Å si opp en ansatt

Slik sier du opp ansatte på riktig måte

Av og til må du si opp ansatte. Både som rådgiver og arbeidsgiver vet vi at det er en vanskelig situasjon, både for arbeidstaker og deg som arbeidsgiver. Uansett hvilket grunnlag du har for å ønske oppsigelse så er det viktig å gjøre vurderingen og prosessen riktig. Vi hjelper deg.

Vurder først om du har oppsigelsesgrunnlag

Det første du må gjøre er å vurdere om du har tilstrekkelig oppsigelsesgrunnlag. Det finnes to hovedtyper: Det ene er oppsigelse som skyldes forhold arbeidstaker har ansvaret for. Den andre er oppsigelse som skyldes forhold selskapet har ansvaret for. I begge tilfeller er det et sett med formelle prosesskrav som du må følge. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan også bli enige om å avslutte et arbeidsforhold. Da inngår dere typisk en sluttavtale, som regel etter at en oppsigelsesprosess er satt i gang.

Oppsigelse som skyldes arbeidstakers forhold, aml. § 15-7 første ledd

Utgangspunktet er at du kan du si opp ansatte som ikke utfører arbeidet dere har blitt enige om i arbeidsavtalen eller oppfører seg kritikkverdig. Begrunnelsen din må være saklig, bygge på korrekt faktisk grunnlag, og du må ha gitt arbeidstakeren anledning til å forbedre seg.

Her er en sjekklisten for å vurdere om du har saklig grunn til oppsigelse

• Du har et tilstrekkelig saklig grunn til oppsigelse. Vanlige begrunnelser er  pliktbrudd, mislighold av pliktene i arbeidsavtalen eller at den ansatte har handlet i strid med lojalitetskravet.
• Du har gitt den ansatte nødvendig tilrettelegging for at den kan utføre arbeidsoppgavene sine, slik som opplæring i verktøy og systemer den trenger for å utføre jobben sin.
• Du kan dokumentere eller bevise forholdet som du begrunner oppsigelsen med.
• Du kan dokumentere at du har tatt opp forholdet med den ansatte, og gitt anledning til å forbedre seg ved å gi tilbakemeldinger og veiledning.
• Du har helst gitt advarsel for forholdet eller kan dokumentere eller bevise at advarsel ikke ville ført til noen endring hos den ansatte.

Det er viktig at du gjør en helhetsvurdering av alle momenter for å sørge for at du har en god og saklig begrunnelse.

Lesetips: Vurderer du å gi en ansatt avskjed? I Lexolve får du hjelp til å gjøre det riktig.

Det er vanskelig å si opp noen for forhold du avdekket i prøvetiden uten at du tok det opp da

I prøvetiden så gjelder det generelt en lavere terskel for hvilke avvik fra forventet arbeidsinnsats, tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet som kan utgjøre oppsigelsesgrunn.

Manglende tilpasning til arbeidet vil typisk kunne være mangelfulle leveranser, slurvete utførelse av arbeidsoppgaver eller mangelfull oppfølgning. Arbeidstakeren må gis en tilstrekkelig beskrivelse av hva den skal gjøre, opplæring og tilbakemeldinger. Uten dette vil ikke en oppsigelse være gyldig selv om arbeidstaker ikke leverer.

Manglende faglig dyktighet kan ofte være vanskeligere å dokumentere. For å kunne dokumentere dette bør arbeidsgiver stille tydelige krav til mål og dokumentere at disse ikke har blitt oppnådd. Men det kan ikke stilles idealkrav til hva arbeidstakeren skal klare, så målene må ligge på et gjennomsnittlig nivå av hva som er vanlig.

Manglende pålitelighet er typisk å komme for sent, ha udokumentert eller ugyldig fravær eller å ikke behandle selskapets eiendeler eller informasjon i samsvar med selskapets instrukser.

Også her må sørge for at du har gitt den ansatte tilstrekkelig opplæring, tilbakemeldinger og veiledning.

Du kan ikke si opp sykemeldte arbeidstakere i de første 12 månedene av sykefraværet som er begrunnet i ulykke eller sykdom

Etter 12 måneder kan det være saklig å si opp noen på grunn av sykdom om dette gjør at den ansatte ikke kan utføre arbeidsoppgavene sine. Du kan si opp en sykemeldt ansatt også i de første 12 månedene av sykefraværet om du kan sannsynliggjøre at oppsigelsen ikke skyldes sykdommen.

Skaff mer dokumentasjon om du mangler det før du går videre

Har du ikke gitt tatt opp forholdet med den ansatte eller gitt advarsel, bør du gjøre dette og gi  den ansatte anledning til å korrigere sin adferd før du vurderer oppsigelse igjen. For å dokumentere bør du skrive skriftlige oppsummeringer av det som diskuteres som du deler med den ansatte.

Dersom årsaken til at du ønsker å si opp den ansatte er et grovt pliktbrudd bør du også vurdere om du har grunnlag for å gi avskjed.

Vurderer du å gi en ansatt avskjed? Les dette først.

Om oppsigelse av daglig leder og andre ledere

Ledere har større krav til utførelsen av sitt arbeid enn vanlige ansatte

Det større krav til ledende ansatte i utførelsen av sitt arbeid sammenliknet med andre ansatte. For ledere er det særlig behov for sterk lojalitetsplikt til arbeidsgiver, og at lederen handler på en måte som gir god signaleffekt overfor sine kollegaer og ansatte.  Det betyr at det i praksis skal mindre til før det er saklig å si dem opp sammenliknet med kravene du stiller til  vanlige ansatte. Det stilles fortsatt samme krav til saklighet, dokumentasjon og prosess som for øvrige ansatte.

Daglig ledere kan frasi seg sitt stillingsvern

For daglig ledere er dette annerledes. Om det på er skriftlig avtalt at daglig leder ikke skal ha oppsigelsesvern slik arbeidsmiljøloven åpner for, kan daglig leder sies opp uten saklig grunn. Dere må ha inngått avtalen på forhånd, og daglig leder har krav på etterlønn mot å fra seg sine rettigheter.

Oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold, aml. § 15-7 andre ledd

Har selskapet ditt behov for å redusere kostnader kan det være anledning til å si opp en eller flere ansatte gjennom en nedbemanningsprosess. Også her må begrunnelsen være saklig, bygge på et korrekt faktisk grunnlag, og du må gjøre en saklig utvelgelse av hvilke ansatte du vurderer å si opp.

Her er sjekklisten for når du kan nedbemanne

• Du har et reelt økonomisk behov for å redusere kostnader, for eksempel som følge av overkapasitet, markedstilpasninger, konkurranse, ordrenedgang eller behov for innsparinger.
• Du har vurdert alternativer til oppsigelse, slik som permittering, endringsoppsigelser og frivillig lønnskutt.

Lesetips: Les våre anbefalinger om hvordan du kan være en ryddig arbeidsgiver i nedgangstider

• Du har gjort en avveining mellom selskapets behov for nedbemanning og de ulemper oppsigelsen vil få for den enkelte arbeidstaker.
• Du har dokumentert grunnlaget og vurderingen av alternativer og forankret beslutningen i selskapets styre.
• Du har gjort en saklig utvelgelse av hvilken krets av ansatte som selskapet vurderer å si opp. Har du tillitsvalgte har du drøftet prinsippene for utvelgelse av dem.
• Du har fastsatt saklige kriterier for hvem som skal berøres av nedbemanningen. Kvalifikasjoner sett opp mot selskapets behov, sosiale hensyn og ansiennitet er saklige kriterier.
• Skyldes behovet for nedbemanning at noe av virksomhetens drift skal outsources til selvstendige oppdragstakere må dette være helt nødvendig av hensyn til virksomhetens fortsatte drift.
• Du har ikke annet passende arbeid til arbeidstakerne du vurderer å si opp. Et annet passende arbeid trenger ikke være en stilling med samme ansvars- og lønnsnivå. Vurderingstemaet er om arbeidstakeren kan utføre det på en rimelig god måte, selv om andre måtte antas å ville kunne ha utført det bedre.
• Merk at hvis selskapet er i et konsern gjelder plikten til å tilby annet passende arbeid og fortrinnsretten for konsernet som sådan, ikke kun det enkelte selskapet. I tillegg er det krav om drøftings- og informasjonsforpliktelser for morselskapet for konsern med minst 50 ansatte.

Ansatte som blir nedbemannet har fortrinnsrett til ny jobb i ett år

Ansatte som blir sagt opp på grunn av selskapets forhold har fortrinnsrett til nyansettelse i en passende stilling i samme selskap i ett år fra de ble sagt opp. Den faller bort om de ikke aksepterer en stilling de blir tilbudt innen 14 dager. Er selskapet del av et konsern, gjelder fortrinnsretten for samtlige selskap i konsernet.

Det er viktig at du gjør en konkret vurdering i hver enkelt sak.

Selv om du sier opp flere ansatte, skal du for hver enkelt ansatt gjøre en avveining mellom den enkelte ansatte og selskapets behov for å sikre at du har et saklig og godt begrunnet grunnlag for oppsigelse.

Oppsigelsesprosessen hjelper deg gjøre grundige vurderinger

Etter du har vurdert og dokumentert at du har tilstrekkelig oppsigelsesgrunnlag kan du sette i gang oppsigelsprosessen. For å sørge for at oppsigelsen er saklig og bygger på korrekt faktisk grunnlag bør du følge den formelle oppsigelsesprosessen arbeidsmiljøloven legger opp til. For eksempel er det viktig at du ikke treffer noen endelig beslutning om oppsigelse før den ansatte har fått anledning til å gi sine innspill.

Her er sjekklisten du bør oppfylle for en god prosess

• Du kaller inn den ansatte til drøftelsesmøte med minst én dags varsel og gitt den ansatte anledning til å ta med en rådgiver.
• Du avholder drøftelsesmøte hvor du redegjør godt for grunnlaget og gir den ansatte anledning til å komme med sine innspill og vurderinger av grunnlaget.
• Du skriver protokoll fra drøftelsesmøte som underskrives av dere begge.
• Du gjør først beslutning om du skal gi oppsigelse etter drøftelsesmøte er avholdt.
• Oppsigelse gis skriftlig og inneholder riktige opplysninger.

Lesetips: Sørger for at beslutningen blir tatt på riktig grunnlag. Les mer om hvordan du bør avholde et drøftelsesmøte.

Oppsigelsen kan anses ugyldig om du gjør feil i prosessen

Noen av stegene er faktisk så strenge at oppsigelsen automatisk blir ugyldig om du gjør dem feil, slik som formfeil i selve oppsigelsen. Først og fremst sørger prosessen for at du får dokumentert at du har gjort saklige vurderinger og gitt arbeidstaker anledning til å forklare sin side av saken for å sørge for et korrekt faktisk grunnlag.

Det er deg som arbeidsgiver som har bevisbyrden og er ansvarlig for å sørge for at det er et tilstrekkelig og dokumentert saklig grunnlag for oppsigelse.