksomhetens øverste leder bli sagt opp uten saklig grunn og uten rettigheter til å overprøve styrets vurdering. Lederen får imidlertid krav på etterlønn av en viss størrelse.

Hva er saklig oppsigelse av ansatt i prøvetid?

Arbeidsmiljøloven verner mot usaklig oppsigelse. Oppsigelsen må dermed forankres i en eller flere saklige grunner for å være gyldig. En oppsigelse i prøvetiden må kunne begrunnes i arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet. Domstolene har uttalt at kravene er noe - ikke helt ubetydelig - lavere i prøvetiden enn hva som ellers gjelder for oppsigelse. Det handler blant annet om at det er vanskelig å overprøve en arbeidsgivers vurdering av hvordan arbeidstakeren fungerer i stillingen. Kravet om at begrunnelsen kan bevises og er saklig står imidlertid like sterkt.

Det er ikke rom for å stille idealkrav til arbeidstakers utførelse, men heller et gjennomsnittlig nivå, og arbeidsgiver må ta hensyn til den prøvetidsansattes manglende arbeidserfaring. I prøvetiden skal arbeidstaker gis instruksjon, veiledning og opplæring. Omfanget av instruksjon og veiledning avhenger av hva slags stilling det er og hvilken erfaring arbeidstaker har. Dersom arbeidsgiver ikke kan dokumentere gjennomført veiledning tilpasset arbeidstakers erfaring, kan det medføre at oppsigelsen ikke er saklig.

Arbeidstaker må altså ha hatt anledning til å tilpasse seg og bevise sin evne til å fylle stillingen. En skriftlig advarsel, eller et møtereferat gir arbeidsgiver bevis for at den ansatte har hatt mulighet til å innrette seg.

Oppsummert må arbeidsgiver kunne bevise at oppsigelsen bygger på forhold som prøvetiden er ment å avdekke

Kan man sende oppsigelse når den ansatte er sykemeldt?

En sykemeldt arbeidstaker har et særlig vern. Det innebærere et oppsigelsesforbud i de tilfeller der oppsigelsen er begrunnet i ulykke eller sykdom. Forbudet gjelder kun de første 12 månedene av sykefraværet.

Arbeidstaker er likevel ikke beskyttet mot oppsigelse eller endringer i arbeidsforholdet av andre årsaker.

Dersom partene er uenige om hva som er begrunnelsen for oppsigelsen vil bevisbyrden ligge fullt ut på arbeidsgiver. Det er ikke nok at arbeidsgiver kan påvise grunner som sammen med sykefraværet gir grunnlag for oppsigelse. Arbeidsgiver må bevise at det er overveiende sannsynlig at omstendigheter helt uavhengig av sykefraværet gir saklig grunn for oppsigelse. Merk at fravær i prøvetiden gjør at arbeidsgiver kan velge å forlenge prøvetiden.

Endringsoppsigelse

Du har kanskje hørt begrepet “endringsoppsigelse”. Hva betyr egentlig dette?

Det er faktisk så enkelt som at arbeidsgiver har endret arbeidsvilkårene såpass mye at det i praksis anses som en oppsigelse. Som hovedregel kan ikke arbeidsgiver pålegge den ansatte oppgaver utover det som fremgår av arbeidsavtalen. Det kan være aktuelt å endre oppgavene noe dersom det ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett, men hvis oppgavene skal endres vesentlig så må arbeidsgiver gå veien om en endringsoppsigelse. Det må foretas en konkret vurdering av hvor mye som skal til for at endringen anses som en oppsigelse.

Et eksempel på et tilfelle hvor det kan være aktuelt med en endringsoppsigelse:

Anna jobber som resepsjonist på et hotell. Hotellet finner ut at de har behov for flere servitører i hotellrestauranten. I Anna sin arbeidskontrakt heter det at hun skal “ta imot og registrere gjester, svare på telefoner og spørsmål fra gjestene”. En servitørstilling vil innebære en vesentlig endring av Anna sine oppgaver og arbeidsgiveren hennes må derfor gå veien om en endringsoppsigelse.

Hvis det foreligger en endringsoppsigelse må prosesskravene for oppsigelse følges også her. Oppsigelsen må ha en saklig begrunnelse og det må avholdes et drøftelsesmøte for å være sikker på at oppsigelsen er nødvendig og velbegrunnet, samtidig som man ivaretar arbeidstakers rett til å komme med innsigelser. Ellers må reglene i arbeidsmiljøloven kapittel 15 følges, for å være sikker på at oppsigelsen ikke blir ugyldig.