Hva er en arbeidsavtale?

En arbeidsavtale er en gjensidig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som regulerer ansettelsesforholdet. Arbeidsgiver har ansvar for utarbeidelsen av en skriftlig avtale.

Arbeidsavtalen inneholder de pliktene som arbeidsgiver har påtatt seg overfor den enkelte arbeidstaker og kan variere fra arbeidstaker til arbeidstaker. Typiske forhold som reguleres i en arbeidsavtale er lønn, arbeidstid, arbeidssted, oppsigelsestid, ferie, taushetsplikt etc. Videre vil arbeidsmiljøloven stille visse minimumskrav til innholdet.

Ved utarbeidelse av en arbeidsavtale er det viktig å være konkret nok til at at partene blir forpliktet til det som anses vesentlig i arbeidsforholdet. Samtidig er det viktig for arbeidsgiver å ha formuleringer som sikrer fleksibilitet i forhold til arbeidsgivers styringsrett. Dette kan du lese mer om under avsnittet arbeidsgivers styringsrett.

I arbeidsforhold med en samlet varighet av mer enn en måned skal skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest en måned (sju dager etter de nye reglene som trer i kraft 1. juli 2024) etter at arbeidsforholdet begynte.

Endringer i arbeidsforholdet som følger av arbeidsavtalen skal tas inn i arbeidsavtalen tidligst mulig og senest en måned etter at endringen trådte i kraft (endres til samme dag etter de nye reglene som trer i kraft 1. juli 2024).

Hva bør en standard arbeidsavtale inneholde?

Uavhengig av stillingsform må arbeidsavtalen som et minimum gi opplysninger om følgende:

• Partenes identitet
• Arbeidssted
• Beskrivelse av arbeidet
• Tiltredelsestidspunkt
• Forventet varighet dersom arbeidsforholdet er midlertidig,
• Eventuelle prøvetidsbestemmelser
• Arbeidstakers rett til ferie og feriepenger, samt fastsettelse av ferie
• Oppsigelsesfrister for både arbeidstaker og arbeidsgiver, og fremgangsmåte ved opphør av arbeidsforhold
• Lønn ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg eller godtgjørelser som inngår i lønnen, samt utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling
• Avtalt daglig og ukentlig arbeidstid inkludert pauser. Hvis det vil variere må det opplyses om. Eventuelle særlige arbeidstidsordninger bør også inkluderes
• Overtid
• Eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet

NB! Det er vedtatt en lovendring som trer i kraft fra 1. juli 2024 som vil medføre at dette også må tas inn i arbeidsavtalen:

• Innleiers identitet, dersom arbeidstaker leies ut fra bemanningsforetak
• Rett til kompetanseutvikling som arbeidsgiver eventuelt tilbyr
• Ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, samt navn på institusjoner som mottar innbetalinger fra arbeidsgiver i denne forbindelse

Merk at det er lovpålagt å innta forhold som har betydning for arbeidsforholdet, noe som tilsier at eventuelle andre ting som er avtalt bør reflekteres i avtalen. Det kan f.eks. være konkurranseklausuler, taushetsplikt eller lojalitetsplikt. Arbeidsavtalen kan tilpasses dersom stillingen er ledende eller "særlig uavhengig".

Merk at avtalen er ugyldig dersom den unnlater eller strider med reglene i arbeidsmiljøloven.

Hva må jeg vite om lovens regulering av arbeidstid?

Den alminnelige arbeidstid

Utgangspunktet er at alminnelig arbeidstid ikke skal overstige ni timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. Begge disse grensene må overholdes. I Norge er 37,5 timers arbeidsuke standard, noe som følger av de fleste individuelle arbeidsavtaler og tariffavtaler. Videre er det en rekke unntak fra dette utgangspunktet.

Dersom det utføres arbeid utover lovens grense for alminnelig arbeidstid regnes det overskytende som overtidsarbeid. Det er også regler for maksimalt antall overtidstimer en arbeidstaker kan ha. Se mer om det i punktet nedenfor.

Det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.

Hva må følge av arbeidsavtalen om arbeidstid?

Arbeidsavtalen må inneholde informasjon om lengde og plassering av den daglige og ukentlige arbeidstid. Dersom arbeidet skal utføres periodevis, skal arbeidsavtalen fastsette eller gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres. I tillegg skal ordninger for vaktendringer inntas. Dette for at arbeidstakere skal ha en viss forutberegnelighet og kunne planlegge arbeidsdagen.

I dag er det mange virksomheter som opererer med en mer fleksibel arbeidstid, eventuelt kjernetid. Det betyr at de har en normal arbeidstid som er utgangspunktet, men at arbeidstiden er fleksibel slik at den ansatte kan velge når innenfor det oppgitte tidsrommet vedkommende ønsker å arbeide.

Bruk av kjernetid innebærer at samtlige ansatte må være på jobb for eksempel mellom klokken ni og klokken tre, men de kan selv velge om de vil jobbe resten av timene på morgenen eller på ettermiddagen. Slike ordninger er mye brukt i arbeidslivet i dag og gir fleksibilitet til ansatte i ulike livssituasjoner.

Arbeidsavtalen må også si noe om lengde av pauser. Pauser skal regnes som arbeidstid dersom det ikke finnes tilfredsstillende pauserom eller arbeidstakeren ikke fritt kan forlate arbeidsplassen under pausen.

Arbeid utover alminnelig arbeidstid - overtid

Reglene om arbeidstid og overtid er detaljerte og kan være vanskelig å ha oversikt over. Det samme gjelder også hvor mye den enkelte faktisk jobber og det er derfor viktig å ha gode system for registrering av timer, slik at man faktisk kan måle og følge opp arbeidstid/overtid.

Dersom det utføres arbeid utover lovens grense for alminnelig arbeidstid regnes det overskytende som overtidsarbeid.

Merk at lovens grenser for alminnelig arbeidstid ofte avviker fra det som er avtaleregulert i arbeidsforholdet. Utgangspunktet etter loven er at alminnelig arbeidstid ikke skal overstige ni timer i løpet av 24 timer og 40 timer i løpet av sju dager. I de fleste arbeidsforhold i Norge opereres det i praksis med en arbeidstid på 37,5 timer per uke.

For arbeid som utføres utover det som er avtalt arbeidstid sier loven at det ikke skal “gjennomføres uten at det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det”. Et eventuelt intervall mellom avtalt arbeidstid og opp til lovens maksimale grenser regnes ikke som overtid i lovens forstand, og disse timene kan derfor avspaseres uten å betale overtidsbetaling.

Overtidsarbeid (det vil si arbeid utover lovens maksimale grenser for alminnelig arbeidstid) må som utgangspunkt ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Her er det flere detaljerte reguleringer og man kan avtale og søke om unntak, men dette er utgangspunktet. I tillegg følger det av loven at samlet arbeidstid ikke må overstige 13 timer i løpet av 24 timer eller 48 timer i løpet av sju dager.

Ved overtidsarbeid skal arbeidstaker ha et tillegg i alminnelig lønn på minst 40 %. Selve overtiden kan som utgangspunkt avspaseres dersom dette er skriftlig avtalt, men selve overtidstillegg må betales ut som lønn til den ansatte.

Komplett oversikt over regelverket finnes i Arbeidsmiljøloven kapittel 10 og må ses i sammenheng med evt tariffavtale dersom det er aktuelt og individuelle arbeidsavtaler.

Kan ansatte unntas reglene om overtid?

Arbeidsmiljøloven åpner for at enkelte stillinger/ansatte kan unntas fra reglene om arbeidstid og overtid (herunder overtidsbetaling), forutsatt at de anses som arbeidstakere i ledende stilling eller i en særlig uavhengig stilling. Arbeidsordningen skal imidlertid fortsatt sikre at de ansatte ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn.

Ledende stillinger er stillinger hvor ansatte har et større ansvar eller i særlig grad kan treffe selvstendige avgjørelser, og selv må vurdere og avgjøre behovet for egen arbeidsinnsats. Særlig uavhengig stilling er stillinger hvor arbeidstaker selv avgjør hvordan og til hvilken tid arbeidsoppgavene skal organiseres og gjennomføres. Arbeidstakeren prioriterer selv sine oppgaver, bestemmer hva de skal gjøre, hva som skal delegeres til andre, når arbeidet skal utføres og hvordan arbeidet skal utføres.

Det er viktig å foreta en reell vurdering av hvorvidt stillinger kan omfattes av unntaket ovenfor og sørge for at ledelsen og/eller uavhengigheten faktisk praktiseres i det daglige.

Hva må jeg vite om arbeidstakers rett til ferie?

I henhold til ferieloven har den ansatte krav på 25 virkedager ferie per år. Lørdag regnes som en virkedag i denne definisjonen og det er derfor i praksis 4 uker og 1 dag.

Feriepenger beregnes med utgangspunkt i lønn opptjent året før ferien og er på minimum 10,2 % av feriepengegrunnlag.

Det er ikke uvanlig å tilby ansatte bedre ordninger enn det som følger av loven. I henhold til en del tariffavtaler er det vanlig med 12 % feriepenger og opptil 6 uker ferie.

Merk at arbeidsgiver er ansvarlig for å sørge for at den ansatte får avviklet ferien i løpet av året. Det kan inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie på inntil 12 virkedager og overføring av inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieår. Forskuddsferie og overføring av ferie ut over dette kan ikke avtales og det er derfor viktig at arbeidsgiver sørger for at den ansatte faktisk tar ferie.

Hovedferieperioden er fra 1 juni – 30 september og arbeidstaker kan kreve å få 18 virkedager av ferien innenfor denne perioden.

Feriepenger som er opptjent hos arbeidsgiver det foregående opptjeningsår, utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. Arbeidstaker kan likevel kreve at feriepengene utbetales senest 1 uke før ferien tar til.

Prøvetid, hva er egentlig det og bør vi ha det?

Det er frivillig hvorvidt det er ønskelig med en prøvetid eller ikke. Prøvetiden er en periode hvor partene har anledning til å vurdere hvorvidt stillingen passer for arbeidstakeren. I denne perioden er det mulig å avtale en kortere oppsigelsesfrist enn etter utløpet av prøveperioden. I tillegg er det i prøveperioden anledning til å si opp en ansatt på grunn arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet, dvs at den ansatte ikke passer til stillingen. Terskelen for oppsigelse i prøvetid er lavere enn etter oppsigelsestidens utløp. Prøvetid er derfor et nyttig verktøy for begge parter, forutsatt at det benyttes på en riktig måte og at arbeidsgiver følger opp den ansatte i prøvetiden.

For at prøvetiden skal ha noen reell verdi er det viktig at arbeidsgiver følger opp den ansatte i prøvetiden. I dette ligger det at arbeidstakeren gir den ansatte tilstrekkelig opplæring og løpende tilbakemeldinger.

Hvor lenge kan arbeidstakers prøvetid vare?

Prøvetiden må være avtalt skriftlig. Utgangspunktet i arbeidsmiljøloven er at prøvetiden kan være en periode på inntil 6 måneder. Dersom arbeidstaker er fraværende fra arbeidet i prøvetiden og fraværet skyldes den ansatte, kan arbeidsgiver forlenge den avtalte prøvetiden med en periode tilsvarende lengden av fraværet. Forlengelse kan bare skje når arbeidstaker ved ansettelsen ble skriftlig orientert om adgangen til dette. Arbeidsgiver skal også skriftlig orientere arbeidstaker om forlengelsen innen utløpet av prøvetiden.

Etter den nye lovbestemmelsen som trer i kraft 1. juli 2024 kan prøvetiden ikke overstige halvparten av ansettelsesforholdets varighet ved midlertidig ansettelse. Videre kan det heller ikke avtales ny prøvetid dersom arbeidstaker skal fortsette i samme stilling eller i en stilling som i det vesentlige er likeartet stillingen arbeidstakeren har hatt i samme virksomhet. Ved fast ansettelse kan ny prøvetid likevel avtales dersom arbeidstakerens tidligere ansettelsestid og ny prøvetid samlet ikke overstiger seks måneder.

Hva kan jeg som arbeidsgiver bestemme om arbeidssted?

Arbeidsstedet er et av de punktene som skal være avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og som skal fremgå av arbeidsavtalen. Hva arbeidsgiver kan bestemme om arbeidssted beror på hva som følger av arbeidsavtalen og hvor langt arbeidsgivers styringsrett rekker.

I arbeidsavtalen er det anledning til å regulere et fast arbeidssted eller at arbeidsstedet varierer.  Dersom det ikke eksisterer noen fast arbeidsplass eller hovedarbeidsplass skal arbeidsavtalen gi opplysning om at arbeidstakeren arbeider på forskjellige steder, og oppgi forretningsadressen eller eventuelt hjemstedet til arbeidsgiver.

Arbeidsgiver har en rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet, noe som også kan innebære kompetanse til å flytte en arbeidstaker fra et arbeidssted til et annet.

Det er ingen fasit på når arbeidsgiver kan bestemme hva om arbeidssted. Det må foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle av hva som er rimelig. Arbeidsgivers behov for at den ansatte flytter på seg må veies opp mot den belastningen som endringen vil påføre arbeidstaker.

Kan arbeidsgiver kreve at den ansatte møter fysisk på jobben?

Arbeidsstedet er et av de punktene som skal være avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og som skal fremgå av arbeidsavtalen. Hvorvidt arbeidsgiver kan kreve at den ansatte møter fysisk på jobben beror på hva som følger av arbeidsavtalen og hvor langt arbeidsgivers styringsrett rekker.

Dersom arbeidsgiver har avtalt en fleksibel løsning (for eksempel 3 dager på kontoret og 2 dager hjemme), så kan ikke arbeidsgiveren nødvendigvis kreve at den ansatte møter fysisk hvis det viser seg at ordningen ikke fungerer.

Hva er hjemmekontor og hvem kan benytte seg av dette?

Bedrifter som ønsker å tilrettelegge for at arbeidstaker i større eller mindre grad utfører arbeid i eget hjem kan inngå en avtale om bruk av hjemmekontor. Det er anledning til å inngå en slik avtale i kombinasjon med arbeid på det faste arbeidsstedet. For eksempel slik at den ansatte har anledning til å arbeide en eller to dager i uken hjemmefra og resten på kontoret. Vi ser at slike fleksible ordninger blir mer og mer vanlig i arbeidslivet og også etterspurt av ansatte.

Dersom arbeidet hjemme ikke er kortvarig eller sporadisk gjelder reglene om hjemmekontor for arbeidet hjemme. Det betyr at det må inngås en skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver og at arbeidet er underlagt et sett med regler. Det er arbeidsgiver som har ansvar for å foreta vurderingen av om hjemmearbeidet anses som kortvarig eller tilfeldig og sørge for at det inngås en skriftlig avtale dersom det er nødvendig. Når den ansatte arbeider fast hjemmefra en eller flere dag i uken eller i en gitt periode for eksempel som tilrettelegging etter sykdom vil arbeidet omfattes av reglene om hjemmekontor.

Hva bør/må en avtale om hjemmekontor inneholde?

Avtalen skal være skriftlig. Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem (fra 1 juli 2022) lister opp noen minstekrav til innhold. Det er derfor viktig at avtalen fastsetter:

• Omfang og arbeidstid
• Arbeidstakers tilgjengelighet
• Eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr
• Oppsigelsesadgang
• Bestemmelser om sikring av utstyr og informasjon
• Avtalens varighet, og eventuelle bestemmelser for prøvetid (ved midlertidig avtale)

Lexolve sin avtale om hjemmekontor regulerer alle punktene over.

Endringer i hjemmearbeidsforholdet skal gjenspeiles i avtalen.

Hvilke regler gjelder på hjemmekontor og hvilke verktøy må arbeidsgiver stille med?

Arbeidsmiljølovens regler gjelder også for arbeid hjemme, men noen unntak som følger av forskrift om hjemmekontor.

Forskriften sier ikke noe konkret om hva du som arbeidsgiver skal dekke ved hjemmekontor. Utgangspunktet er at du som arbeidsgiver må dekke det som er nødvendig for at den ansatte skal kunne utføre sine arbeidsplikter. Dette varierer fra virksomhet til virksomhet og fra person til person.

De samme reglene for arbeidstid skal gjelde ved hjemmekontor som ved arbeid på arbeidsplassen.

Arbeidsgiver må så langt det er praktisk mulig, forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige. For eksempel bør ikke arbeidssted, utstyr og innemiljø medføre uheldige fysiske belastninger og det psykososiale arbeidsmiljøet skal være ivaretatt. Med andre ord er det like nødvendig med systematisk oppfølging av arbeidsmiljø på hjemmekontoret som ellers. Arbeidstaker skal også medvirke til gjennomføringen av eventuelle tiltak.

Hvilke goder er det vanlig å ha for ansatte?

Hvilke goder det er vanlig å ha for de ansatte varierer fra selskap til selskap. Utgangspunktet er at alle som yter arbeid skal få lønn. Flere bransjer har minstelønnssatser. Disse gjelder for alle som utfører arbeid i de aktuelle bransjene. Grunnlaget for minstelønnssatsene er "Lov om allmenngjøring av tariffavtaler med forskrifter" (allmenngjorte tariffavtaler).

I tillegg er det lovpålagt å ha yrkesskadeforsikring og pensjonsordning. De lovpålagte kravene er minimumskrav, men mange virksomheter velger å tilby bedre ordninger både innenfor forsikring og pensjon enn lovens minimum. For større virksomheter er det ikke uvanlig at forsikringer eksempelvis også dekker arbeidstakers familie samt syke- og behandlingsforsikring. I tillegg dekker virksomheter ofte bortfall av lønn ved fødselspermisjon og sykdom utover den dekning som den ansatte får fra NAV. I tillegg kan virksomheter gi goder i form av betalt permisjon for eksempel ved begravelse eller flytting eller andre former for velferdspermisjon.

De fleste arbeidsgivere dekker også noen form for kostnader eller utgifter som den ansatte vil pådra seg for å kunne utføre arbeidet på den god måte. Det kan være abonnement på avis, dekning av mobilabonnement, telefon, dekning av kostnader til internett, firmabil/kjøregodtgjørelse, dekning av reisekostnader etc.

I tillegg er det i flere bransjer blitt mer vanlig med goder som knytter seg opp mot den ansattes ytelse i selskapet eller som er ment til å motivere den ansattes arbeidsinnsats. Det kan typisk være pengebonus eller rett til opsjoner eller aksjer i selskapet.

I større virksomheter ser vi også at det finnes andre typer goder i form av for eksempel tilgang på firmahytter, årlige reiser for samtlige ansatte, tilgang til kantine/lunsj med reduserte priser med mere.

Feil i lønnsutbetaling

Har du som arbeidsgiver utbetalt feil lønn til den ansatte er det viktig å reagere raskt. Tidligere var det vanlig at eventuelle feilutbetalinger bare ble gjort opp ved trekk i neste lønning. En slik forhåndsavtalt generell rett til motregning er ikke lengre gyldig. Du som arbeidsgiver må derfor ved feilutbetaling varsle den ansatte og komme til enighet om tilbakebetaling.

Du stiller sterke dersom du allerede i arbeidsavtalen har avtalt retten til tilbakebetaling ved feilutbetaling. Tilbakebetalingen kan for eksempel skje ved kontantoverføring eller trekk i lønn. Ved trekk i lønn er det viktig at reglene i arbeidsmiljøloven om skriftlighet og begrensninger i størrelsen på trekk overholdes.

For å være best rustet for å få tilbake pengene ved feilutbetaling bør du:

• Sørge for å ha en klausul i arbeidsavtalen som regulerer retten til tilbakebetaling ved feilutbetaling
• Få på plass en overenstemmelse med den ansatte om gjennomføring av tilbakebetalingen så snart som mulig etter en feilutbetaling

Hvordan beskytte virksomhetens forretningshemmeligheter?

Det er viktig å for et selskap å beskytte selskapets forretningshemmeligheter. Det gjelder både under og etter opphør av arbeidsforholdet. Det er derfor lurt å innta bestemmelser om dette i arbeidsavtalen.

Beskytte selskapets informasjon: Tiltak overfor ansatte under arbeidsforholdet

Når det gjelder beskyttelse av informasjon under arbeidsforholdet er det første virksomheten bør gjøre å foreta en vurdering av hvilken informasjon dere har som dere ønsker å beskytte. Det kan være alt fra kundelister, leverandørlister, kommersielle vilkår, innholdsliste, informasjon i programmer, konkrete produkter med mere. Deretter bør det settes i verk tiltak tilpasset den informasjon dere ønsker å beskytte.

Tiltakene for å hemmeligholde opplysninger kan i hovedsak deles opp i kontraktuelle, tekniske og organisatoriske tiltak. Konkrete eksempler er på kontraktuelle tiltak er avtalerettslig regulering med arbeidstakere, tidligere arbeidstakere eller oppdragstakere og andre. Eksempler på tekniske tiltak er fysisk og teknisk tilgangskontroll, samt merking av dokumenter og gjenstander. Hva gjelder organisatoriske tiltak vil eksempelvis plassering av ansatte, rutiner etc være relevante tiltak. Eksempler på tiltak under arbeidsforholdet:

• Sikring av dokumenter, merke dokumenter som konfidensiell.
• Fysisk sikring av lokaler og kontorer med tilgangskontroll. Benytte kontorer og skap som kan låses.
• Teknisk sikring - tilgangskontroll til pc´er, virusprogrammer.
• Sikring av produkter/fysiske gjenstander.
• Opprett rutiner og policyer som gjelder for virksomheten og  de ansatte.
• Deling av informasjon ut fra “need to know” prinsippet.
• Sørg for å ha taushetserklæring i arbeidsavtaler og andre ressurser som benyttes.
• Plasser ansatte som arbeider med konfidensiell informasjon på en egnet lokasjon.
• Registrering av rettigheter og klausuler som sikrer at virksomheten har anledning til å overta og registrere rettigheter som utvikles av de ansatte.

Eier jeg det mine ansatte skaper?

Alt som skapes på en arbeidsplass kan få opphavsrettslig vern. Det kan for eksempel være snakk om et dataprogram, en LinkedIn post, en artikkel eller en nettside. Hvem eier det som blir skapt? I opphavsretten er utgangspunktet at den som har skapt et verk, eier retten til verket og er opphaver. Dette vil fortsatt være utgangspunktet i et arbeidsforhold, men det finnes unntak.

Dersom det å skape et verk er “nødvendig” for å utføre arbeidsoppgaver eller å oppnå formålet med arbeidsforholdet, skjer det en “overgang” av opphavsrettigheter fra den ansatte til arbeidsgiveren. Da eier du det dine ansatte skaper.

La oss ta et eksempel med et dataprogram.

Vi tar utgangspunkt i at opphaveren av dataprogrammet fikk hjelp da han laget programmet og at personen som hjalp kun var ansatt for å lage dataprogrammet. Da vil den ansatte ha skrevet over sin opphavsrett. Dette gjelder med mindre det er eksplisitt avtalt i arbeidsavtalen at arbeidstaker selv har opphavsrett til alt han/hun skaper som har opphavsrettslig karakter, på arbeidsplassen og i arbeidsforholdet.

Det vil derfor måtte foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle av hvorvidt det er arbeidsgiver eller arbeidstaker som har opphavsrett til det som er skapt. Dersom dere som virksomhet har et ønske om å eie det de ansatte skaper, kan det være hensiktsmessig å avtale dette uttrykkelig i arbeidsavtalen.

Tiltak overfor ansatte som slutter - kunde- og konkurranseklausuler

Kunde - og konkurranseklausuler gir arbeidsgiver mulighet til å beskytte seg mot at ansatte tar med kompetanse og kunder over til andre virksomheter etter at et arbeidsforhold opphører. Kunde- og kokurranseklasusuler er lov, men bare i en viss utstrekning. Nedenfor kan du lese mer om hvilke begrensninger regelverket setter for slike klausuler.

En kundeklausul begrenser den ansattes mulighet til å ta med seg kunder til neste arbeidsgiver. Dette er særlig relevant i salgsyrker. En ansatt som har hatt mye kundekontakt vil kunne være i en posisjon til å ta med selskapets kunder videre pga relasjoner og tilby samme produkt/tjeneste gjennom et konkurrerende selskap. Gjennom en kundeklausul forbys den ansatte som slutter å kontakte arbeidsgivers kunder i en periode på inntil ett år etter arbeidsforholdets opphør.

En konkurranseklausul bestemmer at arbeidstakeren ikke kan jobbe i konkurrerende virksomhet innen en viss periode etter vedkommende har sluttet i selskapet. Slike klausuler er vanlig for ledere, nøkkelansatte og ansatte med mye kundekontakt (f eks en salgssjef) og er nyttig for virksomheter som har et særlig behov for vern mot konkurranse. Behovet kan komme av at de er i en unik markedsposisjon, har et unikt produkt eller er i en fase hvor virksomheten særlig trenger vern. Dersom det kan begrunnes at virksomheten har et slik behov for vern, kan det avtales at den ansatte ikke kan starte hos konkurrenter før etter et år. Merk at dette er en dyr “forsikring” fordi arbeidsgiver må betale kompensasjon tilsvarende 100% av arbeidstakerens lønn i denne ettårsperioden. For lønn over cirka kr 900 000 er satsen på 70% av lønnen.

Slike klausuler må fremgå skriftlig i arbeidsavtalen og kan gjelde max i ett år fra opphør av arbeidsforholdet.

Når er det lov til å ha benytte en kunde-og konkurranseklausul?

En arbeidsgiver som skal benytte seg av en kunde-og konkurranseklausul på påvise et “særkilt behov”. At arbeidsgiver er sur for at den ansatte skal slutte er åpenbart ikke en god nok grunn til å forby den ansatte å arbeide hos konkurrerende virksomheter eller i å ta med kunder til konkurrerende virksomhet.

På forespørsel fra arbeidstaker, må arbeidsgiver kunne redegjøre for hvorfor det er særkilt behov for en slik klausul i det konkrete tilfellet.

Videre er det ikke lov å gjøre en slik klausul gjeldende når arbeidstaker må slutte på grunn av nedbemanning i virksomheten. Kunde-og konkurranseklausuler får kun virkning når arbeidstaker slutter selv eller på grunn av arbeidstakers forhold.

Hvordan vet vi om vi bør ha klausuler om beskyttelse av immaterielle rettigheter i våre arbeidsavtaler?

Arbeidsavtalene inneholder normalt alltid en klausul som pålegger arbeidstakeren å ikke dele informasjon som den ansatte blir kjent med som ledd i arbeidet, taushetsplikt. Dersom den ansatte bistår med å utarbeide immaterielle rettigheter i virksomheten er det i tillegg viktig med reguleringer som sørger for at arbeidsgiveren får beholde rettighetene til det som utvikles. Dette vil særlig være relevant for ansatte som bistår med utviklingen av selskapets produkter og tjenester.

Hva er en taushetserklæring?

Dersom arbeidsavtalen ikke inneholder klausuler om taushetsplikt, eller eventuelt som et tillegg til arbeidsavtalen eller for andre ressurser som benyttes i bedriften kan det være nyttig å inngå en taushetserklæring.

En slik taushetserklæring forplikter den ansatte (eller andre som den er inngått med) til å ikke bruke, utlevere eller på annen måte tilgjengeliggjøre informasjonen for uvedkommende.

NB: husk at taushetserklæringen må signeres før den nyansatte gjennom sitt arbeid får kjennskap til forretningshemmeligheter og knowhow i bedriften.

En taushetserklæring kan gjøres forholdsvis kortfattet og enkel, men den bør inneholde visse bestemmelser:

Selv om du som arbeidsgiver lager en taushetserklæring, kan du aldri vite hva arbeidstaker vil finne på. Erklæringen er ingen garanti mot spredning av sensitiv informasjon. Taushetserklæringen vil likevel være viktig for bedriftens posisjon i en eventuell sak om erstatning eller patentrettigheter.

Reguleringer knyttet til avslutningen av arbeidsforholdet

Oppsigelsestid - hvor lang bør den være?

Partene står i utgangspunktet fritt til å avtale oppsigelsestid, men det kan ikke avtales kortere oppsigelsesfrist enn en måned.

De fleste virksomheter benytter en standard oppsigelsestid på 3 måneder. For nøkkelpersonell/ledende ansatte kan oppsigelsestiden normalt være opptil 6 måneder.

Viktig å huske på ved avslutning av arbeidsforhold

At avslutningen på arbeidsforholdet blir en god opplevelse for den ansatte kan bidra til at selskapet får en god ambassadør utad. Dette er viktig for selskapets rykte og for videre ansettelser.  En ryddig “offboarding” er altså minst like viktig som en god “onboarding” og det er derfor lurt å utarbeide en rutine på dette.

Når en ansatt slutter er det viktig at selskapet får klarhet i hvorfor vedkommende har valgt å slutte. Er det noe selskapet kan forbedre seg på?

Det er også viktig at selskapet har en klar avtale med den ansatte om hvordan avslutningsprosessen skal foregå. Rutiner som bør være på plass, men som er av mer praktisk art er følgende:

• Tilbakelevering av eiendeler og opphør av eventuelle goder
• Sletting eller tilbakelevering av informasjon (særlig konfidensiell informasjon)
• Overføring av eksisterende oppdrag og kunderelasjoner