HR og arbeidsforhold: Arbeidsgivers guide for bedrifter uten HR-avdeling

Hva er et arbeidsforhold?

Et arbeidsforhold oppstår når en arbeidstaker utfører arbeid under arbeidsgivers ledelse og kontroll mot lønn. Forholdet reguleres av arbeidsmiljøloven og danner grunnlaget for alle HR-prosesser i virksomheten.

Arbeidsgivers plikter inkluderer å betale lønn, sørge for et sikkert arbeidsmiljø og følge arbeidsmiljølovens regler.

Arbeidstakers plikter er å utføre det arbeidet som arbeidsavtalen spesifiserer, følge arbeidsplassens regler og prosedyrer, og opptre lojalt overfor arbeidsgiveren.

HR handler om å håndtere alle deler av et arbeidsforhold, fra rekruttering og opplæring til HMS, oppfølging og avslutning.

📌 Les mer om: Arbeidsgivers plikter, rettigheter og arbeidsgiveransvar

Bruk Lexolve som ditt HR-system for arbeidsavtaler og onboarding

Hvordan henger HR og arbeidsforhold sammen?

HR (Human Resources) handler om hvordan du organiserer, utvikler og følger opp ansatte gjennom hele arbeidsforholdet. Mens loven stiller krav, sikrer HR-rutinene at du faktisk oppfyller dem i praksis.

Mens arbeidsmiljøloven beskriver kravene du må oppfylle, handler HR om hvordan du gjør det i praksis.

I små virksomheter er det ofte daglig leder som har HR-ansvaret. Da er det ekstra viktig å ha gode systemer og maler som sikrer at alt blir gjort riktig og dokumentert.

📌 Les mer: Personalhåndbok: Slik samler du HR-rutinene digitalt

Typiske HR-oppgaver i små bedrifter

Små bedrifter har ofte ikke HR-avdeling, men må likevel håndtere rekruttering, arbeidsavtaler, HMS, personaloppfølging, varsling og avslutning. Gode systemer og maler gjør dette enkelt og lovlig. Her er de vanligste HR-oppgavene arbeidsgiver må håndtere:

• Rekruttering og ansettelse
• Utarbeidelse og oppfølging av arbeidsavtaler
• Personalhåndbok og arbeidsreglement
• HMS- og internkontrollrutiner
• Opplæring og medarbeidersamtaler
• Fravær, ferie og permisjoner
• Varslingsrutiner og konflikthåndtering
• Endringer og oppsigelser

→ Få oversikt og ferdige maler i Lexolve

📌 Les mer: HMS og internkontroll: Krav etter internkontrollforskriften

Hvordan etablerer du et arbeidsforhold?

For å etablere et arbeidsforhold, må du som arbeidsgiver sikre at visse grunnleggende krav er oppfylt:

Arbeidsavtale: En skriftlig arbeidsavtale bør alltid utformes. Dette dokumentet skal inneholde detaljer som arbeidets natur, arbeidstid, lønnsbetingelser, og eventuelle andre spesifikke betingelser knyttet til stillingen.

Oppfølging: Det er viktig å jevnlig revurdere og oppdatere arbeidsavtalen for å sikre at den reflekterer gjeldende arbeidsforhold og lovgivning.

📌 Les mer om: Alt om arbeidsavtaler (nye krav, innhold og mal)

Registrering: Arbeidsforholdet må registreres i henhold til gjeldende lover. Dette inkluderer registrering av ansatte i nødvendige offentlige registre.

📌 Les mer om: Ansettelsesprosessen i 7 steg

→ Bruk Lexolve som ditt HR-system for arbeidsavtaler og onboarding

HR-prosesser gjennom hele arbeidsforholdet

Et arbeidsforhold starter med onboarding og avsluttes med offboarding. Disse HR-prosessene er avgjørende for å bygge kultur, effektivitet og etterlevelse.

📌 Les mer: Onboarding: Slik får du en god start
📌 Les mer: Offboarding: Slik avslutter du arbeidsforhold profesjonelt

Hva er vanlige typer arbeidsforhold i Norge?

De vanligste arbeidsforholdene er fast, midlertidig, deltids- og frilansforhold. Hvilken type du bruker påvirker rettigheter, oppsigelsesvern og HR-rutiner som må følges.

Fast ansettelse: Dette er hovedregelen for arbeidsforhold i Norge, og den mest stabile formen for arbeidsforhold, hvor arbeidstakeren er ansatt på ubestemt tid.

Midlertidig ansettelse: Her er arbeidstakeren ansatt for en spesifisert periode eller for utførelse av et spesifikt prosjekt.

Deltid: Arbeidstakeren arbeider færre timer enn det som er fulltidsarbeid.

📌 Les mer om: Ansettelse: En komplett guide når du trenger arbeidskraft

📌 Les mer om: Midlertidig ansettelse: Muligheter og fallgruver du må kunne

Frilans: Arbeidstakere som ikke har en fast arbeidsgiver, men jobber på oppdragsbasis for en eller flere arbeidsgivere.

Skal du ansette noen på frilanskontrakt bør du bruke en oppdragsavtale. Den bør være det motsatte av et arbeidsforhold - kontraktuelt og reelt.

📌 Les mer om: Oppdragsavtale med selvstendig næringsdrivende

📌 Les også: Selvstendig næringsdrivende: Oppnå ekte frihet med kontroll på jussen

Mange HR-systemer hjelper arbeidsgiver å holde oversikt over ulike typer ansettelser og kontrakter.

Trenger små bedrifter HR-system?

Små virksomheter har ofte ikke behov for store HR-systemer, men de må likevel dokumentere alt. Lexolve fungerer som et HR-system for små bedrifter, der du kan:

• Lage og signere arbeidsavtaler digitalt
• Samle personalhåndbok, HMS og varsling på ett sted
• Få juridiske oppdateringer automatisk
• Håndtere endringer, oppsigelser og dokumentasjon sikkert

→ Prøv Lexolve gratis – få HR-system uten HR-avdeling

Hvilke rettigheter har arbeidsgiver i arbeidsforholdet?

Arbeidsgivers styringrett er et grunnleggende begrep innen arbeidsrett som gir arbeidsgiveren retten til å lede, fordele og organisere arbeidet i virksomheten.

Dette inkluderer retten til å bestemme over blant annet arbeidstid, arbeidssted, og arbeidsoppgaver, så vel som til å innføre og endre rutiner og regler på arbeidsplassen. 

📌 Les mer om: Arbeidsgivers styringsrett: Nøkkelen til arbeidsgivers handlingsrom

Hva er arbeidstakers rettigheter i arbeidsforhold?

Arbeidstakere har rett til trygt arbeidsmiljø, rettferdig lønn, ferie, pensjon og vern mot usaklig oppsigelse. Disse rettighetene skal ivaretas gjennom HR-systemer og oppdaterte avtaler. Beskyttelsen omfatter rett til et sunt arbeidsmiljø, gode rutiner for helse, miljø og sikkerhet, rett til pensjon og forsikring og rett til å ikke bli sagt opp uten tilstrekkelig grunn.

📌 Les mer om: Arbeidstakers rettigheter: Goder og lønnskrav

Arbeidsreglement og personalhåndbok

Et arbeidsreglement inneholder de formelle reglene, mens personalhåndboken samler praktiske rutiner. Sammen gir de forutsigbarhet og dekker kravene arbeidsgiver har etter arbeidsmiljøloven.

En personalhåndbok og arbeidsreglementet er en del av HR-systemet i virksomheten, og gjør det enklere å oppfylle kravene til personaladministrasjon og internkontroll.

Arbeidsreglementet inneholder de overordnede reglene som gjelder for alle ansatte, for eksempel ordensregler, arbeidstid, fravær, HMS og disiplin.

Virksomheter innen industri, handel og kontor med mer enn 10 ansatte uten ledende stilling må ha et arbeidsreglement.

Dersom virksomheten ikke er bundet av tariffavtale, må reglementet sendes til Arbeidstilsynet for godkjenning via eDialog.

Personalhåndboken er et praktisk oppslagsverk for både ledelse og ansatte.

Den gir oversikt over bedriftens retningslinjer, verdier og rutiner, og kan i mange tilfeller erstatte et formelt arbeidsreglement dersom den dekker alle lovpålagte punkter.

📌 Les mer: Arbeidsreglement: Krav og innhold etter arbeidsmiljøloven
📌 Les mer: Personalhåndbok: Hva bør den inneholde?

→ Lag digital personalhåndbok eller arbeidsreglement i Lexolve

HMS og internkontroll

Alle virksomheter må ha dokumentert internkontroll for helse, miljø og sikkerhet (HMS). Den viser hvordan du forebygger ulykker, ivaretar ansatte og oppfyller kravene i internkontrollforskriften.

Internkontrollforskriften krever at du dokumenterer hvordan du jobber med helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dette er en sentral del av HR-arbeidet.

📌 Les mer: HMS og internkontroll: Krav, innhold og eksempler

Varslingsrutiner

Virksomheter med fem ansatte eller flere må ha skriftlige rutiner for varsling. De skal vise hvordan ansatte kan melde fra om kritikkverdige forhold og hvordan arbeidsgiver følger opp varsler.

📌 Les mer: Varslingsrutiner – krav etter arbeidsmiljøloven § 2A-6

Når er det krav om verneombud i arbeidsforholdet?

Virksomheter med mer enn fem ansatte må ha verneombud. Har du over tretti, skal du også ha arbeidsmiljøutvalg. Disse skal sikre et trygt, rettferdig og lovlig arbeidsmiljø for alle ansatte.

📌 Les mer om: Verneombud: En plikt når du har mer enn 5 ansatte

Når er det krav om arbeidsmiljøutvalg i arbeidsforholdet?

Har du jevnlig 30 eller flere ansatte, plikter du å opprette arbeidsmiljøutvalg. Et arbeidsmiljøutvalg er en gruppe som skal jobbe for arbeidsmiljøet i selskapet.

📌 Les mer om: Arbeidsmiljøutvalg: En plikt når du har mer enn 30 ansatte

Har du plikt til å legge til rette for hjemmekontor i arbeidsforholdet?

Verken forskriften eller arbeidsmiljøloven gir ansatte rett til hjemmekontor. Derimot kan bedrifter som ønsker å tilrettelegge for at arbeidstaker i større eller mindre grad utfører arbeid i eget hjem, inngå en avtale om bruk av hjemmekontor. Fra 1. juli 2024 er det krav til skriftlig avtale om arbeidstaker skal ha hjemmekontor, og kravene i arbeidsmiljøloven om arbeidstid gjelder.

Hvis arbeidstaker skal ha hjemmekontor, kreves skriftlig avtale om det.

📌 Les mer om: Hjemmekontor: Slik oppfyller du kravene

Arbeidstid, overtid, ferie og lunsj

Arbeidstid, pauser, ferie og overtid er sentrale HR-prosesser som bør være tydelig beskrevet i arbeidsavtalen og personalhåndboken.

Arbeidstid

Arbeidstid er en viktig del av arbeidsforholdet. Arbeidstiden en ansatt står til disposisjon for arbeidsgiveren. Kravene til arbeidstid er regulert i stort omfang i arbeidsmiljøloven, hvor det er satt grenser for hva som utgjør alminnelig arbeidstid, og hva som utgjør overtid.

Alminnelig arbeidstid er "normalarbeidstiden" og den skal ikke overstige 9 timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av syv dager. I Norge er 37, 5 timer per uke mye benyttet som arbeidstid.

Skillet er viktig å forstå for for en arbeidsgiver. Det setter grenser for når det kan pålegges overtid, og regler for kompensasjon. I tillegg finnes det spesifikke grenser for skift- og nattarbeid.

📌 Les mer om: Arbeidsmiljølovens krav til arbeidstid: Slik oppfyller du dem

Overtid

I arbeidsforholdet er overtid arbeid utover alminnelig arbeidstid.

Etter arbeidsmiljøloven må ikke overtid overstige 10 timer i løpet av 7 dager, 25 timer i 4 sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker.

Ved overtidsarbeid skal arbeidstaker ha et tillegg i alminnelig lønn på minst 40 %.

📌 Les mer om: Overtid: Lær deg reglene om overtid

Lunsj

Det følger av arbeidsmiljøloven at arbeidstaker skal ha minst en pause dersom den daglige arbeidstiden overstiger fem og en halv time. Pausene skal til sammen være minst en halv time hvis den daglige arbeidstid er minst åtte timer.

Det er denne pausen som gjerne defineres som lunsj.

Om pausen er betalt, avhenger av måten den blir gjennomført på.

Dersom arbeidstaker ikke fritt kan forlate arbeidsplassen under pausen eller der det ikke finnes tilfredsstillende pauserom, skal pausen regnes som en del av arbeidstiden. Regnes pausen som en del av arbeidstiden skal den ansatte ha betalt for pausen.

📌 Les mer om: Betalt lunsj - dette må du vite

Ferie

Arbeidstakers rett til ferie i arbeidsforholdet reguleres av ferieloven.

Etter denne loven har den ansatte krav på 25 virkedager ferie per år. Lørdag regnes som en virkedag i denne definisjonen og det er derfor i praksis 4 uker og 1 dag. Arbeidstakere over 60 år har rett på en ekstra ferieuke.

Det er er ganske vanlig å avtalefeste en lengre ferie på fem uker. Dette er også tariffavtalefestet for en del arbeidstakere.

📌 Les mer om: Arbeidstakers rett til ferie etter ferieloven

Hvor mange arbeidsdager og arbeidstimer består et arbeidsforhold av?

Å beregne og ha oversikt over hvor mye arbeidskraft du som arbeidsgiver trenger er en nyttig øvelse før du inngår et arbeidsforhold.

Antallet arbeidsdager i året kan variere avhengig av skuddår, helgedager og helligdager. I et standardår uten ekstra fridager, inneholder arbeidskalenderen vanligvis rundt 250 til 260 arbeidsdager, etter at helger og offentlige helligdager er trukket fra.

Dette gir en god indikasjon på det totale antallet dager en fulltidsansatt forventes å jobbe i løpet av et år, og er nyttig for både planlegging og evaluering av arbeidskraftbehov.

📌 Les mer om: Årsverk: Beregn arbeidsdager og arbeidstimer i et årsverk

Hva er forskjell på et arbeidsforhold og innleie?

Det er ikke alltid du vil ha behov for å inngå et permant arbeidsforhold, og da kan innleie av arbeidskraft være et alternativ.

Du kan leie inn arbeidskraft om selskapet har et konkret midlertidig behov som vikariat, praksisarbeid, arbeidsmarkedstiltak, behov for spesialkompetanse m.fl., og om selskapet du leier inn arbeidskraft fra, er et bemanningsbyrå eller produksjonsselskap som oppfyller visse vilkår. Arbeidstilsynet kontroller om disse reglene er oppfylt og kan ilegge pålegg og mulkt ved ulovlig innleie.

📌 Les mer om: Innleie: Er det snart ulovlig å leie inn arbeidskraft?

Når kan du avslutte et arbeidsforhold?

Når et arbeidsforhold avsluttes, må du følge lovens krav til oppsigelse, prosess og dokumentasjon. Gode HR-rutiner sikrer rettferdig behandling og reduserer risiko for konflikter.

For å avslutte et arbeidsforhold må du ha oppsigelsesgrunnlag. Det finnes to hovedtyper: Det ene er oppsigelse som skyldes forhold arbeidstaker har ansvaret for. Da må oppsigelse gjøres etter arbeidsmiljøloven § 15-7, og du må ha saklig grunn til å gjøre oppsigelse.

Det er strenge krav til grunnlag, formalia og prosess for å si opp en ansatt, og om du gjør feil vil oppsigelsen bli ugyldig og arbeidstaker kan kreve erstatning. Det er derfor viktig å gjøre alt rett fra start.

📌 Les mer om: Advarsel: Betydning og hvordan du bruker det riktig

📌 Les mer om: Oppsigelse: Alt du som arbeidsgiver trenger vite

→ Få hjelp til hele oppsigelsesprosessen i Lexolve – fra advarsel til sluttavtale

Kan du midlertidig stanse et arbeidsforhold?

Ja. Permittering utgjør et midlertidig unntak fra arbeidsplikten, og arbeidsgiver fritas for lønnsplikt i en midlertidig periode. Selve arbeidsforholdet består imidlertid under hele permitteringsperioden. Dersom situasjonen endrer seg kan bedriften be arbeidstaker gjenoppta arbeidet på kort varsel.

Permittering kan være et nyttig verktøy ved midlertidige uforutsette hendelser.

Permittering reguleres hovedsaklig av tariffavtaler, men også av blant annet lov om lønnsplikt under permittering og arbeidsmarkedsloven.

📌 Les mer om: Permittering - et midlertidig fritak fra arbeidsplikten

Lexolve hjelper deg med å holde orden i ansettelse og arbeidsforhold

Utforsk hvorfor 4500+ selskaper allerede bruker Lexolve som sin digitale juridiske avdeling. Lag, inngå og signer avtaler uten kostnad i en gratis prøveperiode.

Prøv gratis